Den här artikeln har översatts från engelska med maskinöversättning.
Vi vet hur mycket arbete, organisation och samordning som krävs för att planera ett fantastiskt evenemang. Det är därför vi har skapat en tidslinje för evenemangsplanering med bästa praxis informerad av våra fantastiska kunder och vår egen upplevelseplanering. Oavsett om du planerar ditt första evenemang eller om du är en erfaren evenemangsplanerare, är denna tidslinje avsedd att hjälpa dig att planera ett framgångsrikt evenemang med Webex Events produkter från början till slut. ⏲️
Den här artikeln introducerar två tidslinjeresurser för evenemangsplanering - en infografik och ett djupgående, anpassningsbart evenemangsplaneringsdokument. Fortsätt läsa för att lära dig hur du kommer åt och använder dessa resurser! 📚
Händelsetidslinje infografik
Den här infografiken är en tidslinje för evenemangsplanering på hög nivå som ger stora evenemangsplaneringsmilstolpar under sex månader. Den är perfekt som en snabbreferens för att hålla dig på rätt spår när du planerar ditt evenemang med hjälp av Webex Events produkter.
Klicka på knappen nedan för att komma åt infografiken:
Ladda ner den, skriv ut den, gör den till din skärmsläckare eller vad som är mest användbart för dig!
Förbered och anpassa evenemangsplaneringsdokumentet
Vårt Webex Events eventplaneringsdokument ger en kronologisk lista över uppgifter som ska utföras under eventplaneringsprocessen, från 6 månader före ditt event till efter eventet. Se det som en färdplan med tips som hjälper dig att tilldela tillräckligt med tid för varje uppgift, hålla dig på rätt spår och hålla deadlines. Med inbyggda filter för produkter och evenemangstyp kan du anpassa den så att den bara visar de steg som gäller för de produkter du köpt och den typ av evenemang du planerar.
Eftersom varje evenemang är olika kan du upptäcka att ditt evenemang inte kräver vissa uppgifter, eller så kan du slutföra vissa uppgifter inom en lite olika tidsram, och det är okej! Använd helt enkelt detta dokument som din bas och justera efter behov.
Följande steg visar hur du kopierar och anpassar dokumentet.
Steg 1: Öppna planeringsdokumentet och gör en personlig kopia
Klicka på knappen nedan för att komma åt planeringsdokumentet för evenemangets tidslinje. Se till att du är inloggad på ett Google-konto.
💡 Tänk på att uppgifterna "Alla evenemang" som anges i början av planeringsdokumentet gäller alla evenemang oavsett dina produkter eller evenemangstyp, och de följer inte nödvändigtvis en specifik tidsram. Se till att referera till dessa uppgifter och resurser!
Klicka på Arkiv Google Sheets och välj Gör en kopia från rullgardinsmenyn. Byt namn på det kopierade dokumentet ungefär som "{Ditt eventnamn} Event Timeline" och klicka på Gör en kopia .
💡 Tänk på att om du inte kan välja "Gör en kopia" från rullgardinsmenyn "Arkiv", betyder det troligen att du inte är inloggad på ett Google-konto. Logga in och försök sedan göra en kopia igen.
Nu är det dags att använda filtren på din personliga kopia!
Steg 2: Filtrera efter Webex Events produkter och händelsetyp
Nu när du har en ny kopia av tidslinjen för dig själv, använd de inbyggda filtren "Produkter" och "Typ av händelse" för att börja anpassa tidslinjen. I produktfiltret väljer du de Webex Events produkter du använder för ditt evenemang. Bortse från felet "Ogiltigt".
Alternativen "Deltagare" och "Sessioner" är redan valda för din bekvämlighet. 😉
💡 Tänk på att om du av misstag väljer en produkt som du inte vill ha med i din tidslinje, rensa texten i filtret helt och välj sedan rätt produkter igen. Var noga med att inkludera alternativen 'Deltagare' och 'Sessioner' också.
Använd sedan filtret Typ av händelse för att välja din händelsetyp. Om du till exempel är värd för ett hybridevenemang, välj "Hybrid"!
Tidslinjeplaneringsdokumentet fylls med alla tidslinjeuppgifter som gäller för dina produkter och evenemangstyp! Låt oss ta en rundtur i kalkylarket nu när det är fyllt med fler tidslinjeuppgifter.
Uppgift slutförd - Använd den här kolumnen för att indikera och spåra slutförandet av uppgiften.
Ägare – Om du arbetar med ett team, använd den här kolumnen för att delegera uppgifter till dina lagkamrater.
Produkt – Den här kolumnen visar Webex Events produkten som är kopplad till tidslinjeuppgiften.
Tidslinjeuppgift - Den här kolumnen visar en sammanfattning av den övergripande uppgiften och inkluderar en tidsram mätt i veckor, sedan dagar när du kommer närmare ditt evenemang.
Uppgifter Detaljer och påminnelser - Den här kolumnen visar detaljerade deluppgifter relaterade till uppgiften i kolumnen Tidslinjeuppgift. Här kan du hitta bästa praxis, påminnelser och rekommendationer som hjälper dig att slutföra tidslinjeuppgiften.
Resurser – Den här kolumnen innehåller klickbara länkar till artiklar från vår kunskapsbas, Webex Events Academy kurser och videor och mer. Referera till dessa för att hjälpa dig att slutföra uppgifter och lära dig ännu fler bästa praxis.
💡 Tänk på att filtren du använde för att fylla i tidslinjedokumentet kopierar data från någon annanstans med hjälp av kalkylbladsmagi, vilket innebär att du inte kan redigera innehållet i fälten Produkt, Tidslinjeuppgift, Uppgiftsdetaljer och Påminnelser och Resurser. Du kan dock redigera kolumnerna Task Complete och Owner.
3: (Valfritt): Kopiera resultaten och klistra in dem i ditt föredragna projekthanteringsverktyg
När du är klar med filterval, om du vill anpassa tidslinjen ytterligare eller helt enkelt ha den i ett format som fungerar bäst för dig, överväg att kopiera innehållet på kalkylarket och klistra in värdena i ditt föredragna projekthanteringsverktyg.
Ge feedback
Vi förbättrar ständigt våra produkter och resurser, och vi vill gärna höra från dig! När du har använt någon av dessa tidslinjeresurser kan du överväga att fylla i den här undersökningen för att berätta för oss hur det gick och hur vi kan förbättra din upplevelse.
Frågor? Chatta med oss eller maila support@socio.events