Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt.
Einer der Vorteile einer Event App besteht darin, dass die Teilnehmer einfachen Zugriff auf Informationen über die großartigen Redner, Sponsoren und Aussteller haben, die an Ihrer Veranstaltung beteiligt sind. Sie können diese Informationen zwar manuell sammeln und eingeben, dies ist jedoch zeitaufwändig und erfordert wahrscheinlich ein Hin und Her mit jeder Person – hier kommen Formulare für die Zusammenarbeit ins Spiel!
Mit Webex Events Kollaborationsformularen können Sie Referenten, Sponsoren und Aussteller einladen, Aspekte ihrer Event App Funktionsprofile, wie Name, Bildsymbol, Beschreibung, Anhänge und mehr, unabhängig zu verwalten. Nach dem Absenden des Formulars werden Änderungen automatisch in der Event App übernommen, was Ihnen wertvolle Zeit und Energie spart! ✨
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie Formulare für die Zusammenarbeit konfigurieren und verwalten und mehr über die Erfahrung der Mitarbeiter erfahren.
💡 Beachten Sie, dass in diesem Artikel Referenten, Sponsoren und Aussteller als „Mitarbeiter“ bezeichnet werden.
Fügen Sie eine E-Mail-Adresse für den Ansprechpartner des Mitarbeiters hinzu
Standardmäßig ist die Kontakt-E-Mail-Adresse für Mitarbeiter die E-Mail-Adresse, die Sie beim Erstellen Ihrer Veranstaltung eingegeben haben. Sie können diese E-Mail-Adresse in den Einstellungen einer Funktion ändern, wenn Sie möchten, dass Fragen von Mitarbeitern an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden. Als Beispiel sehen Sie hier, wie Sie der Referentenfunktion eine Kontakt-E-Mail-Adresse hinzufügen.
Klicken Sie in Ihrer Event-Navigationsleiste unter „Event App“ auf „Funktionen“ .
Klicken Sie auf Lautsprecher .
Klicken Sie auf der Seite „Sprecher“ auf das Symbol „Einstellungen“ ( ⚙️ ).
Geben Sie im angezeigten Modal eine E-Mail-Adresse in das Feld „Kontakt-E-Mail des Mitarbeiters“ ein.
Klicken Sie auf Änderungen speichern .
Richten Sie Formulare für die Zusammenarbeit ein
Die Einrichtung des Kooperationsformulars erfolgt für Sponsoren-, Aussteller- und Rednerprofile nach dem gleichen Verfahren. Richten Sie Kollaborationsformulare einzeln ein oder verwenden Sie die Feature-Importvorlage, um Kollaborationsformulare in großen Mengen einzurichten.
Konfigurieren Sie ein individuelles Kollaborationsformular
So konfigurieren Sie ein Formular für ein einzelnes Redner-, Sponsor- oder Ausstellerprofil:
Fügen Sie auf der Feature-Seite einen Redner, Sponsor oder Aussteller hinzu oder bearbeiten Sie ihn. Weitere Informationen dazu finden Sie in den folgenden Anleitungen zu den einzelnen Funktionen:
Geben Sie im angezeigten Modal die erforderlichen Informationen ein und lesen Sie die oben verlinkten Funktionshandbücher.
Wählen Sie keine Option aus der Dropdown-Liste „Inhaltsanbieter“, wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter ihre eigenen Medien hinzufügen.
Sie können die folgenden Felder nicht in das Kollaborationsformular aufnehmen, daher müssen Sie sie selbst eingeben:
Standort
Kategorie
Standgröße
Interne Links
Engagement der Teilnehmer
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Abschnitt „Zusammenarbeit“ , um ihn zu erweitern. Dadurch werden Optionen angezeigt, die in das Formular für die Zusammenarbeit und die Einstellungen für Einladungen zur Zusammenarbeit einbezogen werden können.
Wählen Sie die Optionen aus, die Ihr Mitarbeiter bearbeiten oder denen Sie Informationen hinzufügen sollen:
Bild – Das Symbol, das im Funktionsprofil des Mitarbeiters in der Event App angezeigt wird, z. B. ein Sponsor- oder Ausstellerlogo oder ein Rednerporträt. Informationen zu den Anforderungen an Abmessungen und Dateitypen finden Sie in unserem Kurzreferenzartikel zu den Bildabmessungen .
Name – Der offizielle Name des Redners, Sponsors oder Ausstellers, der in der Event App angezeigt wird.
Bezeichnung/Untertitel – Eine kurze Erklärung, die unter dem Namen des Mitarbeiters in seinem Funktionsprofil erscheint. Dies ist ein großartiger Ort für Sponsoren und Aussteller, um den Slogan, die Branche oder die Region ihrer Organisation hinzuzufügen. Referenten können ihren Titel und ihre Firma hinzufügen.
Beschreibung – Dies ist eine Gelegenheit, dem Teilnehmer mehr über den Mitarbeiter zu erzählen. Sponsoren und Aussteller können weitere Details zu ihrer Organisation hinzufügen. Redner können ihre Biografie, ihre Spezialisierung und den Grund, warum sie auf der Veranstaltung sprechen, hinzufügen. Es gibt einige grundlegende Textformatierungswerkzeuge sowie Optionen zum Einfügen von Hyperlinks, Bildern und sogar animierten GIFs. 🙌
Standabdeckung – Diese Option erscheint, wenn Sie eine mittlere oder große Standgröße auswählen. Informationen zu den Anforderungen an Abmessungen und Dateitypen finden Sie in unserem Kurzreferenzartikel zu den Bildabmessungen .
Anhänge – Mit dieser Option können Mitarbeiter eine Datei an das Kollaborationsformular anhängen, z. B. Sitzungsmaterialien, Broschüren, One-Pager und mehr.
Inhaltsanbieter – Wenn Sie möchten, dass dieser Mitarbeiter seinem Profil Medien hinzufügt, beispielsweise ein Werbevideo oder ein Informationsblatt, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie dann Optionen aus, aus denen der Mitarbeiter auswählen kann.
Handlungsaufforderungen des Teilnehmers – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie die Optionen aus der Dropdown-Liste aus, damit dieser Mitarbeiter benutzerdefinierte Schaltflächentexte und Links für Folgendes hinzufügen kann:
Nachverfolgung anfordern – Mitarbeiter können hier ihre E-Mail-Adresse hinzufügen, damit die Teilnehmer ihnen eine E-Mail senden können.
Besprechung planen – Mitarbeiter können einen Link zu einem Kalendertool hinzufügen, damit Teilnehmer eine Besprechung planen können.
Externe Links – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie im Dropdown-Menü Telefon, E-Mail und/oder Website aus. Mitarbeiter können beliebig viele externe Links hinzufügen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über Externe Links .
Nachdem Sie nun die Kontrollkästchen neben den Elementen aktiviert haben, die der Mitarbeiter verwalten soll, ist es an der Zeit, die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinzuzufügen und eine E-Mail-Nachricht zu erstellen.
E-Mail des Mitarbeiters – Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Einladung gesendet werden soll.
E-Mail-Nachricht – Dies ist die Nachricht, die der Mitarbeiter an die E-Mail-Adresse erhält, die Sie im Feld „E-Mail des Mitarbeiters“ eingegeben haben. Es enthält bereits vorab ausgefüllten Text und wir empfehlen Ihnen, ihn nach Bedarf zu personalisieren. Hier sind ein paar Vorschläge:
Erwägen Sie, eine Frist für die Einreichung des Kooperationsformulars festzulegen.
Sprechen Sie den Mitarbeiter mit seinem Namen an, um ihm eine noch persönlichere Note zu verleihen. 😄
Sagen Sie ihnen, was sie mit dem Formular tun sollen. Wenn Sie beispielsweise die Informationen bereits ausgefüllt haben und lediglich ihre Zustimmung wünschen oder wenn Sie von ihnen die Angabe fehlender Teile ihres Profils verlangen, ist dies ein großartiger Ort, um dies zu erklären!
Fügen Sie die erforderlichen Bildabmessungen hinzu, wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter ihr eigenes Profilsymbol oder Standcover hochladen. Informationen zu den Anforderungen an Abmessungen und Dateitypen finden Sie in unserem Kurzreferenzartikel zu den Bildabmessungen .
E-Mail an diesen Mitarbeiter senden – Wenn diese Option aktiviert ist, wird automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Formular für die Zusammenarbeit an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet, nachdem Sie auf „Änderungen speichern“ geklickt haben.
Mitarbeiter-Link – Der eindeutige Link zum Formular des Mitarbeiters. Dieser Link wird angezeigt, nachdem Sie auf „Änderungen speichern“ geklickt haben.
Klicken Sie bei Bedarf auf die Schaltfläche „Neu generieren“, um den aktuellen Link zu deaktivieren und einen neuen eindeutigen Link zu generieren. Achten Sie darauf, dem Mitarbeiter den aktuellsten Link mitzuteilen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern . Sie können jederzeit zurückkommen und Ihre Auswahl bearbeiten.
Richten Sie mehrere Formulare für die Zusammenarbeit ein
Sie können eine Feature-Importvorlage verwenden, um mehrere Kollaborationsformulare gleichzeitig einzurichten. Der folgende Abschnitt gibt einen allgemeinen Überblick über diesen Prozess. Ausführliche Anweisungen zur Verwendung von Importvorlagen finden Sie in unserem Artikel „Daten in Webex Events importieren und exportieren“ .
Laden Sie die Importvorlage der Funktion herunter, um neue Profile zu erstellen, oder exportieren Sie vorhandene Funktionsprofile, wenn Sie diese bereits eingerichtet haben.
Öffnen Sie die Importvorlage und lesen Sie das Blatt „Anweisungen“, um Anleitungen zum ordnungsgemäßen Hinzufügen von Informationen und zum Auswählen von Formularoptionen für die Zusammenarbeit zu erhalten.
Nachdem Sie mit der Konfiguration der Formularoptionen für die Zusammenarbeit fertig sind, importieren Sie die Vorlage.
Wenn Sie bereit sind, Einladungen zu Kooperationsformularen zu versenden, senden Sie den Mitarbeitern einzeln oder in großen Mengen E-Mails über die Funktionsseite. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Mitarbeiter verwalten“ in diesem Artikel .
Das Mitarbeitererlebnis
Die Email
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters eingegeben und das Kontrollkästchen „E-Mail an diesen Mitarbeiter senden“ aktiviert haben, wird nach dem Klicken auf „Änderungen speichern“ automatisch eine E-Mail an den Mitarbeiter gesendet, in der er zur Verwendung des Zusammenarbeitsformulars eingeladen wird. Der Text der E-Mail enthält den Text, den Sie im Feld „E-Mail-Nachricht“ eingegeben haben. Mitarbeiter klicken einfach auf die Schaltfläche „Informationen aktualisieren“ , um das Kooperationsformular zu öffnen – keine Anmeldung erforderlich!
Mitarbeiter können auch auf die E-Mail antworten, wenn sie weitere Fragen haben. Diese Antwort geht an die E-Mail-Adresse, die Sie in den Einstellungen der Funktion festgelegt haben .
Das Kooperationsformular
Nachdem Sie in der E-Mail auf die Schaltfläche „Informationen aktualisieren“ geklickt haben, wird das Kooperationsformular in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Nur die von Ihnen ausgewählten Optionen werden auf dieser Seite als bearbeitbare Felder angezeigt, einschließlich aller Informationen, die Sie bereits zu ihrem Profil hinzugefügt haben. Wenn Sie beispielsweise Text zur Beschreibung hinzugefügt und dann das Kontrollkästchen „Beschreibung“ im Abschnitt „Zusammenarbeit“ aktiviert haben, kann der Mitarbeiter Ihre Eingaben überprüfen und bearbeiten. Wenn Sie nichts hinzugefügt haben, kann der Mitarbeiter Informationen von Grund auf hinzufügen.
Wenn der Mitarbeiter mit dem Hinzufügen von Informationen fertig ist, klickt er auf „Senden“ und die Änderungen werden automatisch in seinem Funktionsprofil widergespiegelt. Sie können später zum Kooperationsformular zurückkehren, um über den Link in der E-Mail oder den von Ihnen bereitgestellten Mitarbeiterlink Aktualisierungen vorzunehmen, bis Sie die Zusammenarbeit widerrufen .
Verfolgen und Empfangen von Einsendungen
Wenn Sie Kooperationsformulare aktivieren und Redner, Sponsoren und Aussteller zur Zusammenarbeit an ihren Profilen einladen, werden in den Spalten „Zusammenarbeits-E-Mail“ und „Zusammenarbeitsformular“ auf der Funktionsseite neue Status angezeigt.
E-Mail zur Zusammenarbeit – In dieser Spalte wird angezeigt, ob die Einladung zur Zusammenarbeit per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet wurde.
Keine E-Mail – Wenn Sie ein Formular für die Zusammenarbeit konfiguriert und keine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter hinzugefügt haben, lautet der Status „Keine E-Mail“.
Nicht gesendet – Wenn Sie das Kooperationsformular eingerichtet und das Kontrollkästchen „E-Mail an diesen Mitarbeiter senden“ nicht aktiviert haben, lautet der Status „Nicht gesendet“.
Gesendet – Nachdem Sie dem Mitarbeiter eine E-Mail gesendet haben, ändert sich der Status in „ Gesendet“.
Kollaborationsformular – Diese Spalte zeigt den Status des Kollaborationsformulars.
Erstellt – Sie haben das Kollaborationsformular konfiguriert.
Eingereicht – Der Mitarbeiter hat das Kooperationsformular ausgefüllt und Änderungen an seinem Profil übermittelt.
Widerrufen – Das Zusammenarbeitsformular ist für diesen Mitarbeiter nicht mehr aktiv.
Verwalten Sie die Zusammenarbeit
Sobald Sie ein Kooperationsformular für ein Sponsor-, Redner- oder Ausstellerprofil konfigurieren, werden auf der Funktionsseite neue Optionen für die Zusammenarbeitsverwaltung verfügbar.
Um Mitarbeiter in großen Mengen zu verwalten, klicken Sie zunächst auf den Filter „Alle Elemente “ und wählen Sie unter „Zusammenarbeits-E-Mail-Status“ oder „Zusammenarbeitsformularstatus“ einen Status aus. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie das Importtool verwendet haben und bereit sind, eine Einladung zur Zusammenarbeit an alle mit dem Status „Nicht gesendet“ zu senden, oder wenn Sie die Zusammenarbeit für mehrere Mitarbeiter widerrufen möchten.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Mitarbeitern, die Sie verwalten möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Bezeichnung „Name“, um alle Profile auszuwählen. Klicken Sie auf das Dreipunktsymbol ( ⋯ ) neben der Suchleiste und wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü aus.
Um einen einzelnen Mitarbeiter zu verwalten, klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen “ ( ⋯ ) neben dem Mitarbeiter und wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus.
E-Mail-Mitarbeiter – Diese Option ist verfügbar, wenn alle ausgewählten Profile über eine Mitarbeiter-E-Mail verfügen. Wählen Sie diese Option aus, um eine Einladungs-E-Mail zur Zusammenarbeit zu senden, falls Sie dies noch nicht getan haben, oder um eine Terminerinnerung oder eine Anfrage nach weiteren Informationen zu senden.
Zusammenarbeit widerrufen – Diese Option ist verfügbar, wenn keine ausgewählten Profile den Status „Widerrufen“ haben. Durch Auswahl dieser Option werden Kollaborationsformulare für ausgewählte Profile deaktiviert und der Status in „Widerrufen“ geändert.
Zusammenarbeit erneut aktivieren – Diese Option ist verfügbar, wenn alle ausgewählten Profile den Status „Widerrufen“ haben. Durch Auswahl dieser Option werden die Zusammenarbeitsformulare für ausgewählte Profile reaktiviert.
Jetzt wissen Sie, wie Sie mit Rednern, Sponsoren und Ausstellern auf ihren Event App Profilen zusammenarbeiten können! Sobald ihre Profile reich an Informationen sind, sollten Sie erwägen , Event App Inhalte mit Widgets in Ihre externe Website einzubetten .
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