Эта статья была переведена с английского с помощью машинного перевода.

Если вы планируете гибридное мероприятие, важно вовлечь как очную, так и виртуальную аудиторию, чтобы убедиться, что все получат одинаковую большую ценность от этого опыта. Прямая трансляция вашего личного контента виртуальной аудитории является ключом к достижению этого, и хорошая аудиовизуальная (AV) команда может стать разницей между инклюзивным виртуальным опытом и упущенной возможностью.

При проверке AV-команд следует учитывать некоторые основные факторы, связанные с оборудованием, программным обеспечением, сетью и логистикой. После заключения контракта с компанией воспользуйтесь любой возможностью подготовить AV-персонал, спикеров, ведущих и персонал мероприятия до начала шоу.

Эта статья поможет вам подготовиться к проверке и работе с AV-компанией, а также даст советы, которые помогут вам добиться успеха еще до начала работы.

Начните с четкого плана и видения для представления ваших гибридных сессий. Когда это будет сделано, сообщите план вашей команде AV. Поделитесь им с вашей командой AV, чтобы они могли дать рекомендации и задать конкретные вопросы, чтобы обеспечить гладкое мероприятие.

Вы станете любимым клиентом вашей AV-компании, если придете подготовленными! Подробно опишите вашу ситуацию с потоковой передачей для каждого сеанса и будьте готовы ответить на следующие вопросы:

Теперь давайте рассмотрим ключевые темы и вопросы, которые вам следует изучить.

Опытная AV-компания будет знать, какое оборудование использовать в вашей ситуации. Задайте конкретные вопросы об их опыте проведения гибридных мероприятий, оборудовании, методах работы и общих возможностях, прежде чем нанимать их. Если вы чего-то не понимаете, не стесняйтесь попросить их объяснить это по-другому. Цель состоит в том, чтобы ваша AV-команда точно знала, что им нужно, а вы были уверены в том, как ваше мероприятие будет работать с технической точки зрения.

Мы рекомендуем иметь как минимум две камеры, чтобы вы могли переключаться между различными снимками реальных докладчиков, широким углом сцены и снимками зрителей. Это помогает виртуальной аудитории почувствовать себя ближе к реальному опыту.

Подумайте и спланируйте, как камеры и другое аудиовизуальное оборудование повлияют на планировку и дизайн каждой комнаты в месте проведения вашего мероприятия.

Помните, что не следует исключать виртуальных докладчиков из микса. Объединение локальных и удаленных видеопотоков требует тщательного планирования и настройки.

Звук — одна из самых сложных частей любого мероприятия, и гибрид не исключение. Общайтесь с вашей AV-компанией заранее и часто, чтобы убедиться, что у них есть план по предотвращению любых проблем со звуком.

Заранее запланируйте тестирование всех источников звука, чтобы убедиться в отсутствии эха или зацикливания звука, а также проверьте синхронизацию губ и губ, чтобы убедиться, что вы не отвлекаете аудиторию рассинхронизированным звуком.

Кодирование видео делает видеопоток доступным для просмотра онлайн и может быть выполнено в программном обеспечении захвата или потоковой передачи или с помощью аппаратных кодировщиков, таких как кодировщики Blackmagic. Спросите у вашей AV-компании, используют ли они программное или аппаратное кодирование, и убедитесь, что их настройки кодирования соответствуют нашим лучшим практикам потоковой передачи .

Перед началом показа запустите полный тест записи и потоковой передачи, чтобы обеспечить оптимальное качество видео без задержек и отставаний. Любые подобные проблемы могут потребовать корректировки настроек кодирования или настройки.

Мониторы уверенности — это телевизоры или дисплеи, которые показывают реплики и сценарии для выступающих. Убедитесь, что AV-компания может предоставить мониторы уверенности, которые можно разместить рядом или перед вашей сценической камерой. Таким образом, когда ваши докладчики будут читать свои заметки или сценарий, они будут смотреть в камеру, а не в планшет или пачку бумаг.

Программное обеспечение играет важную роль в захвате, потоковой передаче и записи личных сеансов. Как и в случае с оборудованием, компании AV обычно имеют программное обеспечение, которое они используют в определенных ситуациях, и они могут давать рекомендации. Тщательно изучите каждый аспект того, что вы хотите включить в свои прямые трансляции. Если вы планируете включить предварительно записанный контент, показывать спонсорские наложения или баннеры или использовать каналы из нескольких программных или аппаратных источников, правильные инструменты имеют решающее значение.

Ваша команда AV может быть заинтересована в нашем решении Webex Events RTMP Player , которое работает со многими аппаратными и программными решениями. Ознакомьтесь с нашей статьей о Webex Events RTMP Player для получения дополнительной информации и отправьте статью своей команде AV!

Быстрое подключение к Интернету имеет решающее значение для успеха вашего гибридного мероприятия. Мы рекомендуем скорость загрузки и выгрузки не менее 25 Мбит/с. Ваши точные потребности могут быть ниже или выше, и опытные компании AV должны иметь хорошее представление об их потребностях. Обсудите это с вашей компанией AV перед покупкой Интернета на вашем месте, чтобы не переплатить или не получить слишком мало.

Всегда имейте наготове резервный вариант интернета. Если ваш основной источник интернета выходит из строя, ваш резервный источник должен автоматически подключиться, чтобы минимизировать любые перебои.

Дополнительную информацию о требованиях к сети для проведения мероприятий можно найти в нашей статье «Передовые практики в Интернете» .

Творчески используйте физическое пространство на месте проведения мероприятия, чтобы связать удаленный и личный опыт. Например, используйте монитор для отображения вопросов и ответов виртуальных участников, результатов опросов, упоминаний в социальных сетях и постов на стене.

Работайте с вашей AV-компанией, чтобы убедиться, что у них достаточно места для оборудования в каждой комнате вашего заведения. На изображении ниже показан пример гибридного мероприятия, которое мы провели, с тремя камерами, мониторами уверенности, а также специалистом по кодированию и комплектом. Планирование и тестирование с нашей AV-командой для определения наилучшего использования пространства заведения помогли нам добиться великолепного гибридного опыта. 🚀

Полные репетиции с докладчиками на месте и удаленно, персоналом AV и персоналом мероприятия бесценны и всегда должны быть приоритетом перед днем ​​мероприятия. Это не только помогает выявить и решить любые технические проблемы — это также готовит всех к репликам и переходам, чтобы они точно знали, чего ожидать во время презентации.

Отличным вариантом технической репетиции будет отдать приоритет прохождению самого сложного сеанса от начала до конца.

Назначьте хотя бы одного человека из вашей команды, который будет заниматься исключительно удаленной аудиторией. Они могут отвечать на чаты и вопросы, делать объявления и следить за тем, чтобы участники развлекались и чувствовали себя вовлеченными. Этот человек также может следить за проблемами с прямой трансляцией и помогать быстро выявлять и сообщать о технических проблемах. Убедитесь, что у вашего модератора виртуального опыта есть прямая линия с персоналом AV, чтобы они могли немедленно сообщать о проблемах.

Вот и все! Как вы теперь знаете, для создания прямой трансляции гибридного сеанса требуется много подвижных частей. Однако при хорошем планировании и правильном партнере вы обеспечите бесперебойный и приятный стриминг для всех.