Este artigo foi traduzido do inglês usando tradução automática.

Se você estiver planejando um evento híbrido, é importante envolver o público presencial e virtual para garantir que todos tenham o mesmo ótimo valor da experiência. Transmitir ao vivo seu conteúdo presencial para o público virtual é essencial para conseguir isso, e uma boa equipe de áudio/visual (AV) pode ser a diferença entre uma experiência virtual inclusiva e uma oportunidade perdida.

Ao avaliar equipes de AV, há algumas considerações básicas sobre equipamento, software, rede e logística que você deve pensar. Após contratar uma empresa, aproveite todas as oportunidades para preparar o pessoal de AV, palestrantes, mestres de cerimônia e equipe do evento antes do horário do show.

Este artigo ajuda você a se preparar para avaliar e trabalhar com uma empresa de AV e oferece dicas para você ter sucesso antes de entrar no ar.

Comece com um plano e uma visão claros para apresentar suas sessões híbridas. Quando isso estiver pronto, comunique o plano à sua equipe de AV. Compartilhe-o com sua equipe de AV para que eles possam fazer recomendações e perguntas específicas para garantir um evento tranquilo.

Você será o cliente favorito da sua empresa de AV se vier preparado! Descreva sua situação de streaming para cada sessão em detalhes e esteja pronto para responder às seguintes perguntas:

Agora, vamos rever os principais tópicos e questões que você deve explorar.

Uma empresa de AV experiente saberá qual equipamento usar para sua situação. Faça perguntas específicas sobre sua experiência em eventos híbridos, equipamentos, práticas e capacidades gerais antes de contratar. Se houver algo que você não entende, não hesite em pedir que eles expliquem de uma maneira diferente. O objetivo é que sua equipe de AV saiba exatamente o que precisa e que você se sinta confiante em como seu evento funcionará do ponto de vista técnico.

Recomendamos ter pelo menos duas câmeras para que você possa alternar entre diferentes tomadas de apresentadores presenciais, um ângulo amplo do palco e tomadas da plateia. Isso ajuda a plateia virtual a se sentir mais próxima da experiência presencial.

Considere e planeje como as câmeras e outros equipamentos audiovisuais impactarão o layout e o design de cada sala do seu evento presencial.

Lembre-se de não deixar apresentadores virtuais de fora da mistura. Combinar transmissões de vídeo presenciais e remotas requer planejamento e configuração cuidadosos.

O áudio é uma das partes mais desafiadoras de qualquer evento, e o híbrido não é exceção. Converse com sua empresa de AV com antecedência e frequência para garantir que eles tenham um plano para evitar problemas de áudio.

Planeje testar todas as fontes de áudio com antecedência para garantir que não haja eco ou áudio em loop e faça uma verificação de sincronização labial para não distrair o público com áudio dessincronizado.

A codificação de vídeo torna o feed de vídeo acessível para assistir online e pode ser feito em software de captura ou streaming ou por meio de codificadores de hardware, como codificadores Blackmagic. Pergunte à sua empresa de AV se eles usam codificação de software ou hardware e certifique-se de que suas configurações de codificação correspondem às nossas melhores práticas de streaming .

Antes do horário do show, execute um teste completo de gravação e streaming para garantir a qualidade ideal do vídeo sem latência ou atraso. Quaisquer problemas como esse podem exigir ajustes nas configurações de codificação ou configuração.

Monitores de confiança são as televisões ou telas que mostram dicas e scripts para os palestrantes. Certifique-se de que a empresa de AV pode fornecer monitores de confiança que podem ser posicionados ao lado ou na frente da sua câmera de palco. Dessa forma, quando seus apresentadores estiverem lendo suas notas ou script, eles estarão de frente para a câmera em vez de para um tablet ou maço de papéis.

O software desempenha um papel vital na captura, transmissão e gravação de sessões presenciais. Assim como acontece com o hardware, as empresas de AV geralmente têm softwares que tendem a usar em certas situações e podem fazer recomendações. Explore cuidadosamente cada aspecto do que você deseja incorporar em suas transmissões ao vivo. Se você planeja incorporar conteúdo pré-gravado, mostrar sobreposições ou banners de patrocinadores ou usar feeds de várias fontes de software ou hardware, as ferramentas certas são essenciais.

Sua equipe de AV pode estar interessada em nossa solução Webex Events RTMP Player , que funciona com muitas soluções de hardware e software. Consulte nosso artigo sobre o Webex Events RTMP Player para obter mais informações e envie o artigo para sua equipe de AV também!

Uma conexão rápida com a Internet é crucial para o sucesso do seu evento híbrido. Recomendamos uma velocidade mínima de upload e download de 25 Mbps. Suas necessidades exatas podem ser menores ou maiores, e empresas de AV experientes devem ter uma boa ideia de suas necessidades. Discuta isso com sua empresa de AV antes de comprar internet do seu local para que você não pague a mais ou receba muito pouco.

Tenha sempre uma opção de internet de backup pronta. Se sua fonte de internet principal falhar, sua fonte de backup precisa se conectar automaticamente para minimizar quaisquer interrupções.

Leia nosso artigo Melhores práticas da Internet para obter mais informações sobre os requisitos de rede de eventos.

Use o espaço físico de forma criativa no local para conectar suas experiências remotas e presenciais. Por exemplo, use um monitor para exibir as perguntas e respostas dos participantes virtuais e os resultados das pesquisas, menções em mídias sociais e postagens no mural.

Trabalhe com sua empresa de AV para garantir que eles tenham espaço suficiente para equipamentos em cada sala do seu local. A imagem abaixo mostra um exemplo de um evento híbrido que hospedamos, mostrando três câmeras, monitores de confiança e um técnico de codificação e kit. Planejar e testar com nossa equipe de AV para determinar a melhor forma de usar o espaço do local nos ajudou a realizar uma experiência híbrida estelar. 🚀

Ensaios completos com apresentadores no local e remotos, equipe de AV e equipe de eventos são inestimáveis ​​e devem sempre ser uma prioridade antes do dia do evento. Isso não só ajuda a identificar e resolver quaisquer problemas técnicos — como também prepara todos para dicas e transições para que saibam exatamente o que esperar quando estiverem apresentando.

Uma ótima prática para um ensaio técnico é priorizar a execução da sessão mais complexa do começo ao fim.

Designe pelo menos uma pessoa da sua equipe para focar exclusivamente no seu público remoto. Ela pode responder a chats e perguntas, fazer anúncios e garantir que os participantes se divirtam e se sintam incluídos. Essa pessoa também pode ficar de olho em problemas de transmissão ao vivo e ajudar a detectar e relatar problemas técnicos rapidamente. Certifique-se de que seu moderador de experiência virtual tenha uma linha direta com o pessoal de AV para que eles possam relatar problemas imediatamente.

Pronto! Como você já sabe, há muitas partes móveis para produzir uma transmissão ao vivo para uma sessão híbrida. No entanto, com um bom planejamento e o parceiro certo, você garantirá uma experiência de transmissão perfeita e agradável para todos.