Den här artikeln har översatts från engelska med maskinöversättning.

Om du planerar ett hybridevenemang är det viktigt att engagera både personlig och virtuell publik och se till att alla får samma stora värde av upplevelsen. Livestreaming av ditt personliga innehåll till virtuella publik är nyckeln för att uppnå detta, och ett bra AV-team (ljud/video) kan vara skillnaden mellan en inkluderande virtuell upplevelse och ett missat tillfälle.

När du granskar AV-team finns det en del grundläggande utrustning, programvara, nätverk och logistiska överväganden du bör fråga om. Efter att ha kontrakterat ett företag, dra nytta av alla möjligheter att förbereda AV-personal, talare, representanter och eventpersonal i förväg.

Den här artikeln hjälper dig att förbereda dig för att veterinära och arbeta med ett AV-företag, och den ger tips för att göra dig redo för framgång innan du går live. 🏍️

Börja med en tydlig plan och vision för att presentera dina hybridsessioner. När det är på plats, kommunicera planen till ditt AV-team. Ditt AV-team bör kunna ge rekommendationer och ställa specifika frågor för att säkerställa ett smidigt evenemang.

Du kommer att vara ditt AV-företags favoritkund om du kommer förberedd! 🌟 Beskriv din streamingsituation för varje session i detalj och var redo att svara på följande frågor:

Låt oss nu gå igenom viktiga ämnen och frågor som du bör utforska.

Ett erfaret AV-företag vet vilken utrustning som ska användas för din situation. Ställ specifika frågor om deras erfarenhet av hybridevenemang, utrustning, praxis och övergripande kapacitet innan du anställer. Om det är något du inte förstår, tveka inte att be dem förklara det på ett annat sätt. Målet är att ditt AV-team ska veta exakt vad de behöver, och att du ska känna dig säker på hur ditt evenemang kommer att fungera ur teknisk synvinkel.

Om du är ny i hybridevenemangens värld och vill ha ett exempel på bakom kulisserna upplägg för ett riktigt hybridevenemang som anordnas av Webex Events (tidigare Socio), titta på följande video!

Vi rekommenderar att du har minst två kameror så att du kan växla mellan olika bilder av personliga presentatörer, en vidvinkel på scenen och bilder av publiken. Detta hjälper den virtuella publiken att känna sig närmare den personliga upplevelsen.

Överväg och planera för hur kamerorna och annan AV-utrustning kommer att påverka layouten och designen av varje rum på din personliga plats.

Kom ihåg att inte lämna virtuella presentatörer utanför mixen. Att kombinera videoströmmar på plats och på distans kräver noggrann planering och installation.

Ljud är en av de mest utmanande delarna av alla evenemang, och hybrid är inget undantag. Ha samtal med ditt produktionsbolag tidigt och ofta för att se till att de har en plan för att förhindra ljudproblem.

Planera att testa alla ljudkällor i förväg för att se till att du inte har något eko eller loopingljud, och gör en läppsynkkontroll för att se till att du inte distraherar din publik med osynkroniserat ljud.

Videokodning gör videoflödet tillgängligt att titta på online och kan göras i infångnings- eller streamingprogramvara eller genom hårdvarukodare som Blackmagic-kodare. Fråga ditt AV-företag om de använder programvara eller hårdvarukodning och se till att deras kodningsinställningar matchar våra bästa praxis för streaming .

Kör ett fullständigt inspelnings- och streamingtest innan visningstiden för att säkerställa optimal videokvalitet utan latens eller eftersläpning. Eventuella problem som detta kan kräva justeringar av kodningsinställningarna eller inställningarna.

Förtroendemonitorer är tv-apparater eller skärmar som visar ledtrådar och skript för högtalarna. Se till att AV-företaget kan leverera självförtroendemonitorer som kan placeras bredvid eller framför din scenkamera. På så sätt, när dina presentatörer läser sina anteckningar eller manus, kommer de att vara vända mot kameran istället för nere vid en surfplatta eller pappersbunt.

Programvara spelar en viktig roll för att fånga, streama och spela in personliga sessioner. Precis som med hårdvara har AV-företag vanligtvis en uppsättning mjukvara som de brukar använda i vissa situationer, och de kan ge rekommendationer. Utforska noggrant varje aspekt av vad du vill införliva i dina liveströmmar. Om du planerar att införliva förinspelat innehåll, visa sponsoröverlägg eller banners eller använda flöden från flera mjukvaru- eller hårdvarukällor, är rätt verktyg viktiga.

Ditt AV-team kan vara intresserade av vår Webex Events RTMP Player lösning, som fungerar med många hårdvaru- och mjukvarulösningar. Se vår artikel om Webex Events RTMP Player för mer information och skicka artikeln till ditt AV-team också!

En snabb internetanslutning är avgörande för ditt hybridevenemangs framgång. Vi rekommenderar en upp- och nedladdningshastighet på minst 25 Mbps. Dina exakta behov kan vara lägre eller högre, och erfarna AV-företag bör ha en god uppfattning om deras behov. Diskutera detta med ditt AV-företag innan du köper internet från din plats så att du inte betalar för mycket eller får för lite.

💡 Tänk på att din platsens offert kanske bara visar de tillgängliga nedladdningshastigheterna, så var noga med att dubbelkolla uppladdningshastigheten också.

Ha alltid ett backup-internetalternativ redo. Om din huvudsakliga internetkälla misslyckas måste din säkerhetskopieringskälla anslutas automatiskt för att minimera eventuella avbrott.

Läs vår artikel med bästa metoder för internet för mer information om nätverkskrav för evenemang.

Använd det fysiska utrymmet kreativt på platsen för att koppla ihop dina fjärr- och personliga upplevelser. Använd till exempel en bildskärm för att visa virtuella deltagares frågor och svar och omröstningsresultat, omnämnanden i sociala medier och vägginlägg.

Arbeta med ditt AV-företag för att se till att de har tillräckligt med utrymme för utrustning i varje rum i din lokal. Bilden nedan visar ett exempel från ett hybridevenemang som vi var värd för, som visar tre kameror, konfidensmonitorer och en kodningstekniker och kit. Planering och testning med vårt AV-team för att avgöra hur vi bäst kan använda lokalutrymmet hjälpte oss att åstadkomma en fantastisk hybridupplevelse. 🚀

Fullständiga repetitioner med presentatörer på plats och på distans, AV-personal och eventpersonal är ovärderliga och bör alltid prioriteras före eventdagen. Det hjälper inte bara att identifiera och lösa eventuella tekniska problem – det förbereder också alla för signaler och övergångar så att de vet exakt vad de kan förvänta sig när de presenterar.

En bra övning för en teknisk repetition är att prioritera att köra igenom din mest komplexa session från början till slut.

Tilldela minst en person från ditt team att fokusera enbart på din fjärrpublik. De kan svara på chattar och frågor, göra tillkännagivanden och se till att deltagarna har roligt och känner sig inkluderade. Den här personen kan också se upp för problem med livestreaming och hjälpa till att fånga upp och rapportera tekniska problem snabbt. Se till att din virtuella upplevelsemoderator har en direktlinje till AV-personal så att de kan rapportera problem direkt.

Vi är klara! Som du nu vet finns det många rörliga delar för att producera en livestream för en hybridsession. Men med bra planering och rätt partner säkerställer du en sömlös och härlig streamingupplevelse för alla.

Vi vill tacka våra vänner på Meeting Tomorrow för deras insikt och hjälp med att skapa den här artikeln. Om du behöver personlig, virtuell eller hybrid evenemangsproduktion eller utrustningstjänster, har vi tyckt att de är underbara att arbeta med för våra egna evenemang! Intresserad? Begär information om Möte imorgon .

Frågor? Chatta med oss, skicka e-post till support@socio.events eller delta i en ansikte mot ansikte-session .