Questo articolo è stato tradotto dall'inglese utilizzando la traduzione automatica.

Se stai pianificando un evento ibrido, è importante coinvolgere il pubblico sia di persona che virtuale e garantire che tutti traggano lo stesso grande valore dall'esperienza. Lo streaming live dei tuoi contenuti di persona al pubblico virtuale è fondamentale per raggiungere questo obiettivo e un buon team AV (audio/video) può fare la differenza tra un'esperienza virtuale inclusiva e un'occasione mancata.

Durante l'esame dei team AV, ci sono alcune considerazioni logistiche, relative all'attrezzatura di base, al software, alla rete e di cui dovresti informarti. Dopo aver ingaggiato un'azienda, sfrutta ogni opportunità per preparare in anticipo il personale AV, i relatori, i presentatori e lo staff dell'evento.

Questo articolo ti aiuta a prepararti per esaminare e lavorare con un'azienda AV e offre suggerimenti per prepararti al successo prima di andare in diretta. 🏍️

Inizia con un piano e una visione chiari per presentare le tue sessioni ibride. Una volta predisposto, comunica il piano al tuo team AV. Il tuo team AV dovrebbe essere in grado di formulare raccomandazioni e porre domande specifiche per garantire un evento senza intoppi.

Se arrivi preparato, sarai il cliente preferito della tua azienda AV! 🌟 Descrivi dettagliatamente la tua situazione di streaming per ogni sessione e preparati a rispondere alle seguenti domande:

Ora esaminiamo gli argomenti chiave e le domande che dovresti esplorare.

Un'azienda AV esperta saprà quale attrezzatura utilizzare per la tua situazione. Poni domande specifiche sulla loro esperienza in eventi ibridi, attrezzature, pratiche e capacità generali prima di assumere. Se c'è qualcosa che non capisci, non esitare a chiedere loro di spiegartelo in modo diverso. L'obiettivo è che il tuo team AV sappia esattamente di cosa ha bisogno e che tu ti senta sicuro di come funzionerà il tuo evento da un punto di vista tecnico.

Se sei nuovo nel mondo degli eventi ibridi e desideri un esempio della configurazione dietro le quinte di un vero evento ibrido ospitato da Webex Events (in precedenza Socio), guarda il video seguente!

Ti consigliamo di avere almeno due fotocamere in modo da poter alternare tra diverse inquadrature dei relatori di persona, un ampio angolo del palco e inquadrature del pubblico. Ciò aiuta il pubblico virtuale a sentirsi più vicino all'esperienza di persona.

Considera e pianifica il modo in cui le telecamere e le altre apparecchiature AV influenzeranno il layout e il design di ogni stanza nella tua sede di persona.

Ricorda di non lasciare i presentatori virtuali fuori dal mix. La combinazione di flussi video in sede e remoti richiede un'attenta pianificazione e configurazione.

L'audio è una delle parti più impegnative di qualsiasi evento e l'ibrido non fa eccezione. Parla con la tua società di produzione presto e spesso per assicurarti che abbiano un piano per prevenire eventuali problemi audio.

Pianifica di testare tutte le sorgenti audio in anticipo per assicurarti di non avere eco o audio in loop ed esegui un controllo di sincronizzazione labiale per assicurarti di non distrarre il pubblico con audio non sincronizzato.

La codifica video rende il feed video accessibile per la visione online e può essere eseguita tramite software di acquisizione o streaming o tramite codificatori hardware come i codificatori Blackmagic. Chiedi alla tua azienda AV se utilizza la codifica software o hardware e assicurati che le loro impostazioni di codifica corrispondano alle nostre migliori pratiche di streaming .

Prima dell'inizio dello spettacolo, esegui un test completo di registrazione e streaming per garantire una qualità video ottimale senza latenza o ritardi. Eventuali problemi come questo potrebbero richiedere modifiche alle impostazioni o alla configurazione di codifica.

I monitor di fiducia sono televisori o display che mostrano segnali e script agli oratori. Assicurati che l'azienda AV possa fornire monitor di sicurezza che possano essere posizionati accanto o davanti alla telecamera sul palco. In questo modo, quando i tuoi relatori leggeranno i loro appunti o il copione, saranno rivolti verso la telecamera invece che davanti a un tablet o a un fascio di fogli.

Il software svolge un ruolo fondamentale nell'acquisizione, nello streaming e nella registrazione di sessioni di persona. Come per l'hardware, le aziende AV in genere dispongono di una serie di software che tendono a utilizzare in determinate situazioni e possono fornire consigli. Esplora attentamente ogni aspetto di ciò che desideri incorporare nei tuoi live streaming. Se prevedi di incorporare contenuti preregistrati, mostrare sovrapposizioni o banner degli sponsor o utilizzare feed da più fonti software o hardware, gli strumenti giusti sono essenziali.

Il tuo team AV potrebbe essere interessato alla nostra soluzione Webex Events RTMP Player , che funziona con molte soluzioni hardware e software. Fare riferimento al nostro articolo sul Webex Events RTMP Player per ulteriori informazioni e inviare l'articolo anche al team AV!

Una connessione Internet veloce è fondamentale per il successo del tuo evento ibrido. Consigliamo una velocità minima di upload e download di 25 Mbps. Le tue esigenze esatte potrebbero essere inferiori o superiori e le aziende AV esperte dovrebbero avere una buona idea delle loro esigenze. Discutetene con la vostra società AV prima di acquistare Internet dalla vostra sede in modo da non pagare più del dovuto o ottenere troppo poco.

💡 Tieni presente che il preventivo della tua sede potrebbe mostrare solo le velocità di download disponibili, quindi fai attenzione a ricontrollare anche la velocità di upload.

Tieni sempre pronta un'opzione Internet di backup. Se la tua fonte Internet principale non funziona, la fonte di backup deve connettersi automaticamente per ridurre al minimo eventuali interruzioni.

Leggi il nostro articolo sulle migliori pratiche per Internet per ulteriori informazioni sui requisiti della rete degli eventi.

Utilizza lo spazio fisico in modo creativo presso la sede per connettere le tue esperienze remote e di persona. Ad esempio, utilizza un monitor per visualizzare le domande e risposte dei partecipanti virtuali e i risultati dei sondaggi, le menzioni sui social media e i post in bacheca.

Collabora con la tua azienda AV per assicurarti che disponga di spazio sufficiente per le apparecchiature in ogni stanza della sede. L'immagine seguente mostra un esempio di un evento ibrido da noi ospitato, che mostra tre telecamere, monitor di sicurezza, un tecnico e un kit di codifica. La pianificazione e i test con il nostro team AV per determinare il modo migliore di utilizzare lo spazio della sede ci hanno aiutato a realizzare un'esperienza ibrida stellare. 🚀

Le prove complete con relatori in loco e remoti, personale AV e personale dell'evento hanno un valore inestimabile e dovrebbero sempre essere una priorità prima del giorno dell'evento. Non solo aiuta a identificare e risolvere eventuali problemi tecnici, ma prepara anche tutti a suggerimenti e transizioni in modo che sappiano esattamente cosa aspettarsi durante la presentazione.

Un'ottima pratica per una prova tecnica è dare la priorità all'esecuzione della sessione più complessa dall'inizio alla fine.

Assegna almeno una persona del tuo team a concentrarsi esclusivamente sul tuo pubblico remoto. Possono rispondere a chat e domande, fare annunci e assicurarsi che i partecipanti si divertano e si sentano inclusi. Questa persona può anche prestare attenzione ai problemi di streaming live e aiutare a individuare e segnalare rapidamente problemi tecnici. Assicurati che il moderatore della tua esperienza virtuale abbia una linea diretta con il personale AV in modo che possa segnalare immediatamente i problemi.

Questo è tutto! Come ormai sai, ci sono molte parti in movimento nella produzione di un live streaming per una sessione ibrida. Tuttavia, con una buona pianificazione e il partner giusto, garantirai un'esperienza di streaming perfetta e piacevole per tutti.

Vorremmo ringraziare i nostri amici di Meeting Tomorrow per la loro intuizione e il loro aiuto nella creazione di questo articolo. Se hai bisogno di servizi di produzione o attrezzature di eventi di persona, virtuali o ibridi, abbiamo trovato delizioso lavorare con loro per i nostri eventi! Interessato? Richiedi informazioni sull'incontro di domani .

Domande? Chatta con noi, invia un'e-mail a support@socio.events o partecipa a una sessione faccia a faccia .