Denne artikel blev oversat fra engelsk ved hjælp af maskinoversættelse.

Hvis du planlægger en hybrid begivenhed, er det vigtigt at engagere både personligt og virtuelle publikum og sikre, at alle får den samme store værdi ud af oplevelsen. Livestreaming af dit personlige indhold til virtuelle publikummer er nøglen til at opnå dette, og et godt AV-team (lyd/video) kan være forskellen mellem en inklusiv virtuel oplevelse og en forpasset mulighed.

Mens du undersøger AV-teams, er der noget grundlæggende udstyr, software, netværk og logistiske overvejelser, du bør spørge om. Når du har indgået kontrakt med en virksomhed, skal du udnytte enhver mulighed for at forberede AV-personale, højttalere, emcees og eventpersonale på forhånd.

Denne artikel hjælper dig med at forberede dig på at blive dyrlæge og arbejde med et AV-firma, og den giver dig tips til at sætte dig op til succes, før du går live. 🏍️

Start med en klar plan og vision for præsentation af dine hybridsessioner. Når det er på plads, skal du kommunikere planen til dit AV-team. Dit AV-team bør være i stand til at komme med anbefalinger og stille specifikke spørgsmål for at sikre et problemfrit arrangement.

Du vil være dit AV-firmas yndlingsklient, hvis du kommer forberedt! 🌟 Beskriv din streamingsituation for hver session i detaljer og vær klar til at besvare følgende spørgsmål:

Lad os nu gennemgå vigtige emner og spørgsmål, du bør udforske.

Et erfarent AV-firma vil vide, hvilket udstyr du skal bruge til din situation. Stil specifikke spørgsmål om deres hybride begivenhedserfaring, udstyr, praksis og overordnede muligheder, før du ansætter. Hvis der er noget, du ikke forstår, så tøv ikke med at bede dem om at forklare det på en anden måde. Målet er, at dit AV-team ved præcis, hvad de har brug for, og at du føler dig sikker på, hvordan dit arrangement vil fungere fra et teknisk synspunkt.

Hvis du er ny i hybridbegivenhedens verden og ønsker et eksempel på opsætningen bag kulisserne til en ægte hybridbegivenhed arrangeret af Webex Events (tidligere Socio), så se følgende video!

Vi anbefaler at have mindst to kameraer, så du kan skifte mellem forskellige billeder af personlige oplægsholdere, en vidvinkel på scenen og billeder af publikum. Dette hjælper det virtuelle publikum med at føle sig tættere på den personlige oplevelse.

Overvej og planlæg, hvordan kameraerne og andet AV-udstyr vil påvirke layoutet og designet af hvert værelse på dit lokale sted.

Husk ikke at udelade virtuelle oplægsholdere. At kombinere onsite- og fjernvideostreams kræver omhyggelig planlægning og opsætning.

Lyd er en af ​​de mest udfordrende dele af enhver begivenhed, og hybrid er ingen undtagelse. Hav samtaler med dit produktionsselskab tidligt og ofte for at sikre, at de har en plan for at forhindre eventuelle lydproblemer.

Planlæg at teste alle lydkilder på forhånd for at sikre, at du ikke har noget ekko eller looping-lyd, og lav et lip-sync-tjek for at sikre, at du ikke ender med at distrahere dit publikum med usynkroniseret lyd.

Videokodning gør videofeedet tilgængeligt til at se online og kan udføres i optagelses- eller streamingsoftware eller gennem hardwarekodere såsom Blackmagic-kodere. Spørg dit AV-firma, om de bruger software- eller hardwarekodning, og sørg for, at deres kodningsindstillinger matcher vores bedste praksis for streaming .

Før showtid skal du køre en fuld optagelses- og streamingtest for at sikre optimal videokvalitet uden forsinkelse eller forsinkelse. Eventuelle problemer som dette kan kræve justeringer af kodningsindstillingerne eller opsætningen.

Tillidsmonitorer er de fjernsyn eller skærme, der viser signaler og scripts til højttalerne. Sørg for, at AV-firmaet kan levere selvtillidsmonitorer, der kan placeres ved siden af ​​eller foran dit scenekamera. På den måde, når dine oplægsholdere læser deres noter eller manuskript, vender de sig mod kameraet i stedet for nede ved en tablet eller papirbunke.

Software spiller en afgørende rolle ved optagelse, streaming og optagelse af personlige sessioner. Som med hardware har AV-virksomheder typisk et sæt software, de har tendens til at bruge i visse situationer, og de kan komme med anbefalinger. Udforsk omhyggeligt hvert aspekt af, hvad du vil inkorporere i dine livestreams. Hvis du planlægger at inkorporere forudindspillet indhold, vise sponsoroverlejringer eller bannere eller bruge feeds fra flere software- eller hardwarekilder, er de rigtige værktøjer afgørende.

Dit AV-team kan være interesseret i vores Webex Events RTMP Player løsning, som fungerer med mange hardware- og softwareløsninger. Se vores artikel om Webex Events RTMP Player for mere information og send artiklen til dit AV-team også!

En hurtig internetforbindelse er afgørende for dit hybride arrangements succes. Vi anbefaler 25 Mbps upload- og downloadhastighed på minimum. Dine præcise behov kan være lavere eller højere, og erfarne AV-virksomheder bør have en god idé om deres behov. Diskuter dette med dit AV-firma, før du køber internet fra dit spillested, så du ikke betaler for meget eller får for lidt.

💡 Husk, dit spillesteds tilbud viser muligvis kun de tilgængelige downloadhastigheder, så vær forsigtig med at dobbelttjekke uploadhastigheden også.

Hav altid en backup internetmulighed klar. Hvis din primære internetkilde fejler, skal din backupkilde automatisk oprette forbindelse for at minimere eventuelle afbrydelser.

Læs vores artikel om bedste praksis på internettet for at få flere oplysninger om netværkskrav til begivenheder.

Brug det fysiske rum kreativt på spillestedet til at forbinde dine fjern- og personlige oplevelser. Brug for eksempel en skærm til at vise virtuelle deltageres spørgsmål og svar og afstemningsresultater, omtaler på sociale medier og vægopslag.

Arbejd med dit AV-firma for at sikre, at de har nok plads til udstyr i hvert værelse på dit spillested. Billedet nedenfor viser et eksempel fra en hybridbegivenhed, vi var vært for, og viser tre kameraer, tillidsmonitorer og en kodningstekniker og -sæt. Planlægning og afprøvning med vores AV-team for at bestemme, hvordan vi bedst kunne bruge pladsen, hjalp os med at opnå en fantastisk hybridoplevelse. 🚀

Fuld øvelser med on-site og fjernoplægsholdere, AV-personale og eventpersonale er uvurderlige og bør altid være en prioritet før begivenhedsdagen. Det hjælper ikke kun med at identificere og løse eventuelle tekniske problemer - det forbereder også alle på signaler og overgange, så de ved præcis, hvad de kan forvente, når de præsenterer.

En god øvelse for en teknisk genhør er at prioritere at løbe gennem din mest komplekse session fra start til slut.

Tildel mindst én person fra dit team til udelukkende at fokusere på dit fjernpublikum. De kan svare på chats og spørgsmål, komme med meddelelser og sikre, at deltagerne har det sjovt og føler sig inkluderet. Denne person kan også passe på problemer med livestreaming og hjælpe med at fange og rapportere tekniske problemer hurtigt. Sørg for, at din virtuelle oplevelsesmoderator har en direkte linje til AV-personale, så de kan rapportere problemer med det samme.

Det er en wrap! Som du nu ved, er der mange bevægelige dele til at producere en livestream til en hybrid session. Men med god planlægning og den rigtige partner sikrer du en problemfri og dejlig streamingoplevelse for alle.

Vi vil gerne takke vores venner på Meeting Tomorrow for deres indsigt og hjælp til at skabe denne artikel. Hvis du har brug for personlig, virtuel eller hybrid begivenhedsproduktion eller udstyrstjenester, har vi fundet dem dejlige at arbejde med til vores egne begivenheder! Interesseret? Anmod om information om møde i morgen .

Spørgsmål? Chat med os, send en e-mail til support@socio.events , eller deltag i en ansigt til ansigt-session .