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Si vous prévoyez un événement hybride, il est important de mobiliser à la fois le public présentiel et virtuel pour vous assurer que tout le monde tire la même valeur de l'expérience. La diffusion en direct de votre contenu présentiel à des publics virtuels est essentielle pour y parvenir, et une bonne équipe audiovisuelle (AV) peut faire la différence entre une expérience virtuelle inclusive et une opportunité manquée.

Lorsque vous sélectionnez les équipes audiovisuelles, vous devez tenir compte de certains aspects de base en matière d'équipement, de logiciels, de réseau et de logistique. Après avoir fait appel à une entreprise, profitez de chaque occasion pour préparer le personnel audiovisuel, les intervenants, les présentateurs et le personnel de l'événement avant le début du spectacle.

Cet article vous aide à vous préparer à examiner et à travailler avec une entreprise audiovisuelle, et il offre des conseils pour vous préparer au succès avant de vous lancer.

Commencez par établir un plan et une vision clairs pour la présentation de vos sessions hybrides. Une fois cette étape terminée, communiquez le plan à votre équipe audiovisuelle. Partagez-le avec votre équipe audiovisuelle afin qu'elle puisse faire des recommandations et poser des questions spécifiques pour garantir le bon déroulement de l'événement.

Vous serez le client préféré de votre société audiovisuelle si vous vous y préparez ! Décrivez en détail votre situation de streaming pour chaque session et soyez prêt à répondre aux questions suivantes :

Passons maintenant en revue les principaux sujets et questions que vous devriez explorer.

Une entreprise audiovisuelle expérimentée saura quel équipement utiliser dans votre situation. Posez des questions spécifiques sur leur expérience en matière d'événements hybrides, leur équipement, leurs pratiques et leurs capacités globales avant de les embaucher. Si vous ne comprenez pas quelque chose, n'hésitez pas à leur demander de vous l'expliquer d'une autre manière. L'objectif est que votre équipe audiovisuelle sache exactement ce dont elle a besoin et que vous ayez confiance dans le fonctionnement technique de votre événement.

Nous vous recommandons d'avoir au moins deux caméras pour pouvoir alterner entre différentes prises de vue des intervenants en personne, un grand angle de la scène et des prises de vue du public. Cela permet au public virtuel de se sentir plus proche de l'expérience en personne.

Réfléchissez et planifiez l’impact des caméras et autres équipements audiovisuels sur l’agencement et la conception de chaque salle de votre lieu de réunion.

N'oubliez pas de ne pas exclure les présentateurs virtuels. La combinaison de flux vidéo sur site et à distance nécessite une planification et une configuration minutieuses.

L'audio est l'un des aspects les plus difficiles de tout événement, et l'hybride ne fait pas exception. Discutez avec votre société audiovisuelle le plus tôt possible et régulièrement pour vous assurer qu'elle dispose d'un plan pour éviter tout problème audio.

Prévoyez de tester toutes les sources audio à l'avance pour vous assurer de ne pas avoir d'écho ou de boucle audio, et effectuez une vérification de la synchronisation labiale pour vous assurer de ne pas distraire votre public avec un son désynchronisé.

L'encodage vidéo permet de visionner le flux vidéo en ligne et peut être effectué à l'aide d'un logiciel de capture ou de streaming ou via des encodeurs matériels tels que les encodeurs Blackmagic. Demandez à votre société audiovisuelle si elle utilise un encodage logiciel ou matériel et assurez-vous que ses paramètres d'encodage correspondent à nos meilleures pratiques en matière de streaming .

Avant le début du spectacle, effectuez un test complet d'enregistrement et de diffusion en continu pour garantir une qualité vidéo optimale sans latence ni décalage. Tout problème de ce type peut nécessiter des ajustements des paramètres d'encodage ou de configuration.

Les moniteurs de confiance sont des téléviseurs ou des écrans qui montrent des signaux et des scripts aux intervenants. Assurez-vous que la société audiovisuelle peut fournir des moniteurs de confiance qui peuvent être placés à côté ou devant votre caméra de scène. De cette façon, lorsque vos présentateurs liront leurs notes ou leur script, ils seront face à la caméra au lieu d'être assis devant une tablette ou une liasse de papiers.

Les logiciels jouent un rôle essentiel dans la capture, la diffusion et l’enregistrement des sessions en personne. Comme pour le matériel, les sociétés audiovisuelles disposent généralement de logiciels qu’elles ont tendance à utiliser dans certaines situations et peuvent faire des recommandations. Étudiez attentivement chaque aspect de ce que vous souhaitez intégrer à vos flux en direct. Si vous prévoyez d’intégrer du contenu préenregistré, d’afficher des superpositions ou des bannières de sponsors ou d’utiliser des flux provenant de plusieurs sources logicielles ou matérielles, les bons outils sont essentiels.

Votre équipe audiovisuelle peut être intéressée par notre solution Webex Events RTMP Player , qui fonctionne avec de nombreuses solutions matérielles et logicielles. Consultez notre article sur le Webex Events RTMP Player pour plus d'informations et envoyez également l'article à votre équipe audiovisuelle !

Une connexion Internet rapide est essentielle au succès de votre événement hybride. Nous recommandons une vitesse de téléchargement et de téléversement de 25 Mbps au minimum. Vos besoins exacts peuvent être inférieurs ou supérieurs, et les sociétés audiovisuelles expérimentées devraient avoir une bonne idée de leurs besoins. Discutez-en avec votre société audiovisuelle avant d'acheter Internet sur votre lieu afin de ne pas payer trop cher ou obtenir trop peu.

Ayez toujours une option de secours Internet à disposition. Si votre source Internet principale tombe en panne, votre source de secours doit se connecter automatiquement pour minimiser les interruptions.

Lisez notre article sur les meilleures pratiques Internet pour plus d’informations sur les exigences du réseau d’événements.

Utilisez l'espace physique de manière créative sur le lieu de l'événement pour relier vos expériences à distance et en personne. Par exemple, utilisez un écran pour afficher les questions-réponses et les résultats des sondages des participants virtuels, les mentions sur les réseaux sociaux et les publications sur le mur.

Travaillez avec votre société audiovisuelle pour vous assurer qu'elle dispose de suffisamment d'espace pour l'équipement dans chaque salle de votre salle. L'image ci-dessous montre un exemple d'un événement hybride que nous avons organisé, montrant trois caméras, des moniteurs de confiance et un technicien d'encodage et un kit. La planification et les tests avec notre équipe audiovisuelle pour déterminer la meilleure façon d'utiliser l'espace de la salle nous ont aidés à réaliser une expérience hybride exceptionnelle. 🚀

Les répétitions complètes avec les présentateurs sur place et à distance, le personnel audiovisuel et le personnel de l'événement sont inestimables et doivent toujours être une priorité avant le jour de l'événement. Cela permet non seulement d'identifier et de résoudre les problèmes techniques, mais aussi de préparer tout le monde aux signaux et aux transitions afin qu'ils sachent exactement à quoi s'attendre lors de leur présentation.

Une bonne pratique pour une répétition technique est de donner la priorité à l’exécution de votre session la plus complexe du début à la fin.

Désignez au moins une personne de votre équipe qui se concentrera uniquement sur votre public distant. Elle pourra répondre aux chats et aux questions, faire des annonces et veiller à ce que les participants s'amusent et se sentent inclus. Cette personne pourra également surveiller les problèmes de diffusion en direct et contribuer à détecter et signaler rapidement les problèmes techniques. Assurez-vous que votre modérateur d'expérience virtuelle dispose d'une ligne directe avec le personnel audiovisuel afin qu'il puisse signaler les problèmes immédiatement.

C'est terminé ! Comme vous le savez maintenant, la production d'un flux en direct pour une session hybride comporte de nombreux éléments. Cependant, avec une bonne planification et le bon partenaire, vous garantirez une expérience de streaming fluide et agréable pour tout le monde.