Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.

Si está planeando un evento híbrido, es importante involucrar tanto a la audiencia presencial como a la virtual para asegurarse de que todos obtengan el mismo valor de la experiencia. La transmisión en vivo de su contenido presencial a la audiencia virtual es clave para lograrlo, y un buen equipo audiovisual (AV) puede ser la diferencia entre una experiencia virtual inclusiva y una oportunidad perdida.

A la hora de evaluar a los equipos audiovisuales, hay algunas consideraciones básicas sobre equipamiento, software, redes y logística que debes tener en cuenta. Después de contratar a una empresa, aprovecha cada oportunidad para preparar al personal audiovisual, los oradores, los presentadores y el personal del evento antes de la hora del espectáculo.

Este artículo le ayuda a prepararse para evaluar y trabajar con una empresa de AV, y le ofrece consejos para que tenga éxito antes de empezar a trabajar.

Comience con un plan y una visión claros para presentar sus sesiones híbridas. Una vez que haya terminado, comunique el plan a su equipo audiovisual. Compártalo con su equipo audiovisual para que puedan hacer recomendaciones y preguntas específicas para garantizar que el evento transcurra sin problemas.

¡Serás el cliente favorito de tu empresa audiovisual si vienes preparado! Describe en detalle tu situación de transmisión para cada sesión y prepárate para responder las siguientes preguntas:

Ahora, revisemos los temas y preguntas clave que debes explorar.

Una empresa de audiovisuales con experiencia sabrá qué equipo utilizar en su situación. Haga preguntas específicas sobre su experiencia en eventos híbridos, equipos, prácticas y capacidades generales antes de contratarlos. Si hay algo que no entiende, no dude en pedirles que lo expliquen de otra manera. El objetivo es que su equipo de audiovisuales sepa exactamente lo que necesita y que usted se sienta seguro de cómo funcionará su evento desde un punto de vista técnico.

Recomendamos tener al menos dos cámaras para poder alternar entre diferentes tomas de los presentadores en persona, un ángulo amplio del escenario y tomas de la audiencia. Esto ayuda a que la audiencia virtual se sienta más cercana a la experiencia en persona.

Considere y planifique cómo las cámaras y otros equipos audiovisuales afectarán la disposición y el diseño de cada sala de su evento presencial.

Recuerde no dejar fuera de la mezcla a los presentadores virtuales. La combinación de transmisiones de video presenciales y remotas requiere una planificación y una configuración cuidadosas.

El audio es una de las partes más complicadas de cualquier evento, y el híbrido no es la excepción. Habla con tu empresa de audiovisuales con anticipación y con frecuencia para asegurarte de que tengan un plan para evitar problemas de audio.

Planifique probar todas las fuentes de audio con anticipación para asegurarse de que no haya eco ni audio en bucle, y haga una verificación de sincronización de labios para asegurarse de no terminar distrayendo a su audiencia con audio desincronizado.

La codificación de video permite que la señal de video sea accesible para verla en línea y se puede realizar mediante software de captura o transmisión o mediante codificadores de hardware como los codificadores Blackmagic. Pregúntele a su empresa de AV si utiliza codificación de software o hardware y asegúrese de que sus configuraciones de codificación coincidan con nuestras prácticas recomendadas de transmisión .

Antes de la hora de la presentación, realice una prueba completa de grabación y transmisión para garantizar una calidad de video óptima sin latencia ni retrasos. Cualquier problema como este puede requerir ajustes en la configuración o la configuración de codificación.

Los monitores de confianza son los televisores o pantallas que muestran las indicaciones y los guiones a los oradores. Asegúrese de que la empresa de audiovisuales pueda proporcionar monitores de confianza que se puedan colocar al lado o frente a la cámara del escenario. De esa manera, cuando los presentadores lean sus notas o el guion, estarán mirando a la cámara en lugar de mirar una tableta o un fajo de papeles.

El software desempeña un papel fundamental en la captura, transmisión y grabación de sesiones presenciales. Al igual que con el hardware, las empresas de audiovisuales suelen tener software que suelen utilizar en determinadas situaciones y pueden hacer recomendaciones. Explore con atención cada aspecto de lo que desea incorporar a sus transmisiones en vivo. Si planea incorporar contenido pregrabado, mostrar superposiciones o banners de patrocinadores o utilizar feeds de múltiples fuentes de software o hardware, las herramientas adecuadas son esenciales.

Es posible que a su equipo de AV le interese nuestra solución Webex Events RTMP Player , que funciona con muchas soluciones de hardware y software. Consulte nuestro artículo sobre Webex Events RTMP Player para obtener más información y envíe el artículo también a su equipo de AV.

Una conexión rápida a Internet es fundamental para el éxito de su evento híbrido. Recomendamos una velocidad de carga y descarga de 25 Mbps como mínimo. Sus necesidades exactas pueden ser menores o mayores, y las empresas de AV con experiencia deben tener una buena idea de sus necesidades. Hable sobre esto con su empresa de AV antes de comprar Internet para su lugar de celebración para no pagar de más o recibir muy poco.

Tenga siempre a mano una opción de Internet de respaldo. Si su fuente de Internet principal falla, su fuente de respaldo debe conectarse automáticamente para minimizar las interrupciones.

Lea nuestro artículo sobre mejores prácticas de Internet para obtener más información sobre los requisitos de la red de eventos.

Utilice el espacio físico del lugar de celebración de forma creativa para conectar sus experiencias presenciales y remotas. Por ejemplo, utilice un monitor para mostrar las preguntas y respuestas de los asistentes virtuales y los resultados de las encuestas, las menciones en las redes sociales y las publicaciones en el muro.

Trabaje con su empresa de audiovisuales para asegurarse de que tengan suficiente espacio para el equipo en cada sala del lugar. La imagen a continuación muestra un ejemplo de un evento híbrido que organizamos, con tres cámaras, monitores de confianza y un técnico de codificación y un equipo. La planificación y las pruebas con nuestro equipo de audiovisuales para determinar la mejor manera de utilizar el espacio del lugar nos ayudaron a lograr una experiencia híbrida estelar. 🚀

Los ensayos completos con presentadores, personal audiovisual y personal del evento en el lugar y a distancia son invaluables y siempre deben ser una prioridad antes del día del evento. No solo ayudan a identificar y resolver cualquier problema técnico, sino que también preparan a todos para las señales y las transiciones, de modo que sepan exactamente qué esperar cuando estén presentando.

Una buena práctica para un ensayo técnico es priorizar la ejecución de la sesión más compleja de principio a fin.

Asigna al menos a una persona de tu equipo para que se concentre exclusivamente en tu audiencia remota. Puede responder a chats y preguntas, hacer anuncios y asegurarse de que los asistentes se diviertan y se sientan incluidos. Esta persona también puede estar atenta a los problemas de transmisión en vivo y ayudar a detectar e informar problemas técnicos rápidamente. Asegúrate de que tu moderador de experiencia virtual tenga una línea directa con el personal de AV para que pueda informar los problemas de inmediato.

¡Eso es todo! Como ya sabes, hay muchas partes en juego para producir una transmisión en vivo para una sesión híbrida. Sin embargo, con una buena planificación y el socio adecuado, garantizarás una experiencia de transmisión fluida y agradable para todos.