Den här artikeln har översatts från engelska med maskinöversättning.
En av fördelarna med en Event App är att deltagarna har enkel tillgång till information om de fantastiska talare, sponsorer och utställare som är involverade i ditt evenemang. Även om du kan samla in och ange denna information manuellt, är det tidskrävande och involverar sannolikt fram och tillbaka med varje person - det är där samarbetsformulär kommer in!
Webex Events samarbetsformulär låter dig bjuda in talare, sponsorer och utställare att självständigt hantera aspekter av deras Event App funktionsprofiler, som namn, bildikon, beskrivning, bilagor och mer. Efter att de har skickat in formuläret reflekteras ändringar automatiskt i Event App, vilket sparar dyrbar tid och energi! ✨
Fortsätt läsa för att ta reda på hur du konfigurerar och hanterar samarbetsformulär och lär dig mer om samarbetsupplevelsen.
💡 Tänk på att den här artikeln hänvisar till talare, sponsorer och utställare som "samarbetspartners".
Lägg till en e-postadress för en samarbetspartner
Som standard är e-postadressen för kontakt för medarbetare den e-postadress du angav när du skapade ditt evenemang . Du kan ändra den här e-postadressen i en funktions inställningar om du vill att samarbetsfrågor ska gå till en annan e-postadress. Som ett exempel, här är hur du lägger till en e-postadress för kontakt till högtalarfunktionen.
Klicka på Funktioner i evenemangsnavigeringsfältet under "Event App".
Klicka på Högtalare .
På sidan med högtalare klickar du på ikonen Inställningar ( ⚙️ ).
I modalen som visas anger du ett e-postmeddelande i fältet Collaborator Contact Email .
Klicka på Spara ändringar .
Skapa samarbetsformulär
Inställning av samarbetsformulär är samma process för sponsor-, utställare- och talarprofiler. Ställ in samarbetsformulär individuellt, eller använd mallen för import av en funktion för att konfigurera samarbetsformulär samtidigt.
Konfigurera ett individuellt samarbetsformulär
Så här konfigurerar du ett formulär för en enskild talare, sponsor eller utställarprofil:
Lägg till eller redigera en talare, sponsor eller utställare på funktionssidan. För att lära dig hur, se följande guider för varje funktion:
I modalen som visas anger du information efter behov och hänvisar till funktionsguiderna som är länkade ovan.
Välj inte ett alternativ från rullgardinsmenyn "Innehållsleverantör" om du vill att medarbetare ska lägga till sina egna media.
Du kan inte inkludera följande fält i samarbetsformuläret, så du måste ange dem själv:
Plats
Kategori
Båsstorlek
Interna länkar
Deltagarens engagemang
När du är klar klickar du på avsnittet Samarbete för att expandera det. Detta avslöjar alternativ att inkludera i samarbetsformuläret och samarbetsinbjudningar.
Välj de alternativ som du vill att din medarbetare ska redigera eller lägga till information till:
Bild – Ikonen som visas på medarbetarens funktionsprofil i Event App, som en sponsor- eller utställares logotyp, eller talarens porträtt. Se vår snabbreferensartikel för bildmått för dimensions- och filtypskrav.
Namn – Det officiella namnet på talaren, sponsorn eller utställaren som visas i Event App.
Etikett/underrubrik – Ett kort uttalande som visas under medarbetarens namn på deras funktionsprofil. Det här är ett bra ställe för sponsorer och utställare att lägga till sin organisations slagord, bransch eller region. Högtalare kan lägga till sin titel och företag.
Beskrivning - Detta är ett tillfälle att berätta för deltagaren mer om samarbetspartnern. Sponsorer och utställare kan lägga till mer information om sin organisation. Talare kan lägga till sin biografi, vad de är specialiserade på och varför de talar vid evenemanget. Det finns några grundläggande textformateringsverktyg, tillsammans med alternativ för att infoga hyperlänkar, bilder och till och med animerade GIF-filer. 🙌
Båsskydd - Det här alternativet visas när du väljer en medium eller stor båsstorlek. Se vår snabbreferensartikel för bildmått för dimensions- och filtypskrav.
Bilagor – Det här alternativet låter medarbetare bifoga en fil till samarbetsformuläret, som sessionsmaterial, broschyrer, ensidigare och mer.
Innehållsleverantör – Om du vill att den här samarbetspartnern ska lägga till media till sin profil, till exempel en reklamfilm eller ett informationsblad, markerar du den här rutan och väljer sedan alternativ som samarbetspartnern kan välja mellan.
Deltagares uppmaningar – Markera den här rutan och välj alternativen i rullgardinsmenyn för att låta den här medarbetaren lägga till anpassad knapptext och länkar för följande:
Begär uppföljning - Samarbetspartners kan lägga till sin e-postadress här så att deltagare kan mejla dem.
Schemalägg möte - Samarbetspartners kan lägga till en länk till ett kalenderverktyg för deltagare att schemalägga ett möte.
Externa länkar - Markera den här rutan och välj telefon, e-post och/eller webbplats från rullgardinsmenyn. Samarbetspartners kan lägga till så många externa länkar som de vill. Läs vår artikel om Externa länkar om du vill veta mer.
Nu när du har markerat rutorna bredvid objekt som du vill att medarbetaren ska hantera, är det dags att lägga till medarbetarens e-post och skapa ett e-postmeddelande.
Samarbetspartners e-post – Ange e-postadressen som inbjudan ska skickas till.
E-postmeddelande - Detta är meddelandet som medarbetaren kommer att få på den e-postadress du angav i fältet "Medarbetares e-post". Den har en del förifylld text, och vi uppmuntrar dig att anpassa den efter behov. Här är några förslag:
Överväg att lägga till en deadline för att skicka in samarbetsformuläret.
Tilltala medarbetaren med namn för en extra personlig touch. 😄
Berätta för dem vad du vill att de ska göra med formuläret. Till exempel, om du redan har fyllt i informationen och bara vill ha deras godkännande, eller om du behöver att de tillhandahåller några saknade delar av sin profil, är det här ett bra ställe att förklara det!
Lägg till nödvändiga bildmått om du vill att medarbetare ska ladda upp sin egen profilikon eller monteromslag. Se vår snabbreferensartikel för bildmått för dimensions- och filtypskrav.
Skicka e-post till den här medarbetaren - När markerad skickas ett e-postmeddelande med en länk till samarbetsformuläret automatiskt till medarbetarens e-post när du klickar på "Spara ändringar".
Collaborator link - Den unika länken till medarbetarens formulär. Den här länken fylls i när du klickar på "Spara ändringar".
Om det behövs, klicka på knappen "Regenerera" för att inaktivera den aktuella länken och generera en ny unik länk. Var noga med att dela den mest uppdaterade länken med medarbetaren.
När du är klar klickar du på Spara ändringar . Du kan komma tillbaka och redigera dina val när som helst.
Skapa flera samarbetsformulär
Du kan använda en funktionsimportmall för att skapa flera samarbetsformulär samtidigt. Följande avsnitt är en översikt över denna process på hög nivå. För fullständiga instruktioner om hur du använder importmallar, läs artikeln Importera och exportera data i Webex Events .
Ladda ned funktionens importmall för att skapa nya profiler, eller exportera befintliga funktionsprofiler om du redan har konfigurerat dem.
Öppna importmallen och läs bladet "Instruktioner" för vägledning om hur du korrekt lägger till information och väljer alternativ för samarbetsformulär.
När du är klar med att konfigurera alternativ för samarbetsformulär importerar du mallen.
När du är redo att skicka inbjudningar till samarbetsformulär skickar du e-post till medarbetare en i taget eller i grupp från funktionssidan. Avsnittet Hantera redigeringsbehöriga i den här artikeln har mer information.
Samarbetarupplevelsen
Eposten
Om du angav en medarbetares e-postadress och markerade rutan "Skicka e-post till den här medarbetaren", efter att du klickat på "Spara ändringar", skickas ett automatiskt e-postmeddelande till medarbetaren med en inbjudan att använda samarbetsformuläret. Brödtexten i e-postmeddelandet innehåller texten du skrev in i fältet "E-postmeddelande". Samarbetspartner klickar helt enkelt på knappen Uppdatera information för att öppna samarbetsformuläret – ingen inloggning krävs!
Samarbetspartners kan också svara på e-postmeddelandet om de har några följdfrågor. Det här svaret går till den e-postadress du anger i funktionens inställningar .
Samarbetsformen
Efter att ha klickat på knappen "Uppdatera information" i e-postmeddelandet öppnas samarbetsformuläret i en ny webbläsarflik. Endast de alternativ du valde visas på den här sidan som redigerbara fält, inklusive all information som du redan har lagt till i deras profil. Om du till exempel har lagt till text i beskrivningen och sedan markerat rutan Beskrivning i avsnittet Samarbete, kan medarbetaren granska och redigera det du har skrivit. Om du inte har lagt till något kan samarbetspartnern lägga till information från grunden.
När samarbetspartnern är klar med att lägga till information klickar de på Skicka och ändringarna återspeglas automatiskt i deras funktionsprofil. De kan återvända till samarbetsformuläret senare för att göra uppdateringar med hjälp av länken i e-postmeddelandet eller samarbetslänken du ger dem tills du återkallar samarbetet .
Spåra och ta emot bidrag
När du aktiverar samarbetsformulär och börjar bjuda in talare, sponsorer och utställare att samarbeta kring sina profiler, visas nya statusar i kolumnerna "Collab email" och "Collab form" på funktionssidan.
Samarbets-e-post – Den här kolumnen visar om samarbetsinbjudan skickades till medarbetaren via e-post.
Ingen e-post - Om du har konfigurerat ett samarbetsformulär och inte lagt till ett e-postmeddelande för samarbetspartner är statusen "Ingen e-post".
Ej skickad - Om du konfigurerade samarbetsformuläret och inte markerade rutan "Skicka e-post till den här medarbetaren", är statusen "Ej skickat".
Skickat - När du har skickat ett e-postmeddelande till medarbetaren ändras statusen till " Skickat".
Samarbetsformulär – Den här kolumnen visar samarbetsformulärets status.
Skapad - Du har konfigurerat samarbetsformuläret.
Inskickad - Samarbetspartnern fyllde i samarbetsformuläret och skickade ändringar i sin profil.
Återkallad - Samarbetsformuläret är inte längre aktivt för den samarbetspartnern.
Hantera samarbete
När du har konfigurerat ett samarbetsformulär för en sponsor-, talare- eller utställarprofil blir nya samarbetshanteringsalternativ tillgängliga på funktionssidan.
Om du vill hantera samarbetspartners samtidigt klickar du först på filtret Alla objekt och väljer en status under "E-poststatus för samarbete" eller "Status för samarbetsformulär". Detta är användbart, till exempel om du använde importverktyget och är redo att skicka en samarbetsinbjudan till alla med statusen "Ej skickad", eller om du vill återkalla samarbete för flera medarbetare.
Markera rutorna bredvid de medarbetare du vill hantera, eller markera rutan bredvid etiketten "Namn" för att välja alla profiler. Klicka på ikonen med tre punkter ( ⋯ ) bredvid sökfältet och välj ett alternativ från rullgardinsmenyn.
För att hantera en enskild medarbetare klickar du på ikonen Inställningar ( ⋯ ) bredvid medarbetaren och väljer ett alternativ i rullgardinsmenyn.
E-postmedarbetare – Det här alternativet är tillgängligt när alla valda profiler har en samarbetspartners e-postadress. Välj det för att skicka en samarbetsinbjudan via e-post om du inte har gjort det ännu, eller för att skicka en påminnelse om deadline eller en begäran om mer information.
Återkalla samarbete - Det här alternativet är tillgängligt när inga valda profiler har statusen "Återkallad". Om du väljer det här alternativet inaktiveras samarbetsformulär för valda profiler och statusen ändras till "Återkallad".
Återaktivera samarbete - Det här alternativet är tillgängligt när alla valda profiler har statusen "Återkallad". Om du väljer det här alternativet återaktiveras samarbetsformulär för valda profiler.
Nu vet du hur du samarbetar med talare, sponsorer och utställare på deras Event App profiler! När deras profiler är rika på information, överväg att bädda in Event App innehåll på din externa webbplats med widgets .
Frågor? Chatta med oss eller maila support@socio.events