Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.

Als je een hybride evenement plant, is het belangrijk om zowel het persoonlijke als het virtuele publiek te betrekken en ervoor te zorgen dat iedereen evenveel waarde uit de ervaring haalt. Het live streamen van uw persoonlijke inhoud naar een virtueel publiek is de sleutel om dit te bereiken, en een goed AV (audio/video)-team kan het verschil zijn tussen een inclusieve virtuele ervaring en een gemiste kans.

Terwijl u AV-teams doorlicht, zijn er enkele basisuitrusting, software, netwerk en logistieke overwegingen waar u naar moet vragen. Nadat u een bedrijf heeft gecontracteerd, profiteert u van elke gelegenheid om AV-personeel, sprekers, presentatoren en evenementenpersoneel van tevoren voor te bereiden.

Dit artikel helpt u bij de voorbereiding op uw dierenartsbezoek en de samenwerking met een AV-bedrijf, en biedt tips waarmee u succes kunt boeken voordat u live gaat. 🏍️

Begin met een duidelijk plan en visie voor het presenteren van uw hybride sessies. Zodra dat klaar is, communiceer het plan met uw AV-team. Uw AV-team moet aanbevelingen kunnen doen en specifieke vragen kunnen stellen om een ​​soepel evenement te garanderen.

Als u zich goed voorbereidt, wordt u de favoriete klant van uw AV-bedrijf! 🌟 Beschrijf uw streamingsituatie voor elke sessie in detail en zorg ervoor dat u de volgende vragen beantwoordt:

Laten we nu de belangrijkste onderwerpen en vragen bekijken die u zou moeten onderzoeken.

Een ervaren AV-bedrijf weet welke apparatuur u in uw situatie moet gebruiken. Stel specifieke vragen over hun ervaring met hybride evenementen, apparatuur, praktijken en algemene mogelijkheden voordat u iemand inhuurt. Als u iets niet begrijpt, aarzel dan niet om hen te vragen het op een andere manier uit te leggen. Het doel is dat uw AV-team precies weet wat ze nodig hebben, en dat u vertrouwen heeft in hoe uw evenement vanuit technisch oogpunt zal werken.

Als u nieuw bent in de wereld van hybride evenementen en een voorbeeld wilt van de opstelling achter de schermen voor een echt hybride evenement gehost door Webex Events (voorheen Socio), bekijk dan de volgende video!

We raden u aan ten minste twee camera's te hebben, zodat u kunt schakelen tussen verschillende opnamen van persoonlijke presentatoren, een groothoek van het podium en opnamen van het publiek. Hierdoor voelt het virtuele publiek zich dichter bij de persoonlijke ervaring.

Bedenk en plan hoe de camera's en andere AV-apparatuur de indeling en het ontwerp van elke kamer op uw persoonlijke locatie zullen beïnvloeden.

Vergeet niet om virtuele presentatoren niet buiten beschouwing te laten. Het combineren van videostreams op locatie en op afstand vereist een zorgvuldige planning en configuratie.

Audio is een van de meest uitdagende onderdelen van elk evenement, en hybride is daarop geen uitzondering. Voer vroeg en vaak gesprekken met uw productiebedrijf om ervoor te zorgen dat zij een plan hebben om audioproblemen te voorkomen.

Plan om alle audiobronnen van tevoren te testen om er zeker van te zijn dat je geen echo of looping-audio hebt, en voer een lipsynchronisatiecontrole uit om er zeker van te zijn dat je je publiek niet afleidt met niet-gesynchroniseerde audio.

Videocodering maakt de videofeed toegankelijk om online te bekijken en kan worden uitgevoerd in opname- of streamingsoftware of via hardware-encoders zoals Blackmagic-encoders. Vraag uw AV-bedrijf of zij software- of hardwarecodering gebruiken en zorg ervoor dat hun coderingsinstellingen overeenkomen met onze best practices op het gebied van streaming .

Voer vóór de show een volledige opname- en streamingtest uit om een ​​optimale videokwaliteit zonder latentie of vertraging te garanderen. Voor dit soort problemen kunnen aanpassingen aan de coderingsinstellingen of -instellingen nodig zijn.

Vertrouwensmonitors zijn televisies of beeldschermen die signalen en scripts aan de sprekers tonen. Zorg ervoor dat het AV-bedrijf vertrouwensmonitors kan leveren die naast of voor uw podiumcamera kunnen worden geplaatst. Op die manier zullen uw presentatoren, wanneer ze hun aantekeningen of script lezen, naar de camera kijken in plaats van naar een tablet of een stapel papieren.

Software speelt een cruciale rol bij het vastleggen, streamen en opnemen van persoonlijke sessies. Net als bij hardware beschikken AV-bedrijven doorgaans over een reeks software die ze in bepaalde situaties vaak gebruiken, en kunnen ze aanbevelingen doen. Onderzoek zorgvuldig elk aspect van wat u in uw livestreams wilt opnemen. Als u van plan bent vooraf opgenomen inhoud op te nemen, sponsoroverlays of banners weer te geven of feeds van meerdere software- of hardwarebronnen te gebruiken, zijn de juiste tools essentieel.

Uw AV-team is mogelijk geïnteresseerd in onze Webex Events RTMP Player oplossing, die met veel hardware- en softwareoplossingen werkt. Raadpleeg ons artikel over de Webex Events RTMP Player voor meer informatie en stuur het artikel ook naar uw AV-team!

Een snelle internetverbinding is cruciaal voor het succes van uw hybride evenement. Wij raden een minimale upload- en downloadsnelheid van 25 Mbps aan. Uw exacte behoeften kunnen lager of hoger zijn, en ervaren AV-bedrijven moeten een goed beeld hebben van hun behoeften. Bespreek dit met uw AV-bedrijf voordat u internet aanschaft op uw locatie, zodat u niet te veel of te weinig betaalt.

💡 Houd er rekening mee dat de offerte van jouw locatie mogelijk alleen de beschikbare downloadsnelheden weergeeft, dus zorg ervoor dat je ook de uploadsnelheid dubbel controleert.

Zorg ervoor dat u altijd een back-up-internetoptie bij de hand heeft. Als uw belangrijkste internetbron uitvalt, moet uw back-upbron automatisch verbinding maken om eventuele onderbrekingen te minimaliseren.

Lees ons artikel Internet Best Practices voor meer informatie over de netwerkvereisten voor evenementen.

Maak op een creatieve manier gebruik van de fysieke ruimte op de locatie om uw ervaringen op afstand en persoonlijke ervaringen met elkaar te verbinden. Gebruik bijvoorbeeld een monitor om de vraag-en-antwoord- en opiniepeilingsresultaten van virtuele bezoekers, vermeldingen op sociale media en prikbordberichten weer te geven.

Werk samen met uw AV-bedrijf om ervoor te zorgen dat er in elke kamer van uw locatie voldoende ruimte is voor apparatuur. De onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van een hybride evenement dat we organiseerden, met drie camera's, betrouwbaarheidsmonitors en een coderingstechnicus en -kit. Door samen met ons AV-team te plannen en te testen hoe we de locatieruimte het beste konden gebruiken, konden we een geweldige hybride ervaring realiseren. 🚀

Volledige repetities met presentatoren op locatie en op afstand, AV-personeel en evenementenpersoneel zijn van onschatbare waarde en moeten altijd een prioriteit zijn vóór de evenementdag. Het helpt niet alleen bij het identificeren en oplossen van eventuele technische problemen; het bereidt iedereen ook voor op signalen en overgangen, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten als ze presenteren.

Een goede oefening voor een technische repetitie is om prioriteit te geven aan het doorlopen van je meest complexe sessie van begin tot eind.

Wijs ten minste één persoon uit uw team toe om zich uitsluitend op uw externe publiek te concentreren. Ze kunnen reageren op chats en vragen, aankondigingen doen en ervoor zorgen dat deelnemers plezier hebben en zich betrokken voelen. Deze persoon kan ook letten op problemen met livestreaming en helpen bij het snel opsporen en melden van technische problemen. Zorg ervoor dat uw virtuele ervaringsmoderator een directe lijn heeft met AV-personeel, zodat zij problemen meteen kunnen melden.

Het zit er op! Zoals je nu weet, zijn er veel bewegende delen bij het produceren van een livestream voor een hybride sessie. Met een goede planning en de juiste partner zorg je echter voor een naadloze en heerlijke streamingervaring voor iedereen.

We willen graag onze vrienden van Meeting Tomorrow bedanken voor hun inzicht en hulp bij het maken van dit artikel. Als u persoonlijke, virtuele of hybride productie- of apparatuurdiensten voor evenementen nodig heeft, dan vinden wij het prettig om met hen samen te werken voor onze eigen evenementen! Geïnteresseerd? Vraag informatie aan over Meeting Tomorrow .

Vragen? Chat met ons, stuur een e-mail naar support@socio.events of woon een face-to-face sessie bij.