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Se você estiver planejando um evento híbrido, é importante envolver o público presencial e virtual e garantir que todos obtenham o mesmo valor da experiência. A transmissão ao vivo do seu conteúdo presencial para públicos virtuais é fundamental para conseguir isso, e uma boa equipe AV (áudio/vídeo) pode ser a diferença entre uma experiência virtual inclusiva e uma oportunidade perdida.

Ao avaliar equipes AV, há algumas considerações básicas sobre equipamentos, software, rede e logística que você deve perguntar. Depois de contratar uma empresa, aproveite todas as oportunidades para preparar antecipadamente o pessoal de AV, palestrantes, MCs e equipe de eventos.

Este artigo ajuda você a se preparar para examinar e trabalhar com uma empresa AV e oferece dicas para prepará-lo para o sucesso antes de entrar no ar. 🏍️

Comece com um plano e uma visão claros para apresentar suas sessões híbridas. Assim que estiver implementado, comunique o plano à sua equipe AV. Sua equipe AV deve ser capaz de fazer recomendações e fazer perguntas específicas para garantir um evento tranquilo.

Você será o cliente favorito da sua empresa AV se vier preparado! 🌟 Descreva detalhadamente sua situação de streaming para cada sessão e esteja pronto para responder às seguintes perguntas:

Agora, vamos revisar os principais tópicos e questões que você deve explorar.

Uma empresa AV experiente saberá qual equipamento usar para sua situação. Faça perguntas específicas sobre sua experiência em eventos híbridos, equipamentos, práticas e capacidades gerais antes de contratar. Se houver algo que você não entende, não hesite em pedir que expliquem de uma maneira diferente. O objetivo é que sua equipe audiovisual saiba exatamente o que precisa e que você se sinta confiante em como seu evento funcionará do ponto de vista técnico.

Se você é novo no mundo dos eventos híbridos e deseja um exemplo da configuração dos bastidores para um evento híbrido real organizado pelo Webex Events (anteriormente Socio), assista ao vídeo a seguir!

Recomendamos ter pelo menos duas câmeras para que você possa alternar entre diferentes tomadas dos apresentadores pessoalmente, um grande ângulo do palco e tomadas do público. Isso ajuda o público virtual a se sentir mais próximo da experiência presencial.

Considere e planeje como as câmeras e outros equipamentos AV impactarão o layout e o design de cada sala em seu local presencial.

Lembre-se de não deixar os apresentadores virtuais de fora da mistura. A combinação de fluxos de vídeo locais e remotos requer planejamento e configuração cuidadosos.

O áudio é uma das partes mais desafiadoras de qualquer evento, e o híbrido não é exceção. Converse com sua produtora com antecedência e frequência para ter certeza de que eles têm um plano para evitar problemas de áudio.

Planeje testar todas as fontes de áudio com antecedência para ter certeza de que não há eco ou áudio em loop e faça uma verificação de sincronização labial para ter certeza de não distrair o público com áudio fora de sincronia.

A codificação de vídeo torna o feed de vídeo acessível para visualização on-line e pode ser feita em software de captura ou streaming ou por meio de codificadores de hardware, como os codificadores Blackmagic. Pergunte à sua empresa AV se ela usa codificação de software ou hardware e certifique-se de que suas configurações de codificação correspondam às nossas práticas recomendadas de streaming .

Antes da hora do show, execute um teste completo de gravação e streaming para garantir a qualidade de vídeo ideal sem latência ou atraso. Quaisquer problemas como esse podem exigir ajustes nas configurações ou configurações de codificação.

Monitores de confiança são televisões ou monitores que mostram dicas e scripts aos palestrantes. Certifique-se de que a empresa AV possa fornecer monitores confiáveis ​​que possam ser posicionados próximos ou na frente de sua câmera de palco. Dessa forma, quando seus apresentadores estiverem lendo suas anotações ou roteiro, eles estarão voltados para a câmera em vez de para um tablet ou maço de papéis.

O software desempenha um papel vital na captura, streaming e gravação de sessões presenciais. Tal como acontece com o hardware, as empresas AV normalmente têm um conjunto de software que tendem a usar em determinadas situações e podem fazer recomendações. Explore cuidadosamente cada aspecto do que você deseja incorporar em suas transmissões ao vivo. Se você planeja incorporar conteúdo pré-gravado, mostrar sobreposições ou banners de patrocinadores ou usar feeds de diversas fontes de software ou hardware, as ferramentas certas são essenciais.

Sua equipe AV pode estar interessada em nossa solução Webex Events RTMP Player , que funciona com muitas soluções de hardware e software. Consulte nosso artigo sobre o Webex Events RTMP Player para obter mais informações e envie o artigo também para sua equipe AV!

Uma conexão rápida à Internet é crucial para o sucesso do seu evento híbrido. Recomendamos velocidade de upload e download de 25 Mbps no mínimo. Suas necessidades exatas podem ser menores ou maiores, e empresas de AV experientes devem ter uma boa ideia de suas necessidades. Discuta isso com sua empresa AV antes de comprar Internet em seu local, para não pagar a mais ou receber muito pouco.

💡 Lembre-se de que a cotação do seu local pode mostrar apenas as velocidades de download disponíveis, portanto, tome cuidado para verificar também a velocidade de upload.

Tenha sempre uma opção de backup de internet pronta. Se a sua fonte principal de Internet falhar, a sua fonte de backup precisará se conectar automaticamente para minimizar quaisquer interrupções.

Leia nosso artigo sobre práticas recomendadas para Internet para obter mais informações sobre os requisitos de rede de eventos.

Use o espaço físico do local de forma criativa para conectar suas experiências remotas e presenciais. Por exemplo, use um monitor para exibir perguntas e respostas e resultados de pesquisas dos participantes virtuais, menções em mídias sociais e postagens no mural.

Trabalhe com sua empresa AV para garantir que haja espaço suficiente para equipamentos em cada sala do local. A imagem abaixo mostra um exemplo de um evento híbrido que organizamos, mostrando três câmeras, monitores de confiança e um técnico e kit de codificação. O planejamento e os testes com nossa equipe AV para determinar a melhor forma de usar o espaço do local nos ajudaram a realizar uma experiência híbrida estelar. 🚀

Ensaios completos com apresentadores locais e remotos, equipe audiovisual e equipe do evento são inestimáveis ​​e devem ser sempre uma prioridade antes do dia do evento. Ele não apenas ajuda a identificar e resolver quaisquer problemas técnicos, mas também prepara todos para dicas e transições, para que saibam exatamente o que esperar durante a apresentação.

Uma ótima prática para um ensaio técnico é priorizar a execução da sessão mais complexa do início ao fim.

Designe pelo menos uma pessoa de sua equipe para focar exclusivamente em seu público remoto. Eles podem responder a bate-papos e perguntas, fazer anúncios e garantir que os participantes se divirtam e se sintam incluídos. Essa pessoa também pode ficar atenta a problemas de transmissão ao vivo e ajudar a detectar e relatar problemas técnicos rapidamente. Certifique-se de que seu moderador de experiência virtual tenha uma linha direta com a equipe AV para que eles possam relatar problemas imediatamente.

Isso é um embrulho! Como você sabe agora, há muitas partes móveis na produção de uma transmissão ao vivo para uma sessão híbrida. No entanto, com um bom planejamento e o parceiro certo, você garantirá uma experiência de streaming perfeita e agradável para todos.

Gostaríamos de agradecer aos nossos amigos do Meeting Tomorrow por seus insights e ajuda na criação deste artigo. Se você precisa de serviços de produção ou equipamentos de eventos presenciais, virtuais ou híbridos, achamos ótimo trabalhar com eles em nossos próprios eventos! Interessado? Solicite informações sobre o Encontro de Amanhã .

Questões? Converse conosco, envie um e-mail para support@socio.events ou participe de uma sessão presencial .