Эта статья была переведена с английского с помощью машинного перевода.
Мы знаем, сколько работы, организации и координации требуется, чтобы спланировать потрясающее мероприятие. Вот почему мы создали график планирования мероприятий, в котором использованы лучшие практики, полученные от наших замечательных клиентов и наш собственный опыт планирования мероприятий. Независимо от того, планируете ли вы свое первое мероприятие или являетесь опытным организатором мероприятий, эта временная шкала поможет вам спланировать успешное мероприятие с помощью продуктов Webex Events от начала до конца. ⏲️
В этой статье представлены два ресурса временной шкалы планирования мероприятий — инфографика и подробный настраиваемый документ по планированию мероприятий. Продолжайте читать, чтобы узнать, как получить доступ к этим ресурсам и использовать их! 📚
Инфографика графика событий
Эта инфографика представляет собой график планирования мероприятий высокого уровня, который показывает основные этапы планирования мероприятий в течение шести месяцев. Он идеально подходит в качестве краткого справочника, который поможет вам не сбиться с пути при планировании мероприятия с помощью продуктов Webex Events .
Нажмите кнопку ниже, чтобы получить доступ к инфографике:
Загрузите его, распечатайте, сделайте своей заставкой или чем-то еще, что вам наиболее полезно!
Подготовьте и настройте документ по планированию мероприятия.
В нашем документе по планированию мероприятий Webex Events представлен хронологический список задач, которые необходимо выполнить в процессе планирования мероприятия, за 6 месяцев до мероприятия и после него. Считайте это дорожной картой с советами, которые помогут вам выделить достаточно времени для каждой задачи, не сбиться с пути и уложиться в сроки. Благодаря встроенным фильтрам по продуктам и типам событий вы можете настроить их так, чтобы отображались только те шаги, которые относятся к приобретенным вами продуктам и типу мероприятия, которое вы планируете.
Поскольку каждое событие индивидуально, вы можете обнаружить, что ваше мероприятие не требует определенных задач или вы можете выполнить определенные задачи в несколько иные сроки, и это нормально! Просто используйте этот документ в качестве основы и вносите необходимые изменения.
Следующие шаги показывают, как скопировать и настроить документ.
Шаг 1. Откройте документ планирования и сделайте личную копию.
Нажмите кнопку ниже, чтобы получить доступ к документу планирования графика мероприятия. Убедитесь, что вы вошли в учетную запись Google.
💡 Имейте в виду, что задачи «Все мероприятия», перечисленные в начале документа планирования, применимы ко всем мероприятиям, независимо от ваших продуктов или типа мероприятия, и они не обязательно привязаны к определенным временным рамкам. Обязательно ознакомьтесь с этими задачами и ресурсами!
Нажмите Файл Google Таблиц. и выберите «Создать копию» в раскрывающемся списке. Переименуйте скопированный документ, например, «{Название вашего мероприятия} Хронология событий» и нажмите « Создать копию» .
💡 Имейте в виду, что если вы не можете выбрать «Сделать копию» в раскрывающемся меню «Файл», это, скорее всего, означает, что вы не вошли в учетную запись Google. Войдите в систему и попробуйте сделать копию еще раз.
Теперь пришло время использовать фильтры в вашей личной копии!
Шаг 2. Отфильтруйте продукты Webex Events и тип события.
Теперь, когда у вас есть новая копия временной шкалы, используйте встроенные фильтры «Продукты» и «Тип события», чтобы начать настройку временной шкалы. В фильтре «Продукты» выберите продукты Webex Events , которые вы используете для своего мероприятия. Не обращайте внимания на ошибку «Недействительно».
Для вашего удобства параметры «Участники» и «Сессии» уже выбраны. 😉
💡 Имейте в виду: если вы случайно выбрали продукт, который не хотите включать в свою ленту, полностью очистите текст в фильтре, а затем снова выберите правильные продукты. Обязательно включите также параметры «Участники» и «Сессии».
Затем используйте фильтр «Тип события» , чтобы выбрать тип события. Например, если вы проводите гибридное мероприятие, выберите «Гибрид»!
Документ планирования временной шкалы содержит все задачи временной шкалы, которые применимы к вашим продуктам и типу мероприятия! Давайте совершим экскурсию по электронной таблице теперь, когда она заполнена большим количеством задач временной шкалы.
Задача завершена . Используйте этот столбец для указания и отслеживания завершения задачи.
Владелец . Если вы работаете в команде, используйте этот столбец, чтобы делегировать задачи своим товарищам по команде.
Продукт — в этом столбце показан продукт Webex Events , связанный с задачей временной шкалы.
Задача временной шкалы — в этом столбце отображается сводная информация об общей задаче и временные рамки, измеряемые в неделях, а затем в днях по мере приближения к событию.
Сведения о задачах и напоминания . В этом столбце показаны подробные подзадачи, связанные с задачей в столбце Задача временной шкалы. Здесь вы можете найти лучшие практики, напоминания и рекомендации, которые помогут вам выполнить задачу временной шкалы.
Ресурсы . В этом столбце содержатся интерактивные ссылки на статьи из нашей базы знаний, курсы и видеоролики Webex Events Academy , а также многое другое. Ссылайтесь на них, чтобы помочь вам выполнить задачи и узнать еще больше передового опыта.
💡 Имейте в виду, что фильтры, которые вы использовали для заполнения документа временной шкалы, копируют данные из других источников с помощью магии электронных таблиц, а это означает, что вы не можете редактировать содержимое в полях «Продукт», «Задача временной шкалы», «Сведения о задаче и напоминания» и «Ресурсы». Однако вы можете редактировать столбцы «Задача выполнена» и «Владелец».
3: (Необязательно): скопируйте результаты и вставьте их в предпочитаемый вами инструмент управления проектами.
После того, как вы закончите выбор фильтров, если вы хотите еще больше настроить временную шкалу или просто иметь ее в формате, который лучше всего подходит для вас, рассмотрите возможность скопировать содержимое электронной таблицы и вставить значения в предпочитаемый вами инструмент управления проектами.
Предоставление обратной связи
Мы постоянно совершенствуем наши продукты и ресурсы и будем рады услышать ваше мнение! После того, как вы воспользуетесь любым из этих ресурсов временной шкалы, рассмотрите возможность заполнения этого опроса , чтобы сообщить нам, как все прошло и как мы можем улучшить ваш опыт.
Вопросы? Свяжитесь с нами или напишите по адресу support@socio.events.