Questo articolo è stato tradotto dall'inglese utilizzando la traduzione automatica.

Se stai pianificando un evento ibrido, è importante coinvolgere sia il pubblico di persona che quello virtuale per assicurarti che tutti ottengano lo stesso grande valore dall'esperienza. Trasmettere in streaming live i tuoi contenuti di persona al pubblico virtuale è fondamentale per raggiungere questo obiettivo e un buon team audio/video (AV) può fare la differenza tra un'esperienza virtuale inclusiva e un'opportunità mancata.

Mentre selezioni i team AV, ci sono alcune considerazioni di base su equipaggiamento, software, rete e logistica a cui dovresti pensare. Dopo aver stipulato un contratto con un'azienda, sfrutta ogni opportunità per preparare il personale AV, gli speaker, i presentatori e lo staff dell'evento prima dell'inizio dello spettacolo.

Questo articolo ti aiuta a prepararti a esaminare e collaborare con un'azienda AV e offre suggerimenti per impostare il successo prima di lanciare il tuo progetto.

Inizia con un piano e una visione chiari per presentare le tue sessioni ibride. Quando hai finito, comunica il piano al tuo team AV. Condividilo con il tuo team AV in modo che possano fare raccomandazioni e porre domande specifiche per garantire un evento senza intoppi.

Sarai il cliente preferito della tua azienda AV se ti presenterai preparato! Descrivi in ​​dettaglio la tua situazione di streaming per ogni sessione e sii pronto a rispondere alle seguenti domande:

Ora passiamo in rassegna gli argomenti e le domande chiave che dovresti approfondire.

Un'azienda AV esperta saprà quale attrezzatura usare per la tua situazione. Fai domande specifiche sulla loro esperienza di eventi ibridi, attrezzatura, pratiche e capacità complessive prima di assumere. Se c'è qualcosa che non capisci, non esitare a chiedere loro di spiegarlo in un modo diverso. L'obiettivo è che il tuo team AV sappia esattamente di cosa ha bisogno e che tu ti senta sicuro di come funzionerà il tuo evento da un punto di vista tecnico.

Consigliamo di avere almeno due telecamere in modo da poter alternare diverse riprese dei presentatori in persona, un'ampia angolazione del palco e riprese del pubblico. Ciò aiuta il pubblico virtuale a sentirsi più vicino all'esperienza in persona.

Considera e pianifica in che modo le telecamere e le altre apparecchiature audiovisive influenzeranno la disposizione e il design di ogni sala del tuo evento.

Ricordatevi di non escludere i relatori virtuali dal mix. La combinazione di flussi video in loco e remoti richiede un'attenta pianificazione e configurazione.

L'audio è una delle parti più impegnative di qualsiasi evento, e l'ibrido non fa eccezione. Parla con la tua azienda AV in anticipo e spesso per assicurarti che abbiano un piano per prevenire qualsiasi problema audio.

Pianifica di testare tutte le sorgenti audio in anticipo per assicurarti che non ci siano echi o audio in loop, e fai un controllo della sincronizzazione labiale per assicurarti di non distrarre il pubblico con un audio fuori sincrono.

La codifica video rende il feed video accessibile per la visione online e può essere eseguita in software di acquisizione o streaming o tramite codificatori hardware come i codificatori Blackmagic. Chiedi alla tua azienda AV se utilizza la codifica software o hardware e assicurati che le loro impostazioni di codifica corrispondano alle nostre best practice di streaming .

Prima dell'inizio dello spettacolo, esegui un test completo di registrazione e streaming per garantire una qualità video ottimale senza latenza o ritardi. Qualsiasi problema di questo tipo potrebbe richiedere modifiche alle impostazioni di codifica o alla configurazione.

I monitor di sicurezza sono i televisori o i display che mostrano segnali e copioni agli oratori. Assicuratevi che la società AV possa fornire monitor di sicurezza che possono essere posizionati accanto o davanti alla telecamera del palco. In questo modo, quando i vostri presentatori leggono i loro appunti o il copione, saranno rivolti verso la telecamera anziché verso un tablet o una pila di fogli.

Il software svolge un ruolo fondamentale nell'acquisizione, nello streaming e nella registrazione di sessioni di persona. Come per l'hardware, le aziende AV in genere hanno software che tendono a utilizzare in determinate situazioni e possono fornire raccomandazioni. Esplora attentamente ogni aspetto di ciò che desideri incorporare nei tuoi streaming live. Se hai intenzione di incorporare contenuti preregistrati, mostrare sovrapposizioni o banner degli sponsor o utilizzare feed da più fonti software o hardware, gli strumenti giusti sono essenziali.

Il tuo team AV potrebbe essere interessato alla nostra soluzione Webex Events RTMP Player , che funziona con molte soluzioni hardware e software. Fai riferimento al nostro articolo su Webex Events RTMP Player per maggiori informazioni e invia l'articolo anche al tuo team AV!

Una connessione Internet veloce è fondamentale per il successo del tuo evento ibrido. Consigliamo una velocità minima di upload e download di 25 Mbps. Le tue esigenze specifiche potrebbero essere inferiori o superiori e le aziende AV esperte dovrebbero avere una buona idea delle proprie esigenze. Discutine con la tua azienda AV prima di acquistare Internet dalla tua sede in modo da non pagare troppo o ottenere troppo poco.

Tieni sempre pronta un'opzione Internet di backup. Se la tua fonte Internet principale fallisce, la fonte di backup deve connettersi automaticamente per ridurre al minimo le interruzioni.

Per maggiori informazioni sui requisiti di rete per gli eventi, leggi il nostro articolo sulle migliori pratiche di Internet .

Utilizza lo spazio fisico in modo creativo nella sede per collegare le tue esperienze da remoto e di persona. Ad esempio, usa un monitor per visualizzare i risultati dei sondaggi e delle domande e risposte dei partecipanti virtuali, le menzioni sui social media e i post sulla bacheca.

Collabora con la tua azienda AV per assicurarti che ci sia abbastanza spazio per le attrezzature in ogni stanza della tua sede. L'immagine qui sotto mostra un esempio di un evento ibrido che abbiamo ospitato, che mostra tre telecamere, monitor di sicurezza e un tecnico di codifica e un kit. La pianificazione e i test con il nostro team AV per determinare il modo migliore per utilizzare lo spazio della sede ci hanno aiutato a realizzare un'esperienza ibrida stellare. 🚀

Le prove complete con presentatori in loco e da remoto, personale AV e personale dell'evento sono inestimabili e dovrebbero sempre essere una priorità prima del giorno dell'evento. Non solo aiutano a identificare e risolvere eventuali problemi tecnici, ma preparano anche tutti a segnali e transizioni in modo che sappiano esattamente cosa aspettarsi quando presentano.

Un'ottima pratica per le prove tecniche è quella di dare priorità allo svolgimento della sessione più complessa, dall'inizio alla fine.

Assegna almeno una persona del tuo team che si concentri esclusivamente sul tuo pubblico remoto. Può rispondere a chat e domande, fare annunci e assicurarsi che i partecipanti si divertano e si sentano inclusi. Questa persona può anche controllare i problemi di streaming live e aiutare a individuare e segnalare rapidamente i problemi tecnici. Assicurati che il moderatore dell'esperienza virtuale abbia una linea diretta con il personale AV in modo che possa segnalare i problemi immediatamente.

Ecco fatto! Come ormai saprai, ci sono molte parti in movimento nella produzione di uno streaming live per una sessione ibrida. Tuttavia, con una buona pianificazione e il partner giusto, assicurerai un'esperienza di streaming fluida e piacevole per tutti.