Эта статья была переведена с английского с помощью машинного перевода.
Event App предоставляет участникам легкий доступ к информации о замечательных спикерах, спонсорах и экспонентах, участвующих в вашем мероприятии. Хотя вы можете собирать и вводить эту информацию вручную, это отнимает много времени и, вероятно, требует общения с каждым человеком — именно здесь на помощь приходят формы сотрудничества!
Формы сотрудничества Webex Events позволяют приглашать докладчиков, спонсоров и экспонентов независимо управлять аспектами профилей функций Event App, такими как имя, изображение профиля, описание, вложения и т. д. После отправки формы изменения автоматически отражаются в Event App, что экономит ваше драгоценное время и энергию! ✨
Продолжайте читать, чтобы узнать, как настраивать формы совместной работы и управлять ими, а также предварительно просмотреть возможности совместной работы.
💡 Имейте в виду, что в этой статье спикеры, спонсоры и экспоненты называются «соавторами».
Добавьте адрес электронной почты контактного лица для совместной работы
По умолчанию контактным адресом электронной почты для соавторов является адрес электронной почты, который вы указали при создании мероприятия . Вы можете изменить этот адрес электронной почты в настройках функции, если хотите, чтобы вопросы соавторов отправлялись на другой адрес электронной почты. В качестве примера ниже показано, как добавить контактный адрес электронной почты в функцию «Динамики».
На панели навигации по событию в разделе «Event App» нажмите «Функции» .
Нажмите «Динамики» .
На странице «Динамики» нажмите значок « Настройки» ( ⚙️ ).
В появившемся модальном окне введите адрес электронной почты в поле Контактный адрес электронной почты соавтора .
Нажмите «Сохранить изменения» .
Настройка форм сотрудничества
Настройка форм сотрудничества одинакова для профилей спонсора, экспонента и спикера. Настраивайте формы сотрудничества индивидуально или используйте шаблон импорта функций для массовой настройки форм сотрудничества.
Настройте индивидуальную форму сотрудничества
Чтобы настроить форму для профиля отдельного докладчика, спонсора или экспонента:
На странице функции добавьте или измените докладчика, спонсора или экспонента. Чтобы узнать, как это сделать, обратитесь к следующим руководствам по каждой функции:
В появившемся модальном окне введите только минимально необходимую базовую информацию, учитывая следующее:
Не выбирайте вариант в раскрывающемся списке «Поставщик контента», если вы хотите, чтобы соавторы добавляли свои собственные медиафайлы.
Вы не можете включить следующие поля в форму сотрудничества, поэтому вам придется ввести их самостоятельно:
Расположение
Категория
Размер стенда
Внутренние ссылки
Участие посетителей
Когда вы будете готовы, щелкните раздел «Сотрудничество» , чтобы развернуть его. Это открывает возможности для включения в форму сотрудничества и настройки приглашения к сотрудничеству.
Выберите параметры, которые вы хотите, чтобы ваш соавтор редактировал или добавлял информацию:
Изображение – изображение, которое появляется в профиле функции участника в Event App, например логотип спонсора или экспонента или портрет докладчика. Требования к размерам и типам файлов см. в нашей статье «Краткий справочник по размерам изображения» .
Имя – официальное имя докладчика, спонсора или экспонента, которое отображается в Event App.
Ярлык/подзаголовок – краткое заявление, которое отображается под именем соавтора в его профиле функции. Это отличное место для спонсоров и экспонентов, чтобы добавить слоган своей организации, отрасли или региона. Спикеры могут добавлять свою должность, компанию, местоимения и многое другое.
Описание . Это возможность для участников рассказать участникам больше о себе. Спонсоры и экспоненты могут добавить более подробную информацию о своей организации. Спикеры могут добавить свою биографию, указать, на чем они специализируются и почему они выступают на мероприятии. Существует несколько основных инструментов форматирования текста, а также возможности вставки гиперссылок, изображений и даже анимированных GIF-файлов. 🙌
Крышка стенда . Эта опция появляется, когда вы выбираете средний или большой размер стенда. Требования к размерам и типам файлов см. в нашей статье «Краткий справочник по размерам изображения» .
Вложения . Этот параметр позволяет соавторам прикреплять к форме совместной работы файлы, например материалы сеансов, брошюры, одностраничные страницы и т. д. Вложения отображаются в списке и могут быть загружены из профиля Event App .
Поставщик контента . Если вы хотите, чтобы соавтор добавлял медиафайлы, которые будут встроены в его профиль, например промо-видео или информационный лист, установите этот флажок, а затем выберите параметры, которые соавтор сможет выбрать.
Призывы к действию для участников . Установите этот флажок и выберите параметры в раскрывающемся списке, чтобы разрешить этому соавтору добавлять настраиваемый текст кнопок и ссылки для следующего:
Запросить последующие действия . Соавторы могут добавить сюда свой адрес электронной почты, чтобы участники могли отправлять им электронные письма.
Запланировать собрание . Соавторы могут добавить ссылку на инструмент календаря, чтобы участники могли запланировать собрание.
Внешние ссылки . Установите этот флажок и выберите телефон, электронную почту и/или веб-сайт из раскрывающегося списка. Соавторы могут добавлять столько внешних ссылок, сколько захотят. Чтобы узнать больше, прочитайте нашу статью о внешних ссылках .
Теперь, когда вы установили флажки рядом с элементами, которыми должен управлять соавтор, пришло время добавить адрес электронной почты соавтора и создать сообщение электронной почты.
Электронная почта соавтора . Введите адрес электронной почты, на который должно быть отправлено приглашение.
Сообщение электронной почты . Это сообщение, которое соавтор получит на адрес электронной почты, который вы указали в поле «Электронная почта соавтора». Он содержит предварительно заполненный текст, и мы рекомендуем вам персонализировать его по мере необходимости. Вот некоторые предложения:
Рассмотрите возможность добавления крайнего срока для отправки формы сотрудничества.
Обращайтесь к соавтору по имени, чтобы сделать общение более личным. 😄
Скажите им, что вы хотите, чтобы они сделали с формой. Например, если вы уже заполнили информацию и просто хотите получить от них одобрение или вам нужно, чтобы они предоставили некоторые недостающие части своего профиля, это отличное место, чтобы объяснить это!
Добавьте необходимые размеры изображения, если вы хотите, чтобы соавторы загружали собственный значок профиля или обложку стенда. Требования к размерам и типам файлов см. в нашей статье «Краткий справочник по размерам изображения» .
Отправить электронное письмо этому соавтору . Если этот флажок установлен, электронное письмо со ссылкой на форму сотрудничества будет автоматически отправлено на электронную почту соавтора после того, как вы нажмете «Сохранить изменения».
Ссылка соавтора — уникальная ссылка на форму соавтора. Эта ссылка заполняется после нажатия кнопки «Сохранить изменения».
При необходимости нажмите кнопку «Обновить», чтобы деактивировать текущую ссылку и создать новую уникальную ссылку. Обязательно поделитесь самой последней ссылкой с соавтором.
Когда все будет готово, нажмите Сохранить изменения . Вы можете вернуться и отредактировать свой выбор в любое время.
Настройка нескольких форм сотрудничества
Вы можете использовать шаблон импорта функций для одновременной настройки нескольких форм сотрудничества. В следующем разделе представлен общий обзор этого процесса. Подробные инструкции по использованию шаблонов импорта см. в нашей статье «Импорт и экспорт данных в Webex Events» .
Загрузите шаблон импорта функции, чтобы создать новые профили, или экспортируйте существующие профили функций, если вы их уже настроили.
Откройте шаблон импорта и прочтите лист «Инструкции», где приведены инструкции по правильному добавлению информации и выбору параметров формы сотрудничества.
После завершения настройки параметров формы совместной работы импортируйте шаблон.
Когда вы будете готовы отправить приглашения через форму для совместной работы, отправьте электронное письмо соавторам по одному или сразу со страницы функции. Более подробная информация приведена в разделе «Управление соавторами» этой статьи.
Опыт сотрудничества
Электронная почта
Если вы ввели адрес электронной почты соавтора и установили флажок «Отправить электронное письмо этому соавтору», после того как вы нажмете «Сохранить изменения», соавтору будет отправлено автоматическое электронное письмо с приглашением использовать форму сотрудничества. В теле письма содержится текст, который вы ввели в поле «Сообщение электронной почты». Соавторы просто нажмите кнопку «Обновить информацию» , чтобы открыть форму сотрудничества — вход в систему не требуется!
Соавторы также могут ответить на электронное письмо, если у них возникнут дополнительные вопросы. Этот ответ будет отправлен на адрес электронной почты, который вы указали в настройках функции.
Форма сотрудничества
После нажатия кнопки «Обновить информацию» в электронном письме форма сотрудничества откроется в новой вкладке браузера. На этой странице в виде редактируемых полей отображаются только выбранные вами параметры, включая любую информацию, которую вы уже добавили в их профиль. Например, если вы добавили текст в «Описание», а затем установили флажок «Описание» в разделе «Совместная работа», соавтор сможет просмотреть и отредактировать введенные вами данные. Если вы ничего не добавляли, соавтор может добавить информацию с нуля.
Когда соавтор завершает добавление информации, он нажимает «Отправить» , и изменения автоматически отражаются в его профиле функции. Позже они смогут вернуться к форме сотрудничества, чтобы внести обновления, используя ссылку в электронном письме или ссылку соавтора, которую вы им предоставите, если вы не отмените доступ к совместной работе, как описано далее в этой статье.
Отслеживание и получение заявок
Когда вы активируете формы сотрудничества и начинаете приглашать докладчиков, спонсоров и экспонентов для совместной работы над их профилями, в столбцах «Электронная почта для совместной работы» и «Форма для совместной работы» на странице функций появляются новые статусы.
Электронная почта для совместной работы. В этом столбце показано, было ли приглашение к сотрудничеству отправлено соавтору по электронной почте.
Нет электронной почты. Если вы настроили форму сотрудничества и не добавили адрес электронной почты соавтора, статус будет «Нет электронной почты».
Не отправлено . Если вы настроили форму сотрудничества и не установили флажок «Отправить электронное письмо этому соавтору», статус будет «Не отправлено».
Отправлено . После отправки электронного письма соавтору статус изменится на « Отправлено».
Форма сотрудничества . В этом столбце отображается состояние формы сотрудничества.
Создано — вы настроили форму сотрудничества.
Отправлено : соавтор заполнил форму сотрудничества и внес изменения в свой профиль.
Отозвано — форма сотрудничества больше не активна для этого соавтора.
Управление сотрудничеством
После того как вы настроите форму сотрудничества для профиля спонсора, докладчика или экспонента, на странице функций станут доступны новые параметры управления сотрудничеством.
Для массового управления соавторами сначала нажмите фильтр «Все элементы» и выберите статус в разделе «Статус электронной почты Collab» или «Статус формы Collab». Это полезно, например, если вы импортировали профили и готовы отправить приглашение к сотрудничеству всем, кто находится в статусе «Не отправлено», или если вы хотите отозвать сотрудничество для нескольких соавторов.
Установите флажки рядом с соавторами, которыми вы хотите управлять, или установите флажок рядом с меткой «Имя», чтобы выбрать все профили. Нажмите трехточечный значок ( ⋯ ) рядом с панелью поиска и выберите вариант из раскрывающегося списка для массового редактирования.
Чтобы управлять отдельным соавтором, щелкните значок «Настройки» ( ⋯ ) рядом с соавтором и выберите вариант в раскрывающемся списке.
Изменить — вручную отредактируйте профиль и измените параметры формы сотрудничества.
Электронная почта соавтора. Этот параметр доступен, если во всех выбранных профилях есть адрес электронной почты соавтора. Выберите его, чтобы отправить электронное письмо с приглашением к сотрудничеству, если вы еще этого не сделали, или чтобы отправить напоминание о сроке или запрос на дополнительную информацию.
Отменить сотрудничество . Этот параметр доступен, если ни один из выбранных профилей не имеет статуса «Отменено». Выбор этой опции деактивирует формы сотрудничества для выбранных профилей и меняет статус на «Отменено».
Возобновить сотрудничество . Этот параметр доступен, если все выбранные профили имеют статус «Отменено». Выбор этой опции повторно активирует формы сотрудничества для выбранных профилей.
Теперь вы знаете, как сотрудничать со спикерами, спонсорами и экспонентами в их профилях в Event App ! Если их профили полны информации, рассмотрите возможность встраивания содержимого Event App на внешний веб-сайт с помощью виджетов .
Вопросы? Напишите нам в чате или напишите на support@socio.events .