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Si vous planifiez un événement hybride, il est important d'impliquer à la fois le public en personne et le public virtuel et de garantir que chacun tire la même valeur de l'expérience. La diffusion en direct de votre contenu en personne vers des publics virtuels est essentielle pour y parvenir, et une bonne équipe AV (audio/vidéo) peut faire la différence entre une expérience virtuelle inclusive et une opportunité manquée.

Lorsque vous examinez les équipes audiovisuelles, vous devez vous renseigner sur certains équipements de base, logiciels, réseaux et considérations logistiques. Après avoir engagé une entreprise, profitez de chaque opportunité pour préparer à l’avance le personnel audiovisuel, les conférenciers, les animateurs et le personnel de l’événement.

Cet article vous aide à vous préparer à vérifier et à travailler avec une société audiovisuelle, et propose des conseils pour vous préparer au succès avant de lancer votre projet. 🏍️

Commencez par un plan et une vision clairs pour présenter vos sessions hybrides. Une fois que cela est en place, communiquez le plan à votre équipe audiovisuelle. Votre équipe audiovisuelle doit être en mesure de faire des recommandations et de poser des questions spécifiques pour garantir le bon déroulement de l'événement.

Vous serez le client préféré de votre entreprise audiovisuelle si vous êtes préparé ! 🌟 Décrivez en détail votre situation de streaming pour chaque session et soyez prêt à répondre aux questions suivantes :

Passons maintenant en revue les sujets et questions clés que vous devriez explorer.

Une entreprise audiovisuelle expérimentée saura quel équipement utiliser pour votre situation. Posez des questions spécifiques sur leur expérience d'événement hybride, leur équipement, leurs pratiques et leurs capacités globales avant d'embaucher. S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, n'hésitez pas à leur demander de l'expliquer différemment. L’objectif est que votre équipe audiovisuelle sache exactement ce dont elle a besoin et que vous ayez confiance dans le fonctionnement technique de votre événement.

Si vous êtes nouveau dans le monde des événements hybrides et que vous souhaitez un exemple de configuration en coulisses pour un véritable événement hybride hébergé par Webex Events (anciennement Socio), regardez la vidéo suivante !

Nous vous recommandons d'avoir au moins deux caméras afin que vous puissiez basculer entre différentes prises de vue des présentateurs en personne, un grand angle de la scène et des prises de vue du public. Cela aide le public virtuel à se sentir plus proche de l’expérience en personne.

Réfléchissez et planifiez l'impact des caméras et autres équipements audiovisuels sur l'aménagement et la conception de chaque salle de votre salle en personne.

N'oubliez pas de ne pas laisser les présentateurs virtuels en dehors du mix. La combinaison de flux vidéo sur site et à distance nécessite une planification et une configuration minutieuses.

L'audio est l'un des aspects les plus difficiles de tout événement, et l'hybride ne fait pas exception. Discutez tôt et souvent avec votre société de production pour vous assurer qu'elle a un plan pour éviter tout problème audio.

Prévoyez de tester toutes les sources audio à l'avance pour vous assurer que vous n'avez pas d'écho ou de boucle audio, et effectuez une vérification de synchronisation labiale pour vous assurer de ne pas distraire votre public avec un son désynchronisé.

L'encodage vidéo rend le flux vidéo accessible pour le regarder en ligne et peut être effectué dans un logiciel de capture ou de streaming ou via des encodeurs matériels tels que les encodeurs Blackmagic. Demandez à votre société audiovisuelle si elle utilise un encodage logiciel ou matériel et assurez-vous que ses paramètres d'encodage correspondent à nos meilleures pratiques de streaming .

Avant l’heure du spectacle, effectuez un test complet d’enregistrement et de streaming pour garantir une qualité vidéo optimale sans latence ni décalage. Tout problème comme celui-ci peut nécessiter des modifications des paramètres ou de la configuration d’encodage.

Les moniteurs de confiance sont des téléviseurs ou des écrans qui affichent des signaux et des scripts aux haut-parleurs. Assurez-vous que la société audiovisuelle peut fournir des moniteurs de confiance qui peuvent être positionnés à côté ou devant votre caméra de scène. De cette façon, lorsque vos présentateurs liront leurs notes ou leur script, ils seront face à la caméra plutôt que devant une tablette ou une liasse de papiers.

Les logiciels jouent un rôle essentiel dans la capture, la diffusion en continu et l'enregistrement des sessions en personne. Comme pour le matériel, les sociétés audiovisuelles disposent généralement d’un ensemble de logiciels qu’elles ont tendance à utiliser dans certaines situations et peuvent formuler des recommandations. Explorez attentivement chaque aspect de ce que vous souhaitez intégrer dans vos diffusions en direct. Si vous envisagez d'incorporer du contenu préenregistré, d'afficher des superpositions ou des bannières de sponsors, ou d'utiliser des flux provenant de plusieurs sources logicielles ou matérielles, les bons outils sont essentiels.

Votre équipe audiovisuelle pourrait être intéressée par notre solution Webex Events RTMP Player , qui fonctionne avec de nombreuses solutions matérielles et logicielles. Reportez-vous à notre article sur le Webex Events RTMP Player pour plus d’informations et envoyez également l’article à votre équipe audiovisuelle !

Une connexion Internet rapide est essentielle au succès de votre événement hybride. Nous recommandons une vitesse de téléchargement et de téléchargement d'au moins 25 Mbps. Vos besoins exacts peuvent être inférieurs ou supérieurs, et les entreprises audiovisuelles expérimentées devraient avoir une bonne idée de leurs besoins. Discutez-en avec votre société audiovisuelle avant d'acheter Internet sur votre site afin de ne pas payer trop cher ou d'obtenir trop peu.

💡 Gardez à l'esprit que le devis de votre établissement ne peut indiquer que les vitesses de téléchargement disponibles, alors veillez également à vérifier la vitesse de téléchargement.

Ayez toujours une option Internet de sauvegarde à portée de main. Si votre source Internet principale tombe en panne, votre source de sauvegarde doit se connecter automatiquement pour minimiser les interruptions.

Lisez notre article sur les meilleures pratiques Internet pour plus d’informations sur les exigences du réseau événementiel.

Utilisez l'espace physique de manière créative sur place pour connecter vos expériences à distance et en personne. Par exemple, utilisez un moniteur pour afficher les questions-réponses et les résultats des sondages des participants virtuels, les mentions sur les réseaux sociaux et les publications sur le mur.

Travaillez avec votre société audiovisuelle pour vous assurer qu’elle dispose de suffisamment d’espace pour l’équipement dans chaque pièce de votre salle. L'image ci-dessous montre un exemple d'un événement hybride que nous avons organisé, montrant trois caméras, des moniteurs de confiance, ainsi qu'un technicien et un kit d'encodage. La planification et les tests avec notre équipe audiovisuelle pour déterminer la meilleure façon d'utiliser l'espace de la salle nous ont aidé à réaliser une expérience hybride exceptionnelle. 🚀

Les répétitions complètes avec les présentateurs sur place et à distance, le personnel audiovisuel et le personnel de l'événement sont inestimables et devraient toujours être une priorité avant le jour de l'événement. Cela aide non seulement à identifier et à résoudre les problèmes techniques, mais il prépare également tout le monde aux signaux et aux transitions afin qu'ils sachent exactement à quoi s'attendre lors de leur présentation.

Une bonne pratique pour une répétition technique consiste à donner la priorité à votre session la plus complexe du début à la fin.

Désignez au moins une personne de votre équipe pour se concentrer uniquement sur votre public distant. Ils peuvent répondre aux discussions et aux questions, faire des annonces et veiller à ce que les participants s'amusent et se sentent inclus. Cette personne peut également surveiller les problèmes de diffusion en direct et aider à détecter et signaler rapidement les problèmes techniques. Assurez-vous que votre modérateur d'expérience virtuelle dispose d'une ligne directe avec le personnel audiovisuel afin qu'il puisse signaler les problèmes immédiatement.

C'est fini ! Comme vous le savez maintenant, la production d'un flux en direct pour une session hybride comporte de nombreux éléments mobiles. Cependant, avec une bonne planification et le bon partenaire, vous garantirez une expérience de streaming fluide et agréable pour tout le monde.

Nous aimerions remercier nos amis de Meeting Tomorrow pour leur perspicacité et leur aide à la création de cet article. Si vous avez besoin de services de production ou d'équipement d'événements en personne, virtuels ou hybrides, nous avons trouvé agréable de travailler avec eux pour nos propres événements ! Intéressé? Demandez des informations sur Meeting Tomorrow .

Des questions? Discutez avec nous, envoyez un e-mail à support@socio.events ou assistez à une session en face à face .