Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

Cet article enseigne aux bénévoles et au personnel de l'enregistrement des sessions comment enregistrer les participants à l'entrée et à la sortie des sessions, gérer les erreurs, consulter l'historique des enregistrements, basculer entre les modes d'enregistrement et de départ et modifier les sessions.

Si vous êtes un organisateur d'événements, lisez notre aperçu du processus sur Onsite et notre calendrier pour savoir comment préparer votre équipement, votre lieu et votre personnel pour l'enregistrement de l'événement et de la session !

💡 Gardez à l'esprit que vous devez vous connecter à l'application Onsite en utilisant la connexion à votre compte de plateforme Webex Events . Si vous ne parvenez pas à vous connecter, demandez à votre organisateur d'événement de vous ajouter à son équipe sur la plateforme Webex Events . Notre article Inviter des administrateurs dans votre équipe et gérer les paramètres de l’équipe contient plus d’informations.

Après vous être connecté à l'application Onsite et sélectionné un événement et des sessions , appuyez sur la session à laquelle vous souhaitez enregistrer les participants, puis appuyez sur Démarrer l'enregistrement . Cela lance le mode d'enregistrement géré ou kiosque, selon la configuration de la session.

Lorsqu'une session est configurée pour un enregistrement géré, la caméra de votre appareil s'active immédiatement lorsque vous appuyez sur « Démarrer l'enregistrement » et vous pouvez commencer à scanner les codes QR immédiatement.

Lorsqu'une session est configurée pour le mode kiosque, appuyer sur le bouton « Démarrer l'enregistrement » affiche un écran avec le logo de l'événement, le nom de la session, le code QR et les options de recherche. Les participants sont généralement censés s'enregistrer lorsqu'une session est configurée pour le mode kiosque.

Tout d’abord, autorisez l’autorisation de la caméra pour l’application Onsite , puis scannez simplement le code QR d’un badge pour enregistrer instantanément l’entrée ou la sortie d’un participant. Si les participants utilisent l' Webex Events App sur leurs appareils mobiles, ils peuvent également appuyer sur la fonctionnalité Mon code QR et vous pouvez scanner le code QR sur l'écran de leur appareil.

Si nécessaire, appuyez sur l'icône de rotation de la caméra pour basculer entre les caméras arrière et avant.

Si le badge d'un participant ne peut pas être scanné, appuyez sur le bouton Rechercher pour le trouver manuellement.

En mode kiosque, appuyez sur Terminer sur la page de confirmation d'enregistrement pour numériser ou rechercher le prochain participant.

La fonction de recherche vous permet de trouver des participants en recherchant leur nom, leur adresse e-mail, leur entreprise ou leur titre. Lorsque vous trouvez le participant, appuyez sur Enregistrement à côté de son nom. S'il existe plusieurs résultats de recherche portant le même nom, appuyez sur un résultat pour vérifier le titre, l'entreprise, le groupe exclusif, l'adresse e-mail et les groupes du participant.

💡 Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas accéder à la page de profil du participant si la session est configurée pour empêcher l'accès.

Lorsqu'il est temps de vérifier le départ des participants, accédez à l'écran de numérisation du code QR et appuyez sur le bouton Enregistrement pour passer en mode Départ. Si le bouton Check-In n’apparaît pas sur cet écran, le check-out n’est pas requis.

Des erreurs peuvent parfois apparaître pour l'une des raisons suivantes :

Lorsqu'une erreur apparaît, appuyez sur le bouton Afficher les détails pour connaître la raison complète de l'erreur. Si nécessaire, demandez de l’aide à l’organisateur de l’événement.

Parfois, vous devrez peut-être marquer manuellement un participant comme enregistré si une session est à pleine capacité ou si un participant n'est pas affecté à une piste à laquelle il devrait être affecté. Certains participants devront peut-être également procéder au paiement avant que vous soyez prêt à passer en mode de paiement.

Pour enregistrer manuellement l'entrée ou la sortie d'un participant :

Dans la page Session sous Participants, appuyez sur l' en-tête NON ENREGISTRÉ pour le réduire et afficher la section ENREGISTRÉ . Cette section affiche tous les participants actuellement enregistrés à la session.

Pour consulter toutes les interactions d'arrivée et de départ, appuyez sur l'onglet Historique .

Lorsque vous avez terminé l'enregistrement pour une session et que vous êtes prêt à passer à une autre :

Si vous ne trouvez pas la session que vous recherchez, l'appareil peut être verrouillé sur certaines sessions uniquement.

Appuyez à nouveau sur l'icône de verrouillage, sélectionnez la ou les sessions dont vous avez besoin, appuyez sur Confirmer la sélection et saisissez à nouveau le mot de passe des paramètres pour verrouiller l'appareil sur la ou les sessions sélectionnées.

Des questions? Discutez avec nous ou envoyez un e-mail à support@socio.events