Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.
Uno de los beneficios de una Event App es que los asistentes tienen fácil acceso a información sobre los increíbles oradores, patrocinadores y expositores involucrados en su evento. Si bien puedes recopilar e ingresar esta información manualmente, lleva mucho tiempo y probablemente implique intercambios con cada persona; ¡ahí es donde entran los formularios de colaboración!
Los formularios de colaboración de Webex Events le permiten invitar a oradores, patrocinadores y expositores a administrar de forma independiente aspectos de sus perfiles de funciones de la Event App , como nombre, ícono de imagen, descripción, archivos adjuntos y más. Después de enviar el formulario, los cambios se reflejan automáticamente en la Event App, ¡lo que le ahorra tiempo y energía valiosos! ✨
Continúe leyendo para descubrir cómo configurar y administrar formularios de colaboración y conocer la experiencia del colaborador.
💡 Tenga en cuenta que este artículo se refiere a los oradores, patrocinadores y expositores como "colaboradores".
Agregar un correo electrónico de punto de contacto de colaborador
Por defecto, el correo electrónico de contacto para los colaboradores es el correo electrónico que ingresaste al crear tu Evento . Puede cambiar este correo electrónico en la Configuración de una función si desea que las preguntas de los colaboradores se envíen a una dirección de correo electrónico diferente. Como ejemplo, aquí se explica cómo agregar un correo electrónico de contacto a la función Oradores.
En la barra de navegación de eventos, en ' Event App', haga clic en Funciones .
Haga clic en Altavoces .
En la página Altavoces, haga clic en el ícono Configuración ( ⚙️ ).
En el modal que aparece, ingrese un correo electrónico en el campo Correo electrónico de contacto del colaborador .
Haga clic en Guardar cambios .
Configurar formularios de colaboración
La configuración del formulario de colaboración es el mismo proceso para los perfiles de patrocinador, expositor y orador. Configure formularios de colaboración individualmente o utilice una plantilla de importación de funciones para configurar formularios de colaboración de forma masiva.
Configurar un formulario de colaboración individual
Para configurar un formulario para un perfil individual de orador, patrocinador o expositor:
En la página de funciones, agregue o edite un orador, patrocinador o expositor. Para saber cómo, consulte las siguientes guías para cada función:
En el modo que aparece, ingrese la información necesaria y consulte las guías de funciones vinculadas anteriormente.
No seleccione una opción del menú desplegable "Proveedor de contenido" si desea que los colaboradores agreguen sus propios medios.
No puede incluir los siguientes campos en el formulario de colaboración, por lo que deberá ingresarlos usted mismo:
Ubicación
Categoría
Tamaño del stand
Vínculos internos
Participación de los asistentes
Cuando esté listo, haga clic en la sección Colaboración para expandirla. Esto revela opciones para incluir en el formulario de colaboración y la configuración de invitación de colaboración.
Seleccione las opciones que desea que su colaborador edite o agregue información:
Imagen : el icono que aparece en el perfil del colaborador en la Event App, como el logotipo de un patrocinador o expositor, o el retrato del orador. Consulte nuestro artículo de referencia rápida sobre dimensiones de imágenes para conocer los requisitos de dimensiones y tipos de archivos.
Nombre : el nombre oficial del orador, patrocinador o expositor que aparece en la Event App.
Etiqueta/Subtítulo : una breve declaración que aparece debajo del nombre del colaborador en su perfil de función. Este es un gran lugar para que los patrocinadores y expositores agreguen el lema, la industria o la región de su organización. Los oradores pueden agregar su título y empresa.
Descripción : esta es una oportunidad para contarle al asistente más sobre el colaborador. Los patrocinadores y expositores pueden agregar más detalles sobre su organización. Los oradores pueden agregar su biografía, en qué se especializan y por qué hablarán en el evento. Existen algunas herramientas básicas de formato de texto, junto con opciones para insertar hipervínculos, imágenes e incluso GIF animados. 🙌
Cubierta de stand : esta opción aparece cuando selecciona un tamaño de stand mediano o grande. Consulte nuestro artículo de referencia rápida sobre dimensiones de imágenes para conocer los requisitos de dimensiones y tipos de archivos.
Archivos adjuntos : esta opción permite a los colaboradores adjuntar un archivo al formulario de colaboración, como materiales de sesión, folletos, folletos y más.
Proveedor de contenido : si desea que este colaborador agregue medios a su perfil, como un video promocional o una hoja informativa, marque esta casilla y luego seleccione opciones para que el colaborador elija.
Llamadas a la acción de los asistentes : marque esta casilla y seleccione las opciones del menú desplegable para permitir que este colaborador agregue texto de botón personalizado y enlaces para lo siguiente:
Solicitar seguimiento : los colaboradores pueden agregar su dirección de correo electrónico aquí para que los asistentes puedan enviarles un correo electrónico.
Programar reunión : los colaboradores pueden agregar un enlace a una herramienta de calendario para que los asistentes programen una reunión.
Enlaces externos : marque esta casilla y seleccione teléfono, correo electrónico y/o sitio web en el menú desplegable. Los colaboradores pueden agregar tantos enlaces externos como quieran. Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre Enlaces externos .
Ahora que ha marcado las casillas junto a los elementos que desea que administre el colaborador, es hora de agregar el correo electrónico del colaborador y crear un mensaje de correo electrónico.
Correo electrónico del colaborador : ingrese la dirección de correo electrónico a la que se debe enviar la invitación.
Mensaje de correo electrónico : este es el mensaje que el colaborador recibirá en la dirección de correo electrónico que ingresó en el campo 'Correo electrónico del colaborador'. Tiene texto precargado y le recomendamos que lo personalice según sea necesario. Aquí hay algunas sugerencias:
Considere agregar una fecha límite para enviar el formulario de colaboración.
Dirígete al colaborador por su nombre para darle un toque personal adicional. 😄
Dígales qué quiere que hagan con el formulario. Por ejemplo, si ya completó la información y simplemente desea su aprobación, o necesita que le proporcionen algunas partes faltantes de su perfil, ¡este es un excelente lugar para explicárselo!
Agregue las dimensiones de imagen requeridas si desea que los colaboradores carguen su propio ícono de perfil o portada de stand. Consulte nuestro artículo de referencia rápida sobre dimensiones de imágenes para conocer los requisitos de dimensiones y tipos de archivos.
Enviar correo electrónico a este colaborador : cuando está marcado, se envía automáticamente un correo electrónico con un enlace al formulario de colaboración al correo electrónico del colaborador después de hacer clic en "Guardar cambios".
Enlace de colaborador : el enlace único al formulario del colaborador. Este enlace se completa después de hacer clic en "Guardar cambios".
Si es necesario, haga clic en el botón 'Regenerar' para desactivar el enlace actual y generar un nuevo enlace único. Tenga cuidado de compartir el enlace más actualizado con el colaborador.
Cuando haya terminado, haga clic en Guardar cambios . Puede regresar y editar sus selecciones en cualquier momento.
Configurar múltiples formularios de colaboración
Puede utilizar una plantilla de importación de funciones para configurar varios formularios de colaboración a la vez. La siguiente sección es una descripción general de alto nivel de este proceso. Para obtener instrucciones completas sobre el uso de plantillas de importación, lea nuestro artículo Importar y exportar datos en Webex Events .
Descargue la plantilla de importación de la función para crear nuevos perfiles o exporte los perfiles de funciones existentes si ya los ha configurado.
Abra la plantilla de importación y lea la hoja 'Instrucciones' para obtener orientación sobre cómo agregar información correctamente y seleccionar opciones del formulario de colaboración.
Una vez que haya terminado de configurar las opciones del formulario de colaboración, importe la plantilla.
Cuando esté listo para enviar invitaciones de formularios de colaboración, envíe correos electrónicos a los colaboradores uno por uno o en masa desde la página de funciones. La sección Administrar colaboradores de este artículo tiene más detalles.
La experiencia del colaborador
El correo electrónico
Si ingresó el correo electrónico de un colaborador y marcó la casilla "Enviar correo electrónico a este colaborador", después de hacer clic en "Guardar cambios", se envía un correo electrónico automático al colaborador invitándolo a usar el formulario de colaboración. El cuerpo del correo electrónico contiene el texto que ingresó en el campo "Mensaje de correo electrónico". Los colaboradores simplemente hacen clic en el botón Actualizar información para abrir el formulario de colaboración, ¡no es necesario iniciar sesión!
Los colaboradores también pueden responder al correo electrónico si tienen alguna pregunta de seguimiento. Esta respuesta se envía a la dirección de correo electrónico que estableciste en la configuración de la función .
El formulario de colaboración
Después de hacer clic en el botón "Actualizar información" en el correo electrónico, el formulario de colaboración se abre en una nueva pestaña del navegador. Solo las opciones que seleccionó aparecen en esta página como campos editables, incluida cualquier información que ya haya agregado a su perfil. Por ejemplo, si agregó texto a la Descripción y luego marcó la casilla Descripción en la sección Colaboración, el colaborador puede revisar y editar lo que ingresó. Si no agregaste nada, el colaborador puede agregar información desde cero.
Cuando el colaborador termina de agregar información, hace clic en Enviar y los cambios se reflejan automáticamente en su perfil de función. Pueden regresar al formulario de colaboración más tarde para realizar actualizaciones utilizando el enlace en el correo electrónico o el enlace de colaborador que usted les proporcione hasta que revoque la colaboración .
Seguimiento y recepción de envíos
A medida que activa los formularios de colaboración y comienza a invitar a oradores, patrocinadores y expositores a colaborar en sus perfiles, aparecen nuevos estados en las columnas "Correo electrónico de colaboración" y "Formulario de colaboración" en la página de funciones.
Correo electrónico de colaboración: esta columna muestra si la invitación a la colaboración se envió por correo electrónico al colaborador.
Sin correo electrónico: si configuró un formulario de colaboración y no agregó un correo electrónico de colaborador, el estado es "Sin correo electrónico".
No enviado : si configuró el formulario de colaboración y no marcó la casilla "Enviar correo electrónico a este colaborador", el estado es "No enviado".
Enviado : después de enviar un correo electrónico al colaborador, el estado cambia a " Enviado".
Formulario de colaboración : esta columna muestra el estado del formulario de colaboración.
Creado : has configurado el formulario de colaboración.
Enviado : el colaborador completó el formulario de colaboración y envió cambios en su perfil.
Revocado : el formulario de colaboración ya no está activo para ese colaborador.
Gestionar la colaboración
Una vez que configure un formulario de colaboración para un perfil de patrocinador, orador o expositor, nuevas opciones de gestión de colaboración estarán disponibles en la página de funciones.
Para administrar colaboradores de forma masiva, primero haga clic en el filtro Todos los elementos y seleccione un estado en "Estado del correo electrónico de colaboración" o "Estado del formulario de colaboración". Esto es útil, por ejemplo, si utilizó la herramienta de importación y está listo para enviar una invitación de colaboración a todos los que tengan el estado "No enviado", o si desea revocar la colaboración de varios colaboradores.
Marque las casillas junto a los colaboradores que desea administrar, o marque la casilla junto a la etiqueta 'Nombre' para seleccionar todos los perfiles. Haga clic en el ícono de tres puntos ( ⋯ ) al lado de la barra de búsqueda y seleccione una opción del menú desplegable.
Para administrar un colaborador individual, haga clic en el ícono Configuración ( ⋯ ) al lado del colaborador y seleccione una opción en el menú desplegable.
Correo electrónico de colaborador: esta opción está disponible cuando todos los perfiles seleccionados tienen un correo electrónico de colaborador. Selecciónelo para enviar un correo electrónico de invitación a colaborar si aún no lo ha hecho, o para enviar un recordatorio de fecha límite o una solicitud de más información.
Revocar colaboración : esta opción está disponible cuando ningún perfil seleccionado tiene el estado "Revocado". Al seleccionar esta opción, se desactivan los formularios de colaboración para los perfiles seleccionados y se cambia el estado a "Revocado".
Reactivar colaboración : esta opción está disponible cuando todos los perfiles seleccionados tienen el estado "Revocado". Al seleccionar esta opción se reactivan los formularios de colaboración para los perfiles seleccionados.
¡Ahora ya sabe cómo colaborar con oradores, patrocinadores y expositores en sus perfiles de la Event App ! Una vez que sus perfiles estén ricos en información, considere incorporar contenido de la Event App en su sitio web externo con widgets .
¿Preguntas? Chatea con nosotros o envíanos un correo electrónico a support@socio.events