Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.
Een van de voordelen van een Event App is dat bezoekers eenvoudig toegang hebben tot informatie over de geweldige sprekers, sponsors en exposanten die bij uw evenement betrokken zijn. Hoewel u deze informatie handmatig kunt verzamelen en invoeren, is het tijdrovend en gaat het waarschijnlijk gepaard met heen en weer praten met elke persoon. Dat is waar samenwerkingsvormen van pas komen!
Met Webex Events samenwerkingsformulieren kunt u sprekers, sponsors en exposanten uitnodigen om onafhankelijk aspecten van hun Event App functieprofielen te beheren, zoals naam, afbeeldingspictogram, beschrijving, bijlagen en meer. Nadat ze het formulier hebben verzonden, worden wijzigingen automatisch doorgevoerd in de Event App, waardoor je kostbare tijd en energie bespaart! ✨
Blijf lezen om erachter te komen hoe u samenwerkingsformulieren configureert en beheert en meer te weten komt over de samenwerkingservaring.
💡 Houd er rekening mee dat in dit artikel naar sprekers, sponsors en exposanten wordt verwezen als 'medewerkers'.
Voeg het e-mailadres van een contactpersoon voor een bijdrager toe
Het contact-e-mailadres voor bijdragers is standaard het e-mailadres dat u heeft ingevoerd bij het maken van uw evenement . U kunt dit e-mailadres wijzigen in de instellingen van een functie als u wilt dat vragen van bijdragers naar een ander e-mailadres worden gestuurd. Als voorbeeld ziet u hoe u een e-mailadres voor contact kunt toevoegen aan de functie Sprekers.
Klik in uw Evenement-navigatiebalk onder ' Event App' op Functies .
Klik op Luidsprekers .
Klik op de pagina Luidsprekers op het pictogram Instellingen ( ⚙️ ).
Voer in het venster dat verschijnt een e-mailadres in het veld E-mailadres van bijdrager in.
Klik op Wijzigingen opslaan .
Samenwerkingsformulieren instellen
Het opzetten van een samenwerkingsformulier is hetzelfde proces voor sponsor-, exposant- en sprekerprofielen. Stel samenwerkingsformulieren afzonderlijk in, of gebruik de sjabloon voor het importeren van functies om samenwerkingsformulieren bulksgewijs in te stellen.
Configureer een individueel samenwerkingsformulier
Een formulier configureren voor een individueel spreker-, sponsor- of exposantenprofiel:
Voeg op de functiepagina een spreker, sponsor of exposant toe of bewerk deze. Raadpleeg de volgende handleidingen voor elke functie voor meer informatie:
Voer in het venster dat verschijnt de benodigde informatie in en raadpleeg de functiegidsen die hierboven zijn gelinkt.
Selecteer geen optie in de vervolgkeuzelijst 'Contentprovider' als u wilt dat bijdragers hun eigen media toevoegen.
U kunt de volgende velden niet opnemen in het samenwerkingsformulier, dus u moet ze zelf invoeren:
Plaats
Categorie
Grootte van de stand
Interne links
Betrokkenheid van deelnemers
Wanneer u klaar bent, klikt u op de sectie Samenwerking om deze uit te vouwen. Dit onthult opties die u kunt opnemen in het samenwerkingsformulier en de instellingen voor samenwerkingsuitnodigingen.
Selecteer de opties waaraan u uw bijdrager wilt laten bewerken of informatie wilt toevoegen:
Afbeelding - Het pictogram dat verschijnt op het profiel van de medewerker in de Event App, zoals het logo van een sponsor of exposant, of het portret van een spreker. Raadpleeg ons Quick Reference-artikel over afbeeldingsafmetingen voor vereisten voor afmetingen en bestandstypes.
Naam - De officiële naam van de spreker, sponsor of exposant die wordt weergegeven in de Event App.
Label/Ondertitel - Een korte verklaring die onder de naam van de bijdrager in zijn of haar functieprofiel verschijnt. Dit is een geweldige plek voor sponsors en exposanten om de slogan, branche of regio van hun organisatie toe te voegen. Sprekers kunnen hun titel en bedrijf toevoegen.
Beschrijving - Dit is een gelegenheid om de deelnemer meer over de medewerker te vertellen. Sponsors en exposanten kunnen meer details over hun organisatie toevoegen. Sprekers kunnen hun biografie toevoegen, waarin ze gespecialiseerd zijn en waarom ze op het evenement spreken. Er zijn enkele basishulpmiddelen voor tekstopmaak, samen met opties om hyperlinks, afbeeldingen en zelfs geanimeerde GIF's in te voegen. 🙌
Standafdekking - Deze optie verschijnt wanneer u een middelgrote of grote standgrootte selecteert. Raadpleeg ons Quick Reference-artikel over afbeeldingsafmetingen voor vereisten voor afmetingen en bestandstypes.
Bijlagen - Met deze optie kunnen bijdragers een bestand aan het samenwerkingsformulier toevoegen, zoals sessiemateriaal, brochures, one-pagers en meer.
Contentprovider - Als u wilt dat deze bijdrager media aan zijn profiel toevoegt, zoals een promovideo of een informatieblad, vinkt u dit vakje aan en selecteert u vervolgens opties waaruit de bijdrager kan kiezen.
Call-to-action van deelnemers : vink dit vakje aan en selecteer de opties in de vervolgkeuzelijst om deze bijdrager aangepaste knoptekst en links te laten toevoegen voor het volgende:
Verzoek om follow-up : bijdragers kunnen hier hun e-mailadres toevoegen, zodat deelnemers hen een e-mail kunnen sturen.
Vergadering plannen - Medewerkers kunnen een link naar een agendatool toevoegen waarmee deelnemers een vergadering kunnen plannen.
Externe links - Vink dit vakje aan en selecteer telefoon, e-mail en/of website in de vervolgkeuzelijst. Bijdragers kunnen zoveel externe links toevoegen als ze willen. Lees ons artikel over Externe links voor meer informatie.
Nu u de vakjes heeft aangevinkt naast de items die u door de bijdrager wilt laten beheren, is het tijd om het e-mailadres van de bijdrager toe te voegen en een e-mailbericht op te stellen.
E-mailadres bijdrager - Voer het e-mailadres in waarnaar de uitnodiging moet worden verzonden.
E-mailbericht - Dit is het bericht dat de bijdrager ontvangt op het e-mailadres dat u heeft ingevoerd in het veld 'E-mailadres van de medewerker'. Het bevat een aantal vooraf ingevulde tekst en we raden u aan deze indien nodig te personaliseren. Hier zijn een paar suggesties:
Overweeg een deadline toe te voegen voor het indienen van het samenwerkingsformulier.
Spreek de medewerker bij naam aan voor een extra persoonlijk tintje. 😄
Vertel hen wat u wilt dat ze met het formulier doen. Als u de informatie bijvoorbeeld al heeft ingevuld en eenvoudigweg hun goedkeuring wilt, of als u enkele ontbrekende delen van hun profiel wilt opgeven, dan is dit een geweldige plek om dat uit te leggen!
Voeg de vereiste afbeeldingsafmetingen toe als u wilt dat medewerkers hun eigen profielpictogram of standomslag uploaden. Raadpleeg ons Quick Reference-artikel over afbeeldingsafmetingen voor vereisten voor afmetingen en bestandstypes.
Stuur een e-mail naar deze bijdrager - Indien aangevinkt, wordt er automatisch een e-mail met een link naar het samenwerkingsformulier naar het e-mailadres van de bijdrager verzonden nadat u op 'Wijzigingen opslaan' klikt.
Bijdragerlink - De unieke link naar het formulier van de bijdrager. Deze link wordt ingevuld nadat u op 'Wijzigingen opslaan' heeft geklikt.
Klik indien nodig op de knop 'Opnieuw genereren' om de huidige link te deactiveren en een nieuwe unieke link te genereren. Zorg ervoor dat u de meest actuele link met de bijdrager deelt.
Als u klaar bent, klikt u op Wijzigingen opslaan . U kunt op elk gewenst moment terugkomen en uw selecties bewerken.
Stel meerdere samenwerkingsformulieren in
U kunt een sjabloon voor het importeren van functies gebruiken om meerdere samenwerkingsformulieren tegelijk in te stellen. Het volgende gedeelte is een overzicht op hoog niveau van dit proces. Voor volledige instructies over het gebruik van importsjablonen leest u ons artikel Gegevens importeren en exporteren in Webex Events .
Download de importsjabloon van de functie om nieuwe profielen te maken, of exporteer bestaande functieprofielen als u deze al heeft ingesteld.
Open de importsjabloon en lees het blad 'Instructies' voor hulp bij het correct toevoegen van informatie en het selecteren van opties voor samenwerkingsformulieren.
Nadat u klaar bent met het configureren van de opties voor samenwerkingsformulieren, importeert u de sjabloon.
Wanneer u klaar bent om uitnodigingen voor samenwerkingsformulieren te verzenden, kunt u bijdragers één voor één of in bulk een e-mail sturen vanaf de functiepagina. De sectie Bijdragers beheren in dit artikel bevat meer details.
De samenwerkingservaring
De e-mail
Als u een e-mailadres van de bijdrager heeft ingevoerd en het vakje 'E-mail naar deze bijdrager verzenden' heeft aangevinkt, wordt er, nadat u op 'Wijzigingen opslaan' heeft geklikt, een automatische e-mail naar de bijdrager verzonden met een uitnodiging om het samenwerkingsformulier te gebruiken. De hoofdtekst van de e-mail bevat de tekst die u heeft ingevoerd in het veld 'E-mailbericht'. Medewerkers klikken simpelweg op de knop Informatie bijwerken om het samenwerkingsformulier te openen – inloggen is niet nodig!
Bijdragers kunnen de e-mail ook beantwoorden als ze vervolgvragen hebben. Dit antwoord wordt naar het e-mailadres gestuurd dat u in de functie-instellingen heeft ingesteld .
Het samenwerkingsformulier
Nadat u in de e-mail op de knop 'Informatie bijwerken' heeft geklikt, wordt het samenwerkingsformulier geopend in een nieuw browsertabblad. Alleen de door u geselecteerde opties verschijnen op deze pagina als bewerkbare velden, inclusief alle informatie die u al aan hun profiel heeft toegevoegd. Als u bijvoorbeeld tekst aan de Beschrijving hebt toegevoegd en vervolgens het vakje Beschrijving in de sectie Samenwerking hebt aangevinkt, kan de bijdrager controleren en bewerken wat u heeft ingevoerd. Als u niets heeft toegevoegd, kan de bijdrager vanaf het begin informatie toevoegen.
Wanneer de bijdrager klaar is met het toevoegen van informatie, klikt hij op Verzenden en worden de wijzigingen automatisch weergegeven in zijn functieprofiel. Ze kunnen later terugkeren naar het samenwerkingsformulier om updates door te voeren via de link in de e-mail of via de bijdragerlink die u hen verstrekt, totdat u de samenwerking intrekt .
Inzendingen volgen en ontvangen
Terwijl u samenwerkingsformulieren activeert en sprekers, sponsors en exposanten uitnodigt om samen te werken aan hun profielen, verschijnen er nieuwe statussen in de kolommen 'Collab-e-mail' en 'Collab-formulier' op de functiepagina.
E-mail voor samenwerking: in deze kolom wordt weergegeven of de samenwerkingsuitnodiging naar de bijdrager is gemaild.
Geen e-mail - Als u een samenwerkingsformulier heeft geconfigureerd en geen e-mailadres voor de bijdrager heeft toegevoegd, is de status 'Geen e-mail'.
Niet verzonden - Als u het samenwerkingsformulier heeft ingesteld en het vakje 'E-mail naar deze bijdrager verzenden' niet heeft aangevinkt, is de status 'Niet verzonden'.
Verzonden - Nadat u de bijdrager een e-mail hebt gestuurd, verandert de status in ' Verzonden'.
Samenwerkingsformulier - Deze kolom toont de status van het samenwerkingsformulier.
Aangemaakt - U hebt het samenwerkingsformulier geconfigureerd.
Ingediend - De bijdrager heeft het samenwerkingsformulier ingevuld en wijzigingen in zijn of haar profiel ingediend.
Ingetrokken - Het samenwerkingsformulier is niet langer actief voor die bijdrager.
Beheer de samenwerking
Zodra u een samenwerkingsformulier voor een sponsor-, spreker- of exposantenprofiel configureert, komen er nieuwe opties voor samenwerkingsbeheer beschikbaar op de functiepagina.
Om bijdragers bulksgewijs te beheren, klikt u eerst op het filter Alle items en selecteert u een status onder 'Samenwerkings-e-mailstatus' of 'Samenwerkingsformulierstatus'. Dit is bijvoorbeeld handig als u de importtool heeft gebruikt en klaar bent om een samenwerkingsuitnodiging te sturen naar iedereen met de status 'Niet verzonden', of als u de samenwerking voor meerdere bijdragers wilt intrekken.
Vink de vakjes aan naast de bijdragers die je wilt beheren, of vink het vakje aan naast het label 'Naam' om alle profielen te selecteren. Klik op het pictogram met drie stippen ( ⋯ ) naast de zoekbalk en selecteer een optie in de vervolgkeuzelijst.
Om een individuele bijdrager te beheren, klikt u op het pictogram Instellingen ( ⋯ ) naast de bijdrager en selecteert u een optie in de vervolgkeuzelijst.
E-mail bijdrager: deze optie is beschikbaar wanneer alle geselecteerde profielen een e-mailadres voor bijdrager hebben. Selecteer deze optie om een e-mail met een uitnodiging voor samenwerking te sturen als u dat nog niet heeft gedaan, of om een deadlineherinnering of een verzoek om meer informatie te sturen.
Samenwerking intrekken - Deze optie is beschikbaar als geen enkel geselecteerd profiel de status 'Ingetrokken' heeft. Als u deze optie selecteert, worden samenwerkingsformulieren voor geselecteerde profielen gedeactiveerd en wordt de status gewijzigd in 'Ingetrokken'.
Samenwerking opnieuw activeren - Deze optie is beschikbaar wanneer alle geselecteerde profielen de status 'Ingetrokken' hebben. Als u deze optie selecteert, worden samenwerkingsformulieren voor geselecteerde profielen opnieuw geactiveerd.
Nu weet u hoe u kunt samenwerken met sprekers, sponsors en exposanten op hun Event App profielen! Zodra hun profielen rijk zijn aan informatie, kunt u overwegen om Event App inhoud met widgets in uw externe website in te sluiten .
Vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@socio.events