Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.

Si está planeando un evento híbrido, es importante involucrar a audiencias tanto presenciales como virtuales y asegurarse de que todos obtengan el mismo valor de la experiencia. Transmitir en vivo su contenido en persona a audiencias virtuales es clave para lograrlo, y un buen equipo AV (audio/video) puede marcar la diferencia entre una experiencia virtual inclusiva y una oportunidad perdida.

Mientras examina los equipos audiovisuales, existen algunas consideraciones básicas de equipo, software, red y logística sobre las que debe preguntar. Después de contratar una empresa, aproveche cada oportunidad para preparar al personal audiovisual, los oradores, los maestros de ceremonias y el personal del evento con anticipación.

Este artículo lo ayuda a prepararse para examinar y trabajar con una empresa audiovisual, y ofrece consejos que lo prepararán para el éxito antes de comenzar a funcionar. 🏍️

Comience con un plan y una visión claros para presentar sus sesiones híbridas. Una vez que esté implementado, comunique el plan a su equipo audiovisual. Su equipo audiovisual debería poder hacer recomendaciones y hacer preguntas específicas para garantizar un evento sin contratiempos.

¡Serás el cliente favorito de tu empresa audiovisual si vienes preparado! 🌟 Describe detalladamente tu situación de transmisión para cada sesión y prepárate para responder las siguientes preguntas:

Ahora, repasemos los temas y preguntas clave que debe explorar.

Una empresa audiovisual con experiencia sabrá qué equipo utilizar para su situación. Haga preguntas específicas sobre su experiencia en eventos híbridos, equipos, prácticas y capacidades generales antes de contratar. Si hay algo que no entiendes, no dudes en pedirles que te lo expliquen de otra manera. El objetivo es que su equipo audiovisual sepa exactamente lo que necesita y que usted se sienta seguro de cómo funcionará su evento desde un punto de vista técnico.

Si es nuevo en el mundo de los eventos híbridos y desea un ejemplo de la configuración detrás de escena de un evento híbrido real organizado por Webex Events (anteriormente Socio), mire el siguiente video.

Recomendamos tener al menos dos cámaras para que puedas alternar entre diferentes tomas de los presentadores en persona, un gran ángulo del escenario y tomas de la audiencia. Esto ayuda a que la audiencia virtual se sienta más cercana a la experiencia en persona.

Considere y planifique cómo las cámaras y otros equipos audiovisuales afectarán la disposición y el diseño de cada sala en su lugar presencial.

Recuerde no dejar a los presentadores virtuales fuera de la mezcla. La combinación de transmisiones de video remotas y en el sitio requiere una planificación y configuración cuidadosas.

El audio es una de las partes más desafiantes de cualquier evento y el híbrido no es una excepción. Tenga conversaciones con su productora con anticipación y con frecuencia para asegurarse de que tengan un plan para evitar problemas de audio.

Planee probar todas las fuentes de audio con anticipación para asegurarse de que no tenga ningún eco o audio en bucle, y realice una verificación de sincronización de labios para asegurarse de no terminar distrayendo a su audiencia con audio no sincronizado.

La codificación de video hace que la transmisión de video sea accesible para verla en línea y se puede realizar mediante software de captura o transmisión o mediante codificadores de hardware como los codificadores Blackmagic. Pregúntele a su empresa audiovisual si utiliza codificación de software o hardware y asegúrese de que su configuración de codificación coincida con nuestras mejores prácticas de transmisión .

Antes de la hora del espectáculo, ejecute una prueba completa de grabación y transmisión para garantizar una calidad de video óptima sin latencia ni retrasos. Cualquier problema como este puede requerir ajustes en la configuración o configuración de codificación.

Los monitores de confianza son televisores o pantallas que muestran señales y guiones a los oradores. Asegúrese de que la empresa audiovisual pueda proporcionarle monitores de confianza que puedan colocarse al lado o delante de su cámara de escenario. De esa manera, cuando los presentadores lean sus notas o guiones, estarán frente a la cámara en lugar de mirar una tableta o un fajo de papeles.

El software juega un papel vital en la captura, transmisión y grabación de sesiones en persona. Al igual que con el hardware, las empresas audiovisuales suelen tener un conjunto de software que suelen utilizar en determinadas situaciones y pueden hacer recomendaciones. Explora cuidadosamente cada aspecto de lo que deseas incorporar en tus transmisiones en vivo. Si planea incorporar contenido pregrabado, mostrar superposiciones o pancartas de patrocinadores, o utilizar feeds de múltiples fuentes de software o hardware, las herramientas adecuadas son esenciales.

Su equipo AV puede estar interesado en nuestra solución Webex Events RTMP Player , que funciona con muchas soluciones de hardware y software. Consulte nuestro artículo sobre el Webex Events RTMP Player para obtener más información y envíe el artículo a su equipo AV también.

Una conexión rápida a Internet es crucial para el éxito de su evento híbrido. Recomendamos una velocidad de carga y descarga de 25 Mbps como mínimo. Sus necesidades exactas pueden ser menores o mayores, y las empresas audiovisuales con experiencia deberían tener una buena idea de sus necesidades. Discuta esto con su empresa audiovisual antes de comprar Internet en su lugar para no pagar de más ni obtener muy poco.

💡 Tenga en cuenta que es posible que la cotización de su lugar solo muestre las velocidades de descarga disponibles, así que tenga cuidado de verificar también la velocidad de carga.

Tenga siempre lista una opción de Internet de respaldo. Si su fuente principal de Internet falla, su fuente de respaldo debe conectarse automáticamente para minimizar cualquier interrupción.

Lea nuestro artículo Mejores prácticas de Internet para obtener más información sobre los requisitos de la red de eventos.

Utilice el espacio físico de forma creativa en el lugar para conectar sus experiencias remotas y en persona. Por ejemplo, utilice un monitor para mostrar las preguntas y respuestas de los asistentes virtuales y los resultados de las encuestas, las menciones en las redes sociales y las publicaciones en el muro.

Trabaje con su empresa audiovisual para asegurarse de que tengan suficiente espacio para los equipos en cada sala de su lugar. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un evento híbrido que organizamos, que muestra tres cámaras, monitores de confianza y un técnico y kit de codificación. La planificación y las pruebas con nuestro equipo audiovisual para determinar la mejor manera de utilizar el espacio del recinto nos ayudaron a lograr una experiencia híbrida estelar. 🚀

Los ensayos completos con presentadores remotos y en el sitio, personal audiovisual y personal del evento son invaluables y siempre deben ser una prioridad antes del día del evento. No solo ayuda a identificar y resolver cualquier problema técnico, sino que también prepara a todos para las señales y transiciones para que sepan exactamente qué esperar cuando realicen una presentación.

Una buena práctica para un ensayo técnico es priorizar la ejecución de la sesión más compleja de principio a fin.

Asigne al menos una persona de su equipo para que se centre únicamente en su audiencia remota. Pueden responder a chats y preguntas, hacer anuncios y asegurarse de que los asistentes se diviertan y se sientan incluidos. Esta persona también puede estar atento a los problemas de transmisión en vivo y ayudar a detectar e informar problemas técnicos rápidamente. Asegúrese de que el moderador de su experiencia virtual tenga una línea directa con el personal audiovisual para que puedan informar problemas de inmediato.

¡Eso es un envoltorio! Como ya sabes, hay muchas partes móviles a la hora de producir una transmisión en vivo para una sesión híbrida. Sin embargo, con una buena planificación y el socio adecuado, garantizará una experiencia de streaming fluida y agradable para todos.

Nos gustaría agradecer a nuestros amigos de Meeting Tomorrow por su conocimiento y ayuda para crear este artículo. Si necesita servicios de equipos o producción de eventos en persona, virtuales o híbridos, ¡nos ha parecido un placer trabajar con ellos para nuestros propios eventos! ¿Interesado? Solicite información sobre la reunión de mañana .

¿Preguntas? Chatea con nosotros, envía un correo electrónico a support@socio.events o asiste a una sesión cara a cara .