Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

Nous savons combien de travail, d’organisation et de coordination il faut pour planifier un événement extraordinaire. C'est pourquoi nous avons créé un calendrier de planification d'événements avec les meilleures pratiques éclairées par nos incroyables clients et notre propre expérience en matière de planification d'événements. Que vous planifiiez votre premier événement ou que vous soyez un organisateur d'événements chevronné, cette chronologie est destinée à vous aider à planifier un événement réussi avec les produits Webex Events du début à la fin. ⏲️

Cet article présente deux ressources de chronologie de planification d'événements : une infographie et un document de planification d'événements détaillé et personnalisable. Continuez à lire pour savoir comment accéder et utiliser ces ressources ! 📚

Cette infographie est un calendrier de planification d'événements de haut niveau qui présente les étapes majeures de la planification d'événements sur six mois. C'est une référence parfaite pour vous aider à rester sur la bonne voie lorsque vous planifiez votre événement à l'aide des produits Webex Events .

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder à l'infographie :

Téléchargez-le, imprimez-le, faites-en votre économiseur d'écran ou tout ce qui vous est le plus utile !

Notre document de planification d' Webex Events fournit une liste chronologique des tâches à accomplir pendant le processus de planification d'un événement, de 6 mois avant votre événement jusqu'après l'événement. Considérez-le comme une feuille de route contenant des conseils pour vous aider à allouer suffisamment de temps à chaque tâche, à rester sur la bonne voie et à respecter les délais. Grâce aux filtres intégrés pour les produits et le type d'événement, vous pouvez le personnaliser pour afficher uniquement les étapes qui s'appliquent aux produits que vous avez achetés et au type d'événement que vous planifiez.

Étant donné que chaque événement est différent, vous constaterez peut-être que votre événement ne nécessite pas certaines tâches, ou que vous pouvez effectuer certaines tâches dans un délai légèrement différent, et ce n'est pas grave ! Utilisez simplement ce document comme base et ajustez-le si nécessaire.

Les étapes suivantes vous montrent comment copier et personnaliser le document.

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder au document de planification du calendrier de l'événement. Assurez-vous que vous êtes connecté à un compte Google.

💡 Gardez à l'esprit que les tâches « Tous les événements » répertoriées au début du document de planification s'appliquent à tous les événements, quels que soient vos produits ou votre type d'événement, et qu'elles ne respectent pas nécessairement un calendrier spécifique. Assurez-vous de référencer ces tâches et ressources !

Cliquez sur le fichier Google Sheets et sélectionnez Faire une copie dans la liste déroulante. Renommez le document copié quelque chose comme « {Votre nom d'événement} Chronologie de l'événement » et cliquez sur Faire une copie .

💡 Gardez à l'esprit que si vous ne pouvez pas sélectionner « Faire une copie » dans le menu déroulant « Fichier », cela signifie probablement que vous n'êtes pas connecté à un compte Google. Connectez-vous, puis réessayez de faire une copie.

Il est maintenant temps d'utiliser les filtres sur votre copie personnelle !

Maintenant que vous disposez d'une nouvelle copie de la chronologie pour vous-même, utilisez les filtres intégrés « Produits » et « Type d'événement » pour commencer à personnaliser la chronologie. Dans le filtre Produits , sélectionnez les produits Webex Events que vous utilisez pour votre événement. Ne tenez pas compte de l'erreur « Invalide ».

Les options « Participants » et « Sessions » sont déjà sélectionnées pour votre commodité. 😉

💡 Gardez à l'esprit que si vous sélectionnez accidentellement un produit que vous ne souhaitez pas inclure dans votre timeline, effacez complètement le texte dans le filtre, puis sélectionnez à nouveau les bons produits. Veillez également à inclure les options « Participants » et « Sessions ».

Ensuite, utilisez le filtre Type d'événement pour sélectionner votre type d'événement. Par exemple, si vous organisez un événement hybride, choisissez « Hybride » !

Le document de planification du calendrier contient toutes les tâches du calendrier qui s'appliquent à vos produits et à votre type d'événement ! Faisons un tour de la feuille de calcul maintenant qu'elle contient davantage de tâches de chronologie.

💡 Gardez à l'esprit que les filtres que vous avez utilisés pour remplir le document de chronologie copient les données d'ailleurs en utilisant la magie des feuilles de calcul, ce qui signifie que vous ne pouvez pas modifier le contenu des champs Produit, Tâche de chronologie, Détails et rappels de la tâche et Ressources. Vous pouvez toutefois modifier les colonnes Tâche terminée et Propriétaire.

Une fois que vous avez terminé de sélectionner les filtres, si vous souhaitez personnaliser encore plus la chronologie ou simplement la présenter dans un format qui vous convient le mieux, pensez à copier le contenu sur la feuille de calcul et à coller les valeurs dans votre outil de gestion de projet préféré.

Nous améliorons continuellement nos produits et nos ressources, et nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles ! Après avoir utilisé l'une de ces ressources chronologiques, pensez à répondre à cette enquête pour nous faire savoir comment cela s'est passé et comment nous pouvons améliorer votre expérience.

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