Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.
L'un des avantages d'une Event App est que les participants ont un accès facile aux informations sur les incroyables conférenciers, sponsors et exposants impliqués dans votre événement. Bien que vous puissiez collecter et saisir ces informations manuellement, cela prend du temps et implique probablement des allers-retours avec chaque personne — c'est là qu'interviennent les formulaires de collaboration !
Les formulaires de collaboration Webex Events vous permettent d'inviter des conférenciers, des sponsors et des exposants à gérer indépendamment les aspects des profils de fonctionnalités de leur Event App , tels que le nom, l'icône d'image, la description, les pièces jointes, etc. Une fois le formulaire soumis, les modifications sont automatiquement reflétées dans l' Event App, ce qui vous fait gagner un temps et une énergie précieux ! ✨
Continuez à lire pour découvrir comment configurer et gérer les formulaires de collaboration et en savoir plus sur l'expérience collaborateur.
💡 Gardez à l'esprit que cet article fait référence aux conférenciers, sponsors et exposants comme des « collaborateurs ».
Ajouter une adresse e-mail de point de contact pour un collaborateur
Par défaut, l'email de contact des collaborateurs est l'email que vous avez renseigné lors de la création de votre Evénement . Vous pouvez modifier cet e-mail dans les paramètres d'une fonctionnalité si vous souhaitez que les questions des collaborateurs soient envoyées à une autre adresse e-mail. À titre d'exemple, voici comment ajouter un e-mail de contact à la fonctionnalité Haut-parleurs.
Dans la barre de navigation de votre événement, sous «Event App», cliquez sur Fonctionnalités .
Cliquez sur Haut-parleurs .
Sur la page Haut-parleurs, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⚙️ ).
Dans le modal qui apparaît, saisissez un e-mail dans le champ E-mail du contact du collaborateur .
Cliquez sur Enregistrer les modifications .
Mettre en place des formulaires de collaboration
La configuration du formulaire de collaboration est le même processus pour les profils de sponsors, d’exposants et d’intervenants. Configurez des formulaires de collaboration individuellement ou utilisez le modèle d'importation de fonctionnalités pour configurer des formulaires de collaboration en masse.
Configurer un formulaire de collaboration individuel
Pour configurer un formulaire pour un profil de conférencier, de sponsor ou d'exposant individuel :
Sur la page de fonctionnalité, ajoutez ou modifiez un conférencier, un sponsor ou un exposant. Pour savoir comment procéder, reportez-vous aux guides suivants pour chaque fonctionnalité :
Dans le modal qui apparaît, saisissez les informations nécessaires et reportez-vous aux guides de fonctionnalités liés ci-dessus.
Ne sélectionnez pas d'option dans la liste déroulante « Fournisseur de contenu » si vous souhaitez que les collaborateurs ajoutent leurs propres médias.
Vous ne pouvez pas inclure les champs suivants dans le formulaire de collaboration, vous devrez donc les saisir vous-même :
Emplacement
Catégorie
Taille du stand
Liens internes
Engagement des participants
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur la section Collaboration pour la développer. Cela révèle les options à inclure dans les paramètres du formulaire de collaboration et de l'invitation à la collaboration.
Sélectionnez les options auxquelles vous souhaitez que votre collaborateur modifie ou ajoute des informations :
Image - L'icône qui apparaît sur le profil de fonctionnalité du collaborateur dans l' Event App, comme le logo d'un sponsor ou d'un exposant, ou le portrait d'un conférencier. Reportez-vous à notre article de référence rapide sur les dimensions de l’image pour connaître les exigences en matière de dimensions et de types de fichiers.
Nom : le nom officiel de l'orateur, du sponsor ou de l'exposant qui s'affiche dans l' Event App.
Étiquette/Sous-titre : une brève déclaration qui apparaît sous le nom du collaborateur sur son profil de fonctionnalité. C'est un endroit idéal pour les sponsors et les exposants qui souhaitent ajouter le slogan, le secteur ou la région de leur organisation. Les orateurs peuvent ajouter leur titre et leur entreprise.
Description - C'est l'occasion d'en dire plus au participant sur le collaborateur. Les sponsors et les exposants peuvent ajouter plus de détails sur leur organisation. Les conférenciers peuvent ajouter leur biographie, leur spécialité et la raison pour laquelle ils prennent la parole lors de l'événement. Il existe des outils de formatage de texte de base, ainsi que des options pour insérer des hyperliens, des images et même des GIF animés. 🙌
Couverture de stand - Cette option apparaît lorsque vous sélectionnez une taille de stand moyenne ou grande. Reportez-vous à notre article de référence rapide sur les dimensions de l’image pour connaître les exigences en matière de dimensions et de types de fichiers.
Pièces jointes : cette option permet aux collaborateurs de joindre un fichier au formulaire de collaboration, comme du matériel de session, des brochures, des pages d'une page, etc.
Fournisseur de contenu : si vous souhaitez que ce collaborateur ajoute des médias à son profil, comme une vidéo promotionnelle ou une fiche d'information, cochez cette case, puis sélectionnez les options parmi lesquelles le collaborateur doit choisir.
Appels à l'action des participants : cochez cette case et sélectionnez les options dans la liste déroulante pour permettre à ce collaborateur d'ajouter du texte de bouton personnalisé et des liens pour les éléments suivants :
Demande de suivi : les collaborateurs peuvent ajouter leur adresse e-mail ici afin que les participants puissent leur envoyer un e-mail.
Planifier une réunion - Les collaborateurs peuvent ajouter un lien vers un outil de calendrier permettant aux participants de planifier une réunion.
Liens externes : cochez cette case et sélectionnez téléphone, e-mail et/ou site Web dans la liste déroulante. Les collaborateurs peuvent ajouter autant de liens externes qu’ils le souhaitent. Pour en savoir plus, lisez notre article sur les liens externes .
Maintenant que vous avez coché les cases à côté des éléments que vous souhaitez que le collaborateur gère, il est temps d'ajouter l'adresse e-mail du collaborateur et de rédiger un message électronique.
E-mail du collaborateur : saisissez l'adresse e-mail à laquelle l'invitation doit être envoyée.
Message électronique - Il s'agit du message que le collaborateur recevra à l'adresse e-mail que vous avez saisie dans le champ « E-mail du collaborateur ». Il contient du texte pré-rempli et nous vous encourageons à le personnaliser si nécessaire. Voici quelques suggestions:
Pensez à ajouter une date limite pour soumettre le formulaire de collaboration.
Adressez-vous au collaborateur par son nom pour une touche personnelle supplémentaire. 😄
Dites-leur ce que vous voulez qu'ils fassent avec le formulaire. Par exemple, si vous avez déjà rempli les informations et souhaitez simplement leur approbation, ou si vous avez besoin qu'ils fournissent certaines parties manquantes de leur profil, c'est un excellent endroit pour l'expliquer !
Ajoutez les dimensions d'image requises si vous souhaitez que les collaborateurs téléchargent leur propre icône de profil ou couverture de stand. Reportez-vous à notre article de référence rapide sur les dimensions de l’image pour connaître les exigences en matière de dimensions et de types de fichiers.
Envoyer un e-mail à ce collaborateur : lorsque cette case est cochée, un e-mail contenant un lien vers le formulaire de collaboration est automatiquement envoyé à l'adresse e-mail du collaborateur après avoir cliqué sur "Enregistrer les modifications".
Lien collaborateur - Le lien unique vers le formulaire du collaborateur. Ce lien s'affiche après avoir cliqué sur « Enregistrer les modifications ».
Si nécessaire, cliquez sur le bouton « Régénérer » pour désactiver le lien actuel et générer un nouveau lien unique. Attention à partager le lien le plus à jour avec le collaborateur.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications . Vous pouvez revenir et modifier vos sélections à tout moment.
Configurer plusieurs formulaires de collaboration
Vous pouvez utiliser un modèle d'importation de fonctionnalités pour configurer plusieurs formulaires de collaboration à la fois. La section suivante est un aperçu général de ce processus. Pour obtenir des instructions complètes sur l’utilisation des modèles d’importation, lisez notre article Importer et exporter des données dans Webex Events .
Téléchargez le modèle d'importation de la fonctionnalité pour créer de nouveaux profils ou exportez les profils de fonctionnalités existants si vous les avez déjà configurés.
Ouvrez le modèle d'importation et lisez la feuille « Instructions » pour savoir comment ajouter correctement des informations et sélectionner les options du formulaire de collaboration.
Une fois que vous avez configuré les options du formulaire de collaboration, importez le modèle.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer des invitations à des formulaires de collaboration, envoyez un e-mail aux collaborateurs un par un ou en masse à partir de la page de fonctionnalités. La section Gérer les collaborateurs de cet article contient plus de détails.
L'expérience collaborateur
Le courriel
Si vous avez saisi l'e-mail d'un collaborateur et coché la case « Envoyer un e-mail à ce collaborateur », après avoir cliqué sur « Enregistrer les modifications », un e-mail automatique est envoyé au collaborateur l'invitant à utiliser le formulaire de collaboration. Le corps de l'e-mail contient le texte que vous avez saisi dans le champ « Message électronique ». Les collaborateurs cliquent simplement sur le bouton Mettre à jour les informations pour ouvrir le formulaire de collaboration — aucune connexion n'est requise !
Les collaborateurs peuvent également répondre à l'e-mail s'ils ont des questions complémentaires. Cette réponse est envoyée à l' adresse e-mail que vous avez définie dans les paramètres de la fonctionnalité .
Le formulaire de collaboration
Après avoir cliqué sur le bouton « Mettre à jour les informations » dans l'e-mail, le formulaire de collaboration s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Seules les options que vous avez sélectionnées apparaissent sur cette page sous forme de champs modifiables, y compris toutes les informations que vous avez déjà ajoutées à leur profil. Par exemple, si vous avez ajouté du texte à la description, puis coché la case Description dans la section Collaboration, le collaborateur peut réviser et modifier ce que vous avez saisi. Si vous n'avez rien ajouté, le collaborateur peut ajouter des informations à partir de zéro.
Lorsque le collaborateur a fini d'ajouter des informations, il clique sur Soumettre et les modifications sont automatiquement reflétées dans son profil de fonctionnalité. Ils peuvent revenir ultérieurement au formulaire de collaboration pour effectuer des mises à jour en utilisant le lien contenu dans l'e-mail ou le lien de collaborateur que vous leur avez fourni jusqu'à ce que vous révoquiez la collaboration .
Suivi et réception des soumissions
À mesure que vous activez les formulaires de collaboration et commencez à inviter des conférenciers, des sponsors et des exposants à collaborer sur leurs profils, de nouveaux statuts apparaissent dans les colonnes « E-mail de collaboration » et « Formulaire de collaboration » sur la page de fonctionnalités.
E-mail de collaboration : cette colonne indique si l'invitation à la collaboration a été envoyée par e-mail au collaborateur.
Aucun e-mail - Si vous avez configuré un formulaire de collaboration et n'avez pas ajouté d'e-mail de collaborateur, le statut est « Aucun e-mail ».
Non envoyé - Si vous avez configuré le formulaire de collaboration et n'avez pas coché la case « Envoyer un e-mail à ce collaborateur », le statut est « Non envoyé ».
Envoyé : après avoir envoyé un e-mail au collaborateur, le statut passe à « Envoyé ».
Formulaire de collaboration : cette colonne affiche le statut du formulaire de collaboration.
Créé - Vous avez configuré le formulaire de collaboration.
Soumis : le collaborateur a rempli le formulaire de collaboration et soumis des modifications à son profil.
Révoqué - Le formulaire de collaboration n'est plus actif pour ce collaborateur.
Gérer la collaboration
Une fois que vous avez configuré un formulaire de collaboration pour un profil de sponsor, de conférencier ou d'exposant, de nouvelles options de gestion de collaboration deviennent disponibles sur la page de fonctionnalités.
Pour gérer les collaborateurs en masse, cliquez d'abord sur le filtre Tous les éléments et sélectionnez un statut sous « Statut de l'e-mail de collaboration » ou « Statut du formulaire de collaboration ». Ceci est utile, par exemple, si vous avez utilisé l'outil d'importation et êtes prêt à envoyer une invitation à la collaboration à toutes les personnes ayant le statut « Non envoyé », ou si vous souhaitez révoquer la collaboration de plusieurs collaborateurs.
Cochez les cases à côté des collaborateurs que vous souhaitez gérer, ou cochez la case à côté de l'étiquette « Nom » pour sélectionner tous les profils. Cliquez sur l'icône à trois points ( ⋯ ) à côté de la barre de recherche et sélectionnez une option dans la liste déroulante.
Pour gérer un collaborateur individuel, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⋯ ) à côté du collaborateur et sélectionnez une option dans la liste déroulante.
Envoyer un e-mail au collaborateur - Cette option est disponible lorsque tous les profils sélectionnés disposent d'un e-mail de collaborateur. Sélectionnez-le pour envoyer un e-mail d'invitation à une collaboration si vous ne l'avez pas encore fait, ou pour envoyer un rappel de date limite ou une demande d'informations supplémentaires.
Révoquer la collaboration : cette option est disponible lorsqu'aucun profil sélectionné n'a le statut « Révoqué ». La sélection de cette option désactive les formulaires de collaboration pour les profils sélectionnés et modifie le statut en « Révoqué ».
Réactiver la collaboration : cette option est disponible lorsque tous les profils sélectionnés ont le statut « Révoqué ». La sélection de cette option réactive les formulaires de collaboration pour les profils sélectionnés.
Vous savez maintenant comment collaborer avec des conférenciers, des sponsors et des exposants sur leurs profils Event App ! Une fois que leurs profils sont riches en informations, pensez à intégrer le contenu de Event App dans votre site Web externe avec des widgets .
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