Acest articol a fost tradus din engleză folosind traducerea automată.

Dacă planificați un eveniment hibrid, este important să implicați atât publicul personal, cât și publicul virtual și să vă asigurați că toată lumea primește aceeași valoare extraordinară din experiență. Transmiterea în direct a conținutului dvs. personal către publicul virtual este cheia pentru a realiza acest lucru, iar o echipă AV (audio/video) bună poate fi diferența dintre o experiență virtuală incluzivă și o oportunitate ratată.

Pe măsură ce verificați echipele AV, există câteva considerente de bază despre echipamente, software, rețea și logistică despre care ar trebui să întrebați. După ce ați contractat o companie, profitați de fiecare oportunitate pentru a pregăti din timp personalul AV, vorbitorii, animatorii și personalul pentru evenimente.

Acest articol vă ajută să vă pregătiți să verificați și să lucrați cu o companie AV și vă oferă sfaturi pentru a vă pregăti pentru succes înainte de a intra în direct. 🏍️

Începeți cu un plan clar și o viziune pentru prezentarea sesiunilor dvs. hibride. Odată ce este pus la punct, comunicați planul echipei dvs. AV. Echipa dvs. AV ar trebui să poată face recomandări și să pună întrebări specifice pentru a asigura un eveniment fără probleme.

Vei fi clientul preferat al companiei tale AV dacă vii pregătit! 🌟 Descrieți în detaliu situația dvs. de streaming pentru fiecare sesiune și fiți gata să răspundeți la următoarele întrebări:

Acum, să revizuim subiectele și întrebările cheie pe care ar trebui să le explorați.

O companie AV cu experiență va ști ce echipament să folosească pentru situația dvs. Puneți întrebări specifice despre experiența lor hibridă, echipament, practici și capacitățile generale înainte de a vă angaja. Dacă există ceva ce nu înțelegi, nu ezita să le ceri să-l explice într-un mod diferit. Scopul este ca echipa ta AV să știe exact de ce are nevoie și să te simți încrezător în modul în care evenimentul tău va funcționa din punct de vedere tehnic.

Dacă sunteți nou în lumea evenimentelor hibride și doriți un exemplu de configurație din culise pentru un eveniment hibrid real găzduit de Webex Events (fostul Socio), urmăriți următorul videoclip!

Vă recomandăm să aveți cel puțin două camere, astfel încât să puteți comuta între diferite fotografii ale prezentatorilor în persoană, un unghi larg al scenei și fotografii ale publicului. Acest lucru ajută publicul virtual să se simtă mai aproape de experiența în persoană.

Luați în considerare și planificați modul în care camerele și alte echipamente AV vor afecta aspectul și designul fiecărei camere din locația dvs. în persoană.

Nu uitați să nu lăsați prezentatorii virtuali în afara amestecului. Combinarea fluxurilor video la fața locului și la distanță necesită o planificare și o configurare atentă.

Audio este una dintre cele mai provocatoare părți ale oricărui eveniment, iar hibridul nu face excepție. Discutați devreme și des cu compania dvs. de producție pentru a vă asigura că au un plan pentru a preveni orice probleme audio.

Planificați să testați toate sursele audio în avans pentru a vă asigura că nu aveți niciun ecou sau sunet în buclă și faceți o verificare a sincronizării buzelor pentru a vă asigura că nu veți distrage atenția publicului cu un sunet nesincronizat.

Codificarea video face ca fluxul video să fie accesibil pentru vizionare online și poate fi realizat în software de captură sau streaming sau prin codificatoare hardware, cum ar fi codificatoarele Blackmagic. Întrebați compania dvs. AV dacă utilizează codare software sau hardware și asigurați-vă că setările lor de codare corespund celor mai bune practici noastre de streaming .

Înainte de timpul spectacolului, rulați un test complet de înregistrare și streaming pentru a asigura o calitate video optimă, fără latență sau întârziere. Orice problemă de genul acesta poate necesita ajustări ale setărilor de codare sau ale setărilor.

Monitoarele de încredere sunt televizoarele sau afișajele care afișează semnale și scripturi difuzoarelor. Asigurați-vă că compania AV poate furniza monitoare de încredere care pot fi poziționate lângă sau în fața camerei dvs. de scenă. În acest fel, atunci când prezentatorii dvs. își citesc notele sau scenariul, ei vor fi cu fața la cameră în loc să fie în jos, la o tabletă sau un teanc de hârtii.

Software-ul joacă un rol vital în capturarea, transmiterea în flux și înregistrarea sesiunilor personale. Ca și în cazul hardware-ului, companiile AV au de obicei un set de software pe care tind să le folosească în anumite situații și pot face recomandări. Explorați cu atenție fiecare aspect al ceea ce doriți să încorporați în fluxurile dvs. live. Dacă intenționați să încorporați conținut preînregistrat, să afișați suprapuneri sau bannere de sponsor sau să utilizați fluxuri din mai multe surse software sau hardware, instrumentele potrivite sunt esențiale.

Echipa dvs. AV poate fi interesată de soluția noastră Webex Events RTMP Player , care funcționează cu multe soluții hardware și software. Consultați articolul nostru despre Webex Events RTMP Player pentru mai multe informații și trimiteți articolul și echipei dvs. AV!

O conexiune rapidă la internet este crucială pentru succesul evenimentului tău hibrid. Vă recomandăm o viteză minimă de încărcare și descărcare de 25 Mbps. Nevoile dvs. exacte pot fi mai mici sau mai mari, iar companiile AV cu experiență ar trebui să aibă o idee bună despre nevoile lor. Discutați acest lucru cu compania dvs. AV înainte de a cumpăra internet de la locația dvs., astfel încât să nu plătiți în exces sau să primiți prea puțin.

💡 Rețineți că oferta locației dvs. poate afișa doar vitezele de descărcare disponibile, așa că aveți grijă să verificați din nou viteza de încărcare.

Aveți întotdeauna pregătită o opțiune de internet de rezervă. Dacă sursa principală de internet eșuează, sursa de rezervă trebuie să se conecteze automat pentru a minimiza orice întreruperi.

Citiți articolul nostru despre cele mai bune practici pentru internet pentru mai multe informații despre cerințele rețelei de evenimente.

Utilizați spațiul fizic în mod creativ la locație pentru a vă conecta experiențele de la distanță și cele în persoană. De exemplu, utilizați un monitor pentru a afișa întrebările și răspunsurile participanților virtuali și rezultatele sondajelor, mențiunile din rețelele sociale și postările pe perete.

Lucrați cu compania dvs. AV pentru a vă asigura că are suficient spațiu pentru echipamente în fiecare cameră a locației dvs. Imaginea de mai jos arată un exemplu dintr-un eveniment hibrid pe care l-am găzduit, care arată trei camere, monitoare de încredere și un tehnician de codificare și un kit. Planificarea și testarea împreună cu echipa noastră AV pentru a determina cum să folosim cel mai bine spațiul locației ne-au ajutat să realizăm o experiență hibridă stelară. 🚀

Repetițiile complete cu prezentatori la fața locului și la distanță, personalul AV și personalul evenimentului sunt de neprețuit și ar trebui să fie întotdeauna o prioritate înainte de ziua evenimentului. Nu numai că ajută la identificarea și rezolvarea oricăror probleme tehnice, ci, de asemenea, îi pregătește pe toți pentru indicii și tranziții, astfel încât să știe exact la ce să se aștepte atunci când prezintă.

O practică excelentă pentru o repetiție tehnică este să prioritizați rularea celei mai complexe sesiuni de la început până la sfârșit.

Alocați cel puțin o persoană din echipa dvs. pentru a se concentra exclusiv asupra publicului dvs. de la distanță. Ei pot răspunde la discuții și întrebări, pot face anunțuri și se pot asigura că participanții se distrează și se simt incluși. Această persoană poate fi, de asemenea, atentă la problemele de transmisie în direct și poate ajuta la identificarea și raportarea rapidă a problemelor tehnice. Asigurați-vă că moderatorul experienței virtuale are o linie directă cu personalul AV, astfel încât acesta să poată raporta probleme imediat.

Asta-i o înfășurare! După cum știți acum, există o mulțime de părți mobile pentru producerea unui flux live pentru o sesiune hibridă. Cu toate acestea, cu o planificare bună și partenerul potrivit, veți asigura o experiență de streaming perfectă și încântătoare pentru toată lumea.

Am dori să le mulțumim prietenilor noștri de la Meeting Tomorrow pentru înțelegerea lor și pentru ajutorul lor la crearea acestui articol. Dacă aveți nevoie de servicii de echipare sau producție de evenimente în persoană, virtuale sau hibride, ne-am părut încântați să lucrați cu acestea pentru propriile evenimente! Interesat? Solicitați informații despre Meeting Tomorrow .

Întrebări? Discutați cu noi, trimiteți un e-mail la support@socio.events sau participați la o sesiune Face to Face .