Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt.
Mit einer Event App haben Teilnehmer einfachen Zugriff auf Informationen zu den großartigen Rednern, Sponsoren und Ausstellern, die an Ihrer Veranstaltung beteiligt sind. Sie können diese Informationen zwar manuell erfassen und eingeben, aber das ist zeitaufwändig und erfordert wahrscheinlich ein Hin und Her mit jeder Person – hier kommen Kollaborationsformulare ins Spiel!
Mit den Kollaborationsformularen von Webex Events können Sie Sprecher, Sponsoren und Aussteller einladen, Aspekte ihrer Event App Funktionsprofile wie Name, Profilbild, Beschreibung, Anhänge und mehr unabhängig zu verwalten. Nachdem sie das Formular übermittelt haben, werden Änderungen automatisch in der Event App angezeigt, was Ihnen wertvolle Zeit und Energie spart! ✨
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Zusammenarbeitsformulare konfigurieren und verwalten und eine Vorschau der Zusammenarbeitserfahrung anzeigen.
💡 Beachten Sie, dass in diesem Artikel Redner, Sponsoren und Aussteller als „Mitarbeiter“ bezeichnet werden.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiterkontakts hinzu
Standardmäßig ist die Kontakt-E-Mail für Mitarbeiter die E-Mail-Adresse, die Sie beim Erstellen Ihres Events eingegeben haben. Sie können diese E-Mail in den Einstellungen einer Funktion ändern, wenn Sie möchten, dass Fragen von Mitarbeitern an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden. Hier erfahren Sie als Beispiel, wie Sie einer Sprecherfunktion eine Kontakt-E-Mail hinzufügen.
Klicken Sie in Ihrer Event-Navigationsleiste unter „Event App“ auf „ Funktionen“ .
Klicken Sie auf Lautsprecher .
Klicken Sie auf der Seite „Lautsprecher“ auf das Symbol „ Einstellungen “ ( ⚙️ ).
Geben Sie im angezeigten Modal eine E-Mail in das Feld „E-Mail-Adresse des Mitarbeiterkontakts“ ein.
Klicken Sie auf Änderungen speichern .
Einrichten von Zusammenarbeitsformularen
Das Einrichten von Kooperationsformularen ist für Sponsoren-, Aussteller- und Sprecherprofile gleich. Richten Sie Kooperationsformulare einzeln ein oder verwenden Sie die Funktion „Importvorlage“, um Kooperationsformulare in großen Mengen einzurichten.
Konfigurieren Sie ein individuelles Kollaborationsformular
So konfigurieren Sie ein Formular für ein einzelnes Sprecher-, Sponsoren- oder Ausstellerprofil:
Auf der Featureseite können Sie einen Sprecher, Sponsor oder Aussteller hinzufügen oder bearbeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den folgenden Anleitungen für die einzelnen Features:
Geben Sie im angezeigten Modalfenster nur die erforderlichen Mindestgrundinformationen ein und beachten Sie dabei Folgendes:
Wählen Sie keine Option aus dem Dropdown-Menü „Inhaltsanbieter“ aus, wenn Mitarbeiter ihre eigenen Medien hinzufügen sollen.
Die folgenden Felder können Sie nicht in das Zusammenarbeitsformular aufnehmen, Sie müssen sie daher selbst ausfüllen:
Standort
Kategorie
Standgröße
Interne Links
Teilnehmerengagement
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf den Abschnitt „Zusammenarbeit“ , um ihn zu erweitern. Dadurch werden Optionen angezeigt, die in das Zusammenarbeitsformular und die Einstellungen für Zusammenarbeitseinladungen aufgenommen werden können.
Wählen Sie die Optionen aus, die Ihr Mitarbeiter bearbeiten oder zu denen er Informationen hinzufügen soll:
Bild - Ein Bild, das im Funktionsprofil des Mitarbeiters in der Event App angezeigt wird, z. B. ein Sponsoren- oder Ausstellerlogo oder ein Porträt des Sprechers. Informationen zu den Abmessungen und Dateitypanforderungen finden Sie in unserem Artikel „Kurzübersicht zu Bildabmessungen“ .
Name – Der offizielle Name des Sprechers, Sponsors oder Ausstellers, der in der Event App angezeigt wird.
Beschriftung/Untertitel – Eine kurze Erklärung, die unter dem Namen des Mitarbeiters in seinem Feature-Profil erscheint. Dies ist ein großartiger Ort für Sponsoren und Aussteller, um den Slogan, die Branche oder die Region ihrer Organisation hinzuzufügen. Sprecher können ihren Titel, ihr Unternehmen, Pronomen und mehr hinzufügen.
Beschreibung – Dies ist eine Gelegenheit für Mitarbeiter, den Teilnehmern mehr über sich selbst zu erzählen. Sponsoren und Aussteller können weitere Details zu ihrer Organisation hinzufügen. Redner können ihre Biografie, ihre Spezialisierung und den Grund ihres Vortrags bei der Veranstaltung hinzufügen. Es gibt einige grundlegende Textformatierungstools sowie Optionen zum Einfügen von Hyperlinks, Bildern und sogar animierten GIFs. 🙌
Standabdeckung - Diese Option wird angezeigt, wenn Sie eine mittlere oder große Standgröße auswählen. Informationen zu den Abmessungen und Dateitypanforderungen finden Sie in unserem Artikel „Kurzübersicht zu Bildabmessungen“ .
Anhänge - Mit dieser Option können Mitarbeiter eine Datei an das Zusammenarbeitsformular anhängen, z. B. Sitzungsmaterialien, Broschüren, One-Pager und mehr. Anhänge werden aufgelistet und können von ihrem Event App Profil heruntergeladen werden.
Inhaltsanbieter - Wenn Sie möchten, dass der Mitarbeiter Medien hinzufügt, die in sein Profil eingebettet werden, z. B. ein Werbevideo oder ein Informationsblatt, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie dann Optionen aus, aus denen der Mitarbeiter auswählen kann.
Handlungsaufforderungen für Teilnehmer : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie die Optionen aus der Dropdown-Liste aus, damit dieser Mitarbeiter benutzerdefinierte Schaltflächentexte und Links für Folgendes hinzufügen kann:
Folgeanfrage – Mitarbeiter können hier ihre E-Mail-Adresse hinzufügen, damit Teilnehmer ihnen E-Mails senden können.
Besprechung planen – Mitarbeiter können einen Link zu einem Kalendertool hinzufügen, damit Teilnehmer eine Besprechung planen können.
Externe Links – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste Telefon, E-Mail und/oder Website aus. Mitarbeiter können beliebig viele externe Links hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über externe Links .
Nachdem Sie nun die Kontrollkästchen neben den Elementen aktiviert haben, die der Mitarbeiter verwalten soll, ist es an der Zeit, die E-Mail des Mitarbeiters hinzuzufügen und eine E-Mail-Nachricht zu verfassen.
E-Mail des Mitarbeiters – Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Einladung gesendet werden soll.
E-Mail-Nachricht – Dies ist die Nachricht, die der Mitarbeiter an die E-Mail-Adresse erhält, die Sie im Feld „E-Mail des Mitarbeiters“ eingegeben haben. Sie enthält bereits vorab ausgefüllten Text und wir empfehlen Ihnen, ihn nach Bedarf zu personalisieren. Hier sind einige Vorschläge:
Erwägen Sie, eine Frist für die Einreichung des Zusammenarbeitsformulars festzulegen.
Sprechen Sie den Mitarbeiter mit Namen an, um es persönlicher zu gestalten. 😄
Sagen Sie ihnen, was sie mit dem Formular tun sollen. Wenn Sie beispielsweise die Informationen bereits ausgefüllt haben und nur noch ihre Zustimmung benötigen oder sie noch fehlende Teile ihres Profils ergänzen müssen, ist dies der ideale Ort, um das zu erklären!
Fügen Sie die erforderlichen Bildabmessungen hinzu, wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter ihr eigenes Profilsymbol oder Standcover hochladen. Informationen zu den Abmessungen und Dateitypanforderungen finden Sie in unserem Artikel „Kurzübersicht zu Bildabmessungen“ .
E-Mail an diesen Mitarbeiter senden – Wenn diese Option aktiviert ist, wird nach dem Klicken auf „Änderungen speichern“ automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Zusammenarbeitsformular an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet.
Mitarbeiterlink – Der eindeutige Link zum Mitarbeiterformular. Dieser Link wird angezeigt, nachdem Sie auf „Änderungen speichern“ geklickt haben.
Klicken Sie bei Bedarf auf die Schaltfläche „Neu generieren“, um den aktuellen Link zu deaktivieren und einen neuen eindeutigen Link zu generieren. Geben Sie dem Mitarbeiter unbedingt den aktuellsten Link weiter.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern . Sie können jederzeit zurückkommen und Ihre Auswahl bearbeiten.
Einrichten mehrerer Formulare für die Zusammenarbeit
Sie können eine Feature-Importvorlage verwenden, um mehrere Zusammenarbeitsformulare gleichzeitig einzurichten. Der folgende Abschnitt bietet eine allgemeine Übersicht über diesen Vorgang. Vollständige Anweisungen zur Verwendung von Importvorlagen finden Sie in unserem Artikel „Importieren und Exportieren von Daten in Webex Events“ .
Laden Sie die Importvorlage der Funktion herunter, um neue Profile zu erstellen, oder exportieren Sie vorhandene Funktionsprofile, wenn Sie diese bereits eingerichtet haben.
Öffnen Sie die Importvorlage und lesen Sie das Blatt „Anweisungen“, um Hinweise zum richtigen Hinzufügen von Informationen und Auswählen von Optionen für das Zusammenarbeitsformular zu erhalten.
Nachdem Sie die Konfiguration der Optionen für das Zusammenarbeitsformular abgeschlossen haben, importieren Sie die Vorlage.
Wenn Sie bereit sind, Einladungen zu Zusammenarbeitsformularen zu versenden, senden Sie den Mitarbeitern einzeln oder in großen Mengen eine E-Mail von der Funktionsseite aus. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Mitarbeiter verwalten“ dieses Artikels.
Die Erfahrung der Mitarbeiter
Die Email
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters eingegeben und das Kontrollkästchen „E-Mail an diesen Mitarbeiter senden“ aktiviert haben, wird nach dem Klicken auf „Änderungen speichern“ automatisch eine E-Mail an den Mitarbeiter gesendet, in der er aufgefordert wird, das Zusammenarbeitsformular zu verwenden. Der Text der E-Mail enthält den Text, den Sie in das Feld „E-Mail-Nachricht“ eingegeben haben. Mitarbeiter klicken einfach auf die Schaltfläche „Informationen aktualisieren“ , um das Zusammenarbeitsformular zu öffnen – keine Anmeldung erforderlich!
Mitarbeiter können auch auf die E-Mail antworten, wenn sie weitere Fragen haben. Diese Antwort wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie in den Einstellungen der Funktion festgelegt haben.
Das Kollaborationsformular
Nachdem Sie in der E-Mail auf die Schaltfläche „Informationen aktualisieren“ geklickt haben, wird das Zusammenarbeitsformular in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Auf dieser Seite werden nur die von Ihnen ausgewählten Optionen als bearbeitbare Felder angezeigt, einschließlich aller Informationen, die Sie bereits zu ihrem Profil hinzugefügt haben. Wenn Sie beispielsweise Text zur Beschreibung hinzugefügt und dann das Kontrollkästchen Beschreibung im Abschnitt Zusammenarbeit aktiviert haben, kann der Mitarbeiter Ihre Eingaben überprüfen und bearbeiten. Wenn Sie nichts hinzugefügt haben, kann der Mitarbeiter Informationen von Grund auf hinzufügen.
Wenn der Mitarbeiter mit dem Hinzufügen der Informationen fertig ist, klickt er auf „Senden“ und die Änderungen werden automatisch in seinem Funktionsprofil angezeigt. Er kann später zum Zusammenarbeitsformular zurückkehren, um Aktualisierungen vorzunehmen. Dazu verwendet er den Link in der E-Mail oder den Mitarbeiterlink, den Sie ihm zur Verfügung stellen, sofern Sie den Zusammenarbeitszugriff nicht widerrufen, wie später in diesem Artikel beschrieben.
Nachverfolgen und Empfangen von Einsendungen
Wenn Sie Zusammenarbeitsformulare aktivieren und Sprecher, Sponsoren und Aussteller zur Zusammenarbeit an ihren Profilen einladen, werden auf der Funktionsseite in den Spalten „E-Mail für die Zusammenarbeit“ und „Formular für die Zusammenarbeit“ neue Status angezeigt.
E-Mail zur Zusammenarbeit – Diese Spalte zeigt, ob die Einladung zur Zusammenarbeit per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet wurde.
Keine E-Mail – Wenn Sie ein Zusammenarbeitsformular konfiguriert und keine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter hinzugefügt haben, lautet der Status „Keine E-Mail“.
Nicht gesendet – Wenn Sie das Zusammenarbeitsformular eingerichtet und das Kontrollkästchen „E-Mail an diesen Mitarbeiter senden“ nicht aktiviert haben, lautet der Status „Nicht gesendet“.
Gesendet – Nachdem Sie dem Mitarbeiter eine E-Mail gesendet haben, ändert sich der Status in „ Gesendet“.
Kollaborationsformular – Diese Spalte zeigt den Status des Kollaborationsformulars.
Erstellt – Sie haben das Zusammenarbeitsformular konfiguriert.
Gesendet – Der Mitarbeiter hat das Zusammenarbeitsformular ausgefüllt und Änderungen an seinem Profil übermittelt.
Widerrufen – Das Zusammenarbeitsformular ist für diesen Mitarbeiter nicht mehr aktiv.
Verwalten der Zusammenarbeit
Nachdem Sie ein Zusammenarbeitsformular für ein Sponsoren-, Sprecher- oder Ausstellerprofil konfiguriert haben, stehen auf der Funktionsseite neue Optionen zur Zusammenarbeitsverwaltung zur Verfügung.
Um mehrere Mitarbeiter in großen Mengen zu verwalten, klicken Sie zunächst auf den Filter „Alle Elemente“ und wählen Sie einen Status unter „E-Mail-Status der Zusammenarbeit“ oder „Formularstatus der Zusammenarbeit“ aus. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie Profile importiert haben und bereit sind, eine Einladung zur Zusammenarbeit an alle im Status „Nicht gesendet“ zu senden, oder wenn Sie die Zusammenarbeit für mehrere Mitarbeiter widerrufen möchten.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Mitarbeitern, die Sie verwalten möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Bezeichnung „Name“, um alle Profile auszuwählen. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ( ⋯ ) neben der Suchleiste und wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus, um mehrere Profile gleichzeitig zu bearbeiten.
Um einen einzelnen Mitarbeiter zu verwalten, klicken Sie auf das Symbol „ Einstellungen “ ( ⋯ ) neben dem Mitarbeiter und wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus.
Bearbeiten – Bearbeiten Sie das Profil manuell und ändern Sie die Auswahl des Zusammenarbeitsformulars.
Mitarbeiter per E-Mail kontaktieren – Diese Option ist verfügbar, wenn alle ausgewählten Profile über eine Mitarbeiter-E-Mail verfügen. Wählen Sie diese Option aus, um eine E-Mail mit einer Einladung zur Zusammenarbeit zu senden (sofern Sie dies noch nicht getan haben), oder um eine Erinnerung an eine Frist bzw. eine Anfrage für weitere Informationen zu senden.
Zusammenarbeit widerrufen - Diese Option ist verfügbar, wenn keines der ausgewählten Profile den Status „Widerrufen“ hat. Durch Auswahl dieser Option werden die Zusammenarbeitsformulare für ausgewählte Profile deaktiviert und der Status in „Widerrufen“ geändert.
Zusammenarbeit reaktivieren – Diese Option ist verfügbar, wenn alle ausgewählten Profile den Status „Widerrufen“ haben. Durch Auswahl dieser Option werden die Zusammenarbeitsformulare für ausgewählte Profile reaktiviert.
Jetzt wissen Sie, wie Sie mit Sprechern, Sponsoren und Ausstellern an ihren Event App Profilen zusammenarbeiten können! Wenn ihre Profile viele Informationen enthalten, können Sie Event App Inhalte mithilfe von Widgets in Ihre externe Website einbetten .
Fragen? Chatten Sie mit uns oder senden Sie eine E-Mail an support@socio.events .