Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.

Als u een hybride evenement plant, is het belangrijk om zowel het fysieke als virtuele publiek te betrekken om ervoor te zorgen dat iedereen evenveel waarde uit de ervaring haalt. Het live streamen van uw fysieke content naar virtuele doelgroepen is de sleutel om dit te bereiken, en een goed audiovisueel (AV) team kan het verschil maken tussen een inclusieve virtuele ervaring en een gemiste kans.

Terwijl u AV-teams onderzoekt, zijn er een aantal basisuitrusting, software, netwerk en logistieke overwegingen waar u aan moet denken. Nadat u een bedrijf hebt ingehuurd, moet u elke kans aangrijpen om AV-personeel, sprekers, emcees en evenementpersoneel voor te bereiden op de show.

Dit artikel helpt u bij de voorbereiding op de selectie en samenwerking met een AV-bedrijf. Ook geeft het tips om u voor te bereiden op succes voordat u live gaat.

Begin met een duidelijk plan en visie voor het presenteren van uw hybride sessies. Wanneer dat klaar is, communiceert u het plan met uw AV-team. Deel het met uw AV-team zodat zij aanbevelingen kunnen doen en specifieke vragen kunnen stellen om een ​​soepel evenement te garanderen.

U zult de favoriete klant van uw AV-bedrijf zijn als u voorbereid bent! Beschrijf uw streamingsituatie voor elke sessie gedetailleerd en wees bereid om de volgende vragen te beantwoorden:

Laten we nu de belangrijkste onderwerpen en vragen die u moet onderzoeken, nog eens doornemen.

Een ervaren AV-bedrijf weet welke apparatuur u voor uw situatie moet gebruiken. Stel specifieke vragen over hun hybride-evenementervaring, apparatuur, werkwijzen en algemene mogelijkheden voordat u iemand inhuurt. Als u iets niet begrijpt, aarzel dan niet om hen te vragen het op een andere manier uit te leggen. Het doel is dat uw AV-team precies weet wat ze nodig hebben en dat u er vertrouwen in hebt hoe uw evenement technisch gezien zal werken.

We raden aan om minimaal twee camera's te hebben, zodat u kunt wisselen tussen verschillende shots van presentatoren in persoon, een groothoek van het podium en shots van het publiek. Dit helpt het virtuele publiek zich dichter bij de persoonlijke ervaring te voelen.

Denk na over en plan hoe de camera's en andere AV-apparatuur de indeling en het ontwerp van elke ruimte op uw locatie voor fysieke bijeenkomsten beïnvloeden.

Vergeet niet om virtuele presentatoren niet uit de mix te laten. Het combineren van onsite en remote videostreams vereist zorgvuldige planning en opstelling.

Audio is een van de meest uitdagende onderdelen van elk evenement, en hybride is geen uitzondering. Voer vroegtijdig en vaak gesprekken met uw AV-bedrijf om er zeker van te zijn dat ze een plan hebben om audioproblemen te voorkomen.

Test alle audiobronnen vooraf om er zeker van te zijn dat er geen echo of lusgeluiden in de audio zitten. Controleer ook de lipsynchronisatie om er zeker van te zijn dat je je publiek niet afleidt met audio die niet synchroon loopt.

Videocodering maakt de videofeed toegankelijk om online te bekijken en kan worden gedaan in capture- of streamingsoftware of via hardware-encoders zoals Blackmagic-encoders. Vraag uw AV-bedrijf of ze software- of hardwarecodering gebruiken en zorg ervoor dat hun coderingsinstellingen overeenkomen met onze streaming best practices .

Voer voor de showtijd een volledige opname- en streamingtest uit om optimale videokwaliteit te garanderen zonder latentie of vertraging. Problemen als deze vereisen mogelijk aanpassingen aan de coderingsinstellingen of -instellingen.

Confidence monitors zijn de televisies of displays die signalen en scripts aan de sprekers tonen. Zorg ervoor dat het AV-bedrijf confidence monitors kan leveren die naast of voor uw podiumcamera kunnen worden geplaatst. Op die manier kijken uw presentatoren, wanneer ze hun aantekeningen of script voorlezen, naar de camera in plaats van naar een tablet of stapel papieren.

Software speelt een cruciale rol bij het vastleggen, streamen en opnemen van persoonlijke sessies. Net als bij hardware hebben AV-bedrijven doorgaans software die ze in bepaalde situaties gebruiken en ze kunnen aanbevelingen doen. Verken zorgvuldig elk aspect van wat u in uw livestreams wilt opnemen. Als u van plan bent om vooraf opgenomen content op te nemen, sponsoroverlays of banners te tonen of feeds van meerdere software- of hardwarebronnen te gebruiken, zijn de juiste tools essentieel.

Uw AV-team is mogelijk geïnteresseerd in onze Webex Events RTMP Player oplossing, die met veel hardware- en softwareoplossingen werkt. Raadpleeg ons artikel over de Webex Events RTMP Player voor meer informatie en stuur het artikel ook naar uw AV-team!

Een snelle internetverbinding is cruciaal voor het succes van uw hybride evenement. Wij raden minimaal 25 Mbps upload- en downloadsnelheid aan. Uw exacte behoeften kunnen lager of hoger zijn en ervaren AV-bedrijven moeten een goed idee hebben van hun behoeften. Bespreek dit met uw AV-bedrijf voordat u internet koopt bij uw locatie, zodat u niet te veel betaalt of te weinig krijgt.

Zorg dat u altijd een back-up internetoptie paraat hebt. Als uw belangrijkste internetbron uitvalt, moet uw back-upbron automatisch verbinding maken om onderbrekingen te minimaliseren.

Lees ons artikel over best practices voor internet voor meer informatie over de vereisten voor gebeurtenisnetwerken.

Gebruik de fysieke ruimte op een creatieve manier op de locatie om uw ervaringen op afstand en in persoon te verbinden. Gebruik bijvoorbeeld een monitor om de Q&A- en pollresultaten van virtuele deelnemers, vermeldingen op sociale media en berichten op de muur weer te geven.

Werk samen met uw AV-bedrijf om ervoor te zorgen dat ze genoeg ruimte hebben voor apparatuur in elke kamer van uw locatie. De afbeelding hieronder toont een voorbeeld van een hybride evenement dat we organiseerden, met drie camera's, vertrouwensmonitoren en een encodingtechnicus en -kit. Plannen en testen met ons AV-team om te bepalen hoe we de locatieruimte het beste konden gebruiken, hielp ons een geweldige hybride ervaring te realiseren. 🚀

Volledige repetities met presentatoren op locatie en op afstand, AV-personeel en evenementpersoneel zijn van onschatbare waarde en zouden altijd prioriteit moeten hebben vóór de dag van het evenement. Het helpt niet alleen om technische problemen te identificeren en op te lossen, maar bereidt ook iedereen voor op signalen en overgangen, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten als ze presenteren.

Een goede manier om tijdens een technische repetitie de meest complexe sessie van begin tot eind door te nemen, is door er prioriteit aan te geven.

Wijs ten minste één persoon uit uw team toe die zich uitsluitend richt op uw externe publiek. Zij kunnen chats en vragen beantwoorden, aankondigingen doen en ervoor zorgen dat deelnemers plezier hebben en zich betrokken voelen. Deze persoon kan ook letten op problemen met livestreaming en helpen technische problemen snel op te sporen en te melden. Zorg ervoor dat uw virtuele ervaringsmoderator een directe lijn heeft met AV-personeel, zodat zij problemen direct kunnen melden.

Dat is een wrap! Zoals je nu weet, zijn er veel bewegende onderdelen bij het produceren van een livestream voor een hybride sessie. Met een goede planning en de juiste partner zorg je echter voor een naadloze en plezierige streamingervaring voor iedereen.